Z orodji za sodelovanje zlahka vodite oddaljene skupine


Če predpostavljate, da je delo na daljavo najvišje v zgodovini, imate prav. Pravzaprav po podatkih družbe Bloomberg »v ZDA 60 odstotkov podjetij ponuja možnost dela na daljavo v primerjavi z le 20 odstotki leta 1996«, priljubljenost pa se širi tudi v Indiji, Indoneziji in Mehiki. To pomeni, da verjetno že imate skupino, ki dela na daljavo, ali pa ravnokar razmišljanje o zaposlitvi prvega zaposlenega na daljavo. Vodenje virtualne skupine (ali sodelovanje v takšni skupini) ima svoje posebnosti in zahteva veliko zaupanja s strani vseh udeležencev.

none

Šest pogostih vrst oddaljenih delavcev

Zaposleni, ki delajo na daljavo, imajo različne potrebe. Naučite se jih podpreti.

Pridobite brezplačno e-knjigo (v angleščini)

Pri vodenju virtualnih skupin je zaupanje najbrž najtežji del. To je nekaj, kar enostavno morate »čutiti«. Vendar boste z orodji za vodenje in široko paleto tehnologij lažje razvili odnose s sodelavci in podrejenimi, hkrati pa boste razvili tudi preproste in nemotene delovne odnose, globoko spoštovanje in medsebojno zaupanje. Med štirimi učinkovitimi orodji za upravljanje skupin na daljavo so:

  • Videoklici: E-pošta je odlična izbira za pošiljanje informacij o projektih, ki jih bo skupina potrebovala pozneje, za obveščanje o bližajočem se sestanku ali odsotnosti itd. Toda za zbiranje zamisli, pregled učinkovitosti dela zaposlenih ali za primere, ko morate biti prepričljivi, ni ničesar boljšega od srečanja iz oči v oči – in v takšnih primerih zelo prav pridejo videoklici. Nenazadnje se v videoklicih ljudje lahko med seboj vidimo, dobimo boljšo predstavo o osebnosti ali razpoloženju drugih udeležencev ter prepoznamo ton in intonacijo govora. Zaradi vsega tega si lažje izmenjujemo zamisli, imamo zapletene pogovore in utemeljimo svoje mnenje.
  • Klepet/neposredno sporočilo: Pri vodenju virtualnih skupin je nemogoče izkusiti enako spontanost kot pri tradicionalnih sestankih v pisarni. Z odjemalcem za klepet pa imate kljub temu lahko tiste kratke in hitre pogovore – le da se ne bodo dogajali v skupni kuhinji. In ko želite svojo zamisel predstaviti več osebam hkrati, je v večini odjemalcev na voljo tudi ta možnost – tako boste lažje sproti predstavljali svoje zamisli in reševali težave.
  • Delovni prostori v skupni rabi: Ne glede na to, ali vodite globalne skupine ali sodelujete z nekaj ljudmi v istem mestu, je zelo verjetno, da boste v nekem trenutku morali sodelovati pri predstavitvi, dostavi blaga ali storitev ali v internih dokumentih ali postopkih. Seveda lahko vse to uredite prek e-pošte, toda usklajevanje različic se kmalu lahko spremeni v nočno moro – in tukaj pride na vrsto delovni prostor v skupni rabi. Gre za osrednji prostor, kjer lahko vsi člani skupine v realnem času sodelujejo v istih datotekah in vidijo, kaj so naredili drugi. Tako ohranite nadzor nad različicami in poenostavite postopek ustvarjanja.
  • Virtualni seznami opravil v skupni rabi: Ko delate z virtualnimi skupinami v več časovnih pasovih, lahko obveščanje o poteku skupnih projektov velik izziv. Na virtualnih seznamih opravil pa lahko skupina (ali le določeni člani v njej) vidi vsa opravila in njihovo stanje, kar poenostavi skupinsko delo in/ali obveščanje vseh članov. V nekaterih aplikacijah z virtualnimi seznami opravil pa so stvari še bolj enostavne, saj lahko opravilom priložite datoteke, sodelujete v njih ter celo izmenjujete zapiske in se pogovarjate o njih brez uporabe dodatne aplikacije – sodelovanje tako postane enostavno, tudi ko imate različne urnike.

Vsak, ki je kdaj vodil globalne in/ali virtualne skupine, je iz prve roke doživel izzive, ki jih prinaša vodenje na daljavo. Toda delo na daljavo postaja vse bolj priljubljeno, zato se zdijo naložbe v tehnologijo za sodelovanje, razvoj osebnih odnosov in dokončanje izjemnih projektov edino smiselne. Na srečo ta tehnologija že obstaja – poiskati morate le rešitev, ki je najprimernejša za vaše zaposlene in organizacijo.

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj