6 načinov za učinkovitejša navidezna srečanja


Kdaj ste nazadnje pripravili srečanje v živo? Bodimo realni: današnja srečanja postajajo vedno bolj elektronska. Čeprav so lahko spletna ali navidezna srečanja priročna, hkrati odvračajo pozornost od odgovornosti udeležencev, saj se lahko pozornost ljudi hitro izgubi. Ko se ljudje zmedejo, srečanja izgubijo osrednjo nit in potrebujejo več časa za ponavljanje.

Če želite, da potekajo srečanja in urnik v skladu z načrtom, upoštevajte teh 6 namigov in spremenite svojo rutino.

1. Dejanje dnevnega reda –ne glede na to, ali so udeleženci srečanja na drugi strani stavbe ali nekje po svetu, je pomembno, da so vsi na tekočem z dogajanjem. Čeprav uradni dnevni redi morda niso več tako priljubljeni, kot so bili včasih, znova vzpostavite to prakso. Vključite teme srečanja v telo vabila v koledarju ali pošljite e-poštno sporočilo z dokumentom 24–48 ur pred načrtovanim časom srečanja. Tako bodo imeli vsi udeleženci priložnost določiti svoja pričakovanja glede ciljev srečanja. In da – če prejmete dnevni red srečanja, ga preberite! Tudi če ste seznanjeni s projektom ali temami za razpravo, boste morda izvedeli pomembne informacije o pričakovanjih ali obstoječih pomislekih in nikoli ni zabavno, če vas dobijo nepripravljene.

none

Popoln vodnik za srečanja

Preberite, kako učinkovito ustvarite najboljša srečanja za vašo organizacijo.

PRENESITE E-KNJIGO (v angleščini)

2. Pripravite se –ne glede na to, ali je za vaše srečanje določen dnevni red ali ne, morate poznati svoje cilje. Pred srečanjem pripravite vse zapiske ali osnovne informacije, na katere se boste sklicevali, in vsa vprašanja. Če boste pripravili seznam ali nabor označenih točk, vam ne bo treba razmišljati o vprašanjih na licu mesta in se boste lahko osredotočili na razpravo, ki bo potekala. Preprosto zabeležite svoja vprašanja v dnevni red, če ta obstaja, ali pa vnaprej pripravite dokument z zapiski s prvotnimi cilji ali zamislimi na vrhu. Ne glede na to, v okviru priprave slog, upoštevajte ta način za pripravo zagotovi, boste prejeli opomnik programa svoj dan srečanja.

3. Odpravite težave s tehnologijo –ne glede na to, ali gre za vaše prvo spletno srečanje ali ste se jih udeležili že milijon, se prepričajte, da znate uporabljati tehnologijo. Preverite, ali lahko pokličete v srečanje, in da vaši zvočniki delujejo. Če potrebujete internet za dostop do konference, vaše e-pošte ali zapiskov (povezanih s srečanji), preverite omrežje Wi-Fi! Začetna slaba volja pogosto nastane, če potrebuje ena oseba še dodatno minuto za dostop do konferenčne linije. Ne bodite vi razlog za slabo voljo – pravočasno pripravite svojo konferenčno sobo in pokličite. Tudi če izklopite zvok na svojem telefonu, dokler se ostali udeleženci ne pridružijo, se lahko osredotočite na vsebino svojega govora, namesto na to, kako se boste sploh pridružili srečanju.

4. Delimo in bolje živimo –če pregledujete informacije, ki jih spremljajo vizualni elementi ali statistični podatki, ali če se sklicujete na zunanje dokumente, se prepričajte, da lahko vsi sledijo. Nastavite skupno rabo zaslona, da lahko usmerite pozornost svojega občinstva in zagotovite, da so vsi na tekočem z vsem. S tem korakom se lahko izognete vprašanjem v smislu »Počakajte! Kje smo?" in tudi pozivom v smislu »Počakajte, moram odpreti pravo stran.« S skupno rabo zaslona se lahko izognete potrebi po teh odmorih in preprečite trenutke zmedenosti. Ne pozabite: če boste dali zaslon v skupno rabo, morate izklopiti vse e-poštne programe, programe za telefonske klice ali sporočila oz. obvestila, da preprečite morebitne nelagodne situacije.

5. Bodite neposredni –eden od izzivov spletnih srečanj je, da morate vedeti, kdo bo naslednji govornik in kdo mora vskočiti. Na podlagi udeležencev srečanja in njihovih osebnosti lahko navidezna srečanja potekajo tako, da vsi govorijo drug čez drugega, ali pa se zgodijo dolgi odmori potem, ko je nekdo prenehal govoriti. Če se želite izogniti nerazločnim glasovnim zmešnjavam ali dolgotrajni tišini, pripravite vprašanja, namenjena drugim udeležencem srečanja. Če ljudje sodelujejo ali se zanašajo na druge korake v postopku za napredovanje, naj vas ne bo strah vprašati, ali želijo kaj dodati in če imajo dodatna vprašanja. Če boste neposredno usmerjali pogovor, lahko zagotovite, da ste kar najbolje izkoristili čas srečanja in vsem udeležencem omogočili, da spregovorijo.

6. Osebnostne lastnosti –spletna, telefonska ali navidezna srečanja so lahko dolgočasna – ni namreč telesne govorice, iz katere bi lahko razbrali, kako se ljudje odzivajo ali če spremljajo pogovor. Če želite preprečiti možnost, da bi ljudje izgubili fokus, morate dati osebnosti velik poudarek. Bodite tako osebni kot bi bili v živo ali celo bolj – kot zahteva srečanje. Z veliko energije boste ohranili pozornost občinstva in pri njih vzbudili pričakovanje, kaj sledi. Udeleženci ne bodo želeli izgubiti rdeče niti pogovora, še posebej, če jih boste neposredno spraševali po njihovem mnenju glede določene teme. Če bodo vsi aktivno sodelovali v srečanju, boste hitreje obravnavali vse točke srečanja in pokrili več tem v krajšem času.

Ne glede na obliko srečanja ni treba, da se izgubite v navideznem neredu. Če boste pripravljeni in boste sodelovali s svojimi kolegi, bodo vaša srečanja jasna in usmerjena proti ciljem.

Ali je vaša organizacija nadarjene pripadnike zasnovani za naprave s? Sodelujte v kvizu.

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj