Izboljšajte način komunikacije na delovnem mestu za učinkovitejšo rast podjetja


Ženska kaže na velik zaslon in nagovarja skupino ljudi s prenosnimi računalniki

Ni skrivnost, da slaba komunikacija škodljivo vpliva na vašo organizacijo, morda pa vas bo presenetilo, kako zelo lahko škoduje vašemu podjetju. Po podatkih študije »The Poor Cost of Communications«, ki jo je izvedla organizacija Society of Human Resource Management (SHRM), je »anketiranje 400 podjetij in 100.000 zaposlenih pokazalo, da je povprečna izguba na podjetje 62,4 milijona ameriških dolarjev na leto kot posledica neprimerne komunikacije z in med zaposlenimi.« Čeprav se vaše majhno podjetje po velikosti ne more primerjati z velikimi podjetji, ki so bila vključena v študijo, niste imuni na vpliv nezadostne komunikacije.

Ker zaposleni v vašem podjetju verjetno opravljajo več različnih opravil in so razpeti med različna področja dela, kot tisti v večjih organizacijah, je jasna komunikacija in komunikacije, ki najbolje ustreza vaši skupini, še toliko bolj pomembna za majhna podjetja. Na srečo sta na voljo tehnologija in informacije, s katerimi boste lažje začrtali (in vzdrževali) jasne komunikacijske poti z osebami, na katere se najbolj zanašate.

Popoln vodnik za srečanja

Preberite, kako učinkovito ustvarite najboljša srečanja za vašo organizacijo.

Prenesite e-knjigo (v angleščini)

Uporabljajte tehnologijo – vendar ne VSE tehnologije

Tehnologija je sicer čudovita stvar, vendar jo morate izbrati in uporabljati preudarno. Namesto ločenega intraneta za zaposlene, družabnega intraneta, delovnega prostora za vodenje projektov, neposrednega sporočanja, zasebne sobe za klepet, e-poštnega kanala in videokanala ter drugih storitev za izvajanje komunikacije v podjetju, izberite rešitev, ki vam zagotavlja vse kar potrebujete na enem priročnem mestu. Tako bo možnost nastanka zmede manjša, verjetnost, da bodo vaši zaposleni dejansko uporabljali razpoložljiva orodja, pa večja. Katera orodja resnično potrebujete?

  • E-pošta: V današnjem času je e-pošta nepogrešljiva. Je najboljši način za vzpostavljanje stika z osebami v organizaciji in zunaj nje. Izberite e-poštnega odjemalca, ki ponuja storitve v oblaku. Na ta način lahko dostopate do svojih sporočil v kateri koli napravi, poleg tega pa so sporočila tudi varnostno kopirana v oblaku in vaša varnost je vedno posodobljena.
  • Delovni prostor za sodelovanje: Z možnostmi povezave prek neposrednega sporočanja in videokonferenc ter funkcijami skupne rabe in sodelovanja pri delu z datotekami v realnem času lahko varna in učinkovita aplikacija za delovni prostor vašim zaposlenim zagotovi sredstva za sodelovanje pri projektih, obravnavanje težav, skupno rabo dokumentov ter krepitev zaupanja in delovnih odnosov, ki vam bodo pomagala oblikovati kulturo, potrebno za uspeh. Ker zaposleni lahko vsa ta opravila izvajajo v aplikaciji na namiznem računalniku, prenosnem računalniku, tabličnem računalniku ali telefonu, lahko zaposlite najboljše strokovnjake – ne glede na to, ali živijo v bližini ali na drugem koncu sveta.
  • Rešitve za upravljanje poteka dela in opravil: Ohranjanje organiziranosti je izjemno pomembna za vse organizacije, če pa ste lastnik majhnega podjetja z omejenim številom zaposlenih, se prioritete lahko hitro spremenijo, ustvarijo zmedo in ustavijo vašo produktivnost. S programsko opremo za upravljanje poteka dela in opravil lahko ustvarite načrte projektov tako, da so vse osebe v skupini seznanjene s tem, kaj so njihove prioritete in katera opravila je treba dokončati (ter kdaj jih je treba dokončati). Poleg tega lahko omogočite tudi pošiljanje posodobitev stanja in skupno rabo datotek osebam v isti skupini.

Vprašajte zaposlene, kaj želijo/potrebujejo

Čeprav se kultura delovnega mesta običajno razvije organsko, pa morate za ustvarjanje okolja, v katerem se zaposleni počutijo udobno in ki omogoča vključenost, sodelovanje in produktivnost, izbrati nekoliko bolj prefinjen pristop. Rezultati nedavne ankete Gallup poll namreč kažejo, da »70 odstotkov delavcev v Združenih državah ni predano svojemu delu« in da je prav to pomanjkanje predanosti lahko krivo za apatično, neproduktivno ali celo negativno delovno okolje.

Ko smo anketirance vprašali o tej temi osebno, jih večina ni želela podati jasnih in iskrenih odgovorov – morda zaradi pomislekov glede nezadostne anonimnosti ali preprosto zato, ker morajo o tem še dodatno razmisliti. Zato delavcem zagotovite prostor, ki ga potrebujejo za ustvarjanje pristnih, iskrenih odgovorov tako, da jim omogočite uporabo aplikacije, prek katere boste lahko stopili v stik z njimi, obenem pa jim dali možnost, da vam odgovorijo takrat, ko jim to dovoljuje njihov urnik. Ko izbirate aplikacijo, poiščite tako, s katero boste lahko preprosto načrtovali dogodke za delavce, pridobivali podatke od majhnih ali velikih skupin in celo ustvarjali ankete, jih pošiljali in zbirali odgovore (anonimne ali druge) v realnem času. Ko lahko komunicirate s svojo skupino, vprašajte zaposlene, kaj menijo o vašem podjetju in kaj potrebujejo – takšna aplikacija vam bo pomagala ustvariti kulturo, kjer se vsi počutijo dobrodošle in izpopolnjene.

Kako vzpostaviti učinkovito komunikacijo

Spretnosti učinkovite komunikacije nas učijo v šolah in na poslovnih seminarjih, vendar jih običajno že pozabimo, ko končamo šolanje ali se zaposlimo in stopimo v »resnični svet«. Čeprav obstajajo številni nasveti o tem, kako izboljšate svoje komunikacijske spretnosti, pa so običajno najučinkovitejši tisti, ki so obenem tudi najbolj preprosti:

  • Sporočilo naj bo jasno, uporabljajte preprost jezik in se izogibajte žargonu. Čeprav se od vaše skupine morda pričakuje, da je seznanjena z žargonom, lahko ta kljub temu ovira razumevanje. Pravzaprav postaja uporaba žargona »slaba praksa«. Nekatere poslovne šole svoje učence celo učijo, kako komunicirati brez njega, vlada ZDA pa je ustvarila spletno mesto PlainLanguage.gov, kjer so za vladne uslužbence na voljo navodila za ustvarjanje dokumentov, ki bodo »lažje razumljivi za širšo javnost«.
  • Postanite del skupine. Če vaši podatki kažejo, da delavci večinoma komunicirajo prek e-poštnih sporočil oziroma videosporočil, uporabite takšno komunikacijo tudi vi. Če raziskava pokaže, da so jim ljubša osebna srečanja ali pretakanja v živo za sporočanje pomembnih novic, tudi vi komunicirajte na tak način. Po podatkih, objavljenih v članku v storitvi LinkedIn, je »komunikacija v podjetju glavni dejavnik za uspeh v skoraj 79 odstotkih organizacij« – zato je izjemno pomembno, da ohranjate stik s skupino in podajate informacije na način, ki zagotavlja, da bo skupina te podatke tudi prejela. Poleg tega, pa boste prihranili tudi dragoceni čas.
  • Pomembna obvestila, pomembne novice v podjetju ali druga pomembna sporočila (npr. spremembe ugodnosti) sporočajte s predlogo komunikacijskega načrta, podobno, kot bi sporočali novice zunaj podjetja. S tem zagotovite, da je vaše pisno ali govorjeno sporočilo podano jasno in da vključuje vse pomembne informacije. Ko dokončate sporočilo, prosite osebo, ki ji zaupate, naj vam ga pregleda.
  • Podkrepite besede z vizualnimi elementi. Raziskava na spletnem mestu Social Science Research Network je pokazala, da se »65 odstotkov ljudi uči hitreje, če ima na voljo vizualne elemente«. Po podatkih raziskave 3M »lahko obdelamo vizualne elemente 60.000-krat hitreje kot besedilo«. Če želite izboljšati razumevanje, skupini pošljite tudi sliko, grafikon, graf videoposnetek, infografiko ali drug vizualni element tega, kar potrebujete oz. želite doseči.

Za izboljšanje komunikacije in angažiranosti ni enotnega pristopa – vendar lahko z novimi tehnologijami in novimi načini poslovne komunikacije, preprečite nesporazume in govorice ter prihranite čas, obenem pa izboljšate delo skupine, zadovoljstvo delavcev v organizaciji in poslovanje. Po podatkih poročila Aon Hewitt lahko za »vsak odstotek povečanja angažiranosti zaposlenih pričakujete dodatnih 0,6 odstotka povečanja prodaje v organizaciji«, zato je kakršna koli spodbuda angažiranosti delavcev vsekakor vredna vašega truda.

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj