Pet razlogov, zakaj vaše podjetje potrebuje intranet


Moški dela s prenosnikom v strežniški sobi

Sam Marshall, Microsoftov avtor v gostovanju

Če delate v rastočem podjetju, ste morda ugotovili, da so stvari, ki so bile nekoč lahke, ko ste bili vsi v isti pisarni, zdaj postale naporne.

Ko so zaposleni bolj razpršeni, delajo od doma ali v različnih nadstropjih, je veliko težje uskladiti posodobitve in novice. Ljudje pomotoma niso vključeni na e-poštnih seznamih in se začnejo pritoževati, da nikoli ne najdejo pravega dokumenta. Vse to so znaki, da potrebujete intranet.

Intranet si lahko predstavljate kot zasebno spletno mesto. Ima vlogo mesta, kjer poiščete novice, informacije in omogočite skupno rabo. Tukaj je pet velikih razlogov za pridobitev intraneta:

1) Učinkovita komunikacija. Pri e-poštnih seznamih se ljudje prej ali slej začnejo pritoževati o preveliki količini sporočil ali pa spregledajo pomembno obvestilo, ker so ga preglasile nepomembne posodobitve. Z intranetom pridobite večji nadzor, saj pomembne novice postavite na vrh strani, kjer so jasno vidne.

Skrbniške posodobitve o parkirišču in nadgradnjah IT ne bodo izginile, vendar jih lahko postavite na stran in z njimi prenehate smetiti mape »Prejeto«.

2) Učinkovito sodelovanje. Če za sodelovanje v dokumentih še vedno uporabljate pogone v skupni rabi in e-poštne priloge, se je verjetno že zgodilo, da je nekdo celo noč popravljal napačno različico dokumenta.

To lahko popravite. Večina sodobnih intranetov ponuja prostor, kjer lahko več oseb dela v isti datoteke in ima vedno posodobljeno različico.

Še več: ponujajo prostor za razpravo, kjer vsi lahko vidijo komentarje in se strinjajo z nalogami.

Kako sodelovanje v oblaku spodbuja inovativnost

Podjetje IDG je med organizacijami izvedlo anketo o tem, kako uporabljajo rešitve sodelovanja v oblaku in katere cilje jim pomaga doseči.

Pridobite brezplačno poročilo (v angleščini)

3) Preprosto iskanje informacij. Intranet je lahko dom vseh pomembnih podatkov. Zagotovite, da obstaja le en izvod in da imajo vsi dostop do najnovejših pravilnikov, postopkov in informacij o izdelkih. Tako prihranite čas, ključnega pomena pa je tudi za skladnost s predpisi, ko morate preveriti, ali so upoštevani trenutni procesi.

4) Zmanjšanje tveganja. Zaposleni želijo opraviti svoje delo. Če uporabljajo neko orodje za zasebne zadeve, ga lahko začnejo uporabljati tudi v službi. Vendar lahko potrošniška orodja za izmenjavo datotek ali skupinske razprave ogrozijo vašo varnost. Kaj se zgodi, če neka oseba da odpoved in se zaposli pri konkurenčnem podjetju, pa ima še vedno dostop do vaših datotek? Lahko bi blokirali storitve, toda veliko bolje je, da ponudite intranet, ki predstavlja ustrezno upravljano rešitev.

5) Manjši stroški skrbništva. Koliko časa izgubite za neučinkovito skrbništvo? Za ponovne klice, ko želite izvedeti, ali je zahteva izpolnjena? Za pošiljanje e-pošte kadrovski službi, kjer prosite za posodobitev osebnih podatkov? Z intranetom lahko obrazce preprosto dodate v splet in tako zagotovite, da bodo prošnje takoj izpolnjene.

Nastavitev intraneta je lahko hitra in poceni. V mojem drugem članku preberite, kako izberete ustrezno intranetno programsko opremo za svoje podjetje.

-

Sam Marshall je lastnik podjetja ClearBox Consulting. Tvita pod imenom @sammarshall

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj