Arhiviranje e-pošte – 5 razlogov, zakaj je to najboljša funkcija e-pošte, ki je nikoli ne uporabljate


Ne glede na to, ali delate v poslovnem svetu ali ne, najbrž pošljete in prejmete več e-poštnih sporočil na dan. Gre za hiter in priročen način komunikacije s kolegi, sodelavci, strankami, prijatelji in družinskimi člani. Seveda je e-pošta izredno priljubljeno komunikacijsko orodje za podjetja – delno zaradi njene zmogljivosti shranjevanja pogovorov in zaradi shrambe podatkov, v kateri je mogoče iskati.

Pravzaprav študije kažejo, da je 3/4 intelektualne lastnine organizacije shranjene v e-pošti in sistemih za sporočanje. To pomeni, da je pomembno, da te podatke zaščitite in jih ne pošljete zgolj v koš. Vendar pa lahko ohranjanje tako obsežnih informacij preobremeni strežnike za shranjevanje v podjetju.

none

Hitro nadgradite svojo e-pošto v poslovni razred

Plačljiva, poslovna e-pošta, ki gostuje pri ponudniku, zagotavlja izboljšane varnostne funkcije in enostavno uporabo, ki je brezplačne e-poštne storitve ne nudijo.

Prenesite brezplačno e-knjigo (v angleščini)

Kaj je torej najboljša rešitev?

Arhiviranje e-pošte ni nič novega. Orodje je prisotno že več let – zakaj ga torej ne uporablja več podjetij? Tukaj je pet prednosti uporabe rešitve arhiviranja e-pošte:

  • Prostor za shranjevanje. Če so podatki e-pošte shranjeni v strežnikih v živo, lahko bistveno zmanjšajo učinkovitost delovanja, ko se strežnik polni. Edini drugi dve možnosti sta, da izbrišete vsa e-poštna sporočila – tega ne priporočamo, saj lahko za vedno izgubite pomembne podatke – ali pa jih shranite na drugo mesto. Arhiviranje e-pošte upošteva to zadnjo možnost in premakne podatke v varen zunanji strežnik ali okolje v oblaku. Nekatere rešitve uporabljajo napredno stiskanje in/ali podvajanje, da zmanjšajo prostor, ki je potreben v arhivu – včasih tudi za 50 odstotkov ali več.
  • Obnovitev. Odvisno od tega, katero rešitev ustvarjanja varnostne kopije že uporabljate, lahko arhiviranje e-pošte pospeši postopek vsakič, ko morate obnoviti podatke. To pa zato, ker arhivirani podatki zasedejo manj prostora. Poleg tega obnavljanje nearhiviranih e-poštnih sporočil postane hitrejše in preprostejše, ker se količina podatkov v strežniku zmanjša.
  • Varnost. Samo zato, ker vaših starih e-poštnih sporočil ne vidite, in so shranjena nekje drugje, to ne pomeni, da niso enako zaščitena kot e-poštna sporočila v mapi »Prejeto« . Če uporabljate pravo rešitev za arhiviranje e-pošte, bodo vaši podatki zagotovo ohranjeni in zavarovani z neprekinjenim varnostnim kopiranjem podatkov in vrhunskimi zmogljivostmi vnovične vzpostavitve po katastrofi. Za najboljšo storitev poiščite ponudnika, ki zagotavlja zanesljivo, razpoložljivo in učinkovito delovanje z zagotovljenim 99,9-odstotnim neprekinjenim delovanjem in finančno podprto pogodbo o ravni storitve.
  • Storilnost. Ko se vaši strežniki v živo utapljajo pod težo e-poštnih podatkov, lahko postane iskanje določene e-pošte ali določene zadeve naporno in počasno. Če poleg tega odstranite količinske omejitve za e-pošto in nastavite samodejno arhiviranje e-pošte, zaposleni ne bodo več svojega dragocenega časa zapravljali za brisanje e-pošte ali njihovo premikanje v datoteke PST, kot so to počeli včasih. Konec koncev, ko zaposlenim omogočite preprost dostop do arhiviranih in varnostno kopiranih e-poštnih podatkov, jim izkažete zaupanje, kar pomeni, da se jim ni treba obrniti na oddelek IT, da to naredi namesto njih.
  • Skladnost s predpisi. Večina panog zahteva, da organizacije shranjujejo poslovne zapis, in ker e-poštna sporočila pogosto vsebujejo takšne zapise, jih ni dovoljeno brisati. Določene panoge, na primer zdravstveno varstvo, finančne storitve, farmacija in energija pa imajo še strožje predpise o tem, katere poslovne zapise je treba ohraniti.

Če razmišljate o rešitvi arhiviranja e-pošte, ne pozabite preveriti pri različnih ponudnikih in izberite takšnega, ki ponuja uporabniku prijazno rešitev, pri kateri boste ohranili nadzor in obdržali visoke standarde varnosti in zanesljivosti.

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj