Učinkovitejša vsebina z Enterprise Content Management


Reklamno gradivo, pogodbe, e-poštna sporočila, predstavitve in govori strank, preglednice, besedilne datoteke, datoteke .pdf, fotografije, videoposnetki, obrazci, računi, življenjepisi iz prošenj za delo. Male in veliko organizacije so stroji za ustvarjanje vsebine. In medtem ko je ustvarjanje te vsebine morda enostavno, je veliko težje poskrbeti, da ostane ta organizirana.

Tukaj pridejo v poštev rešitve Enterprise Content Management (ECM). Rešitve vam omogočajo, da organizirate in upravljate vsebino skozi njen življenjski cikel – od ustvarjanja do arhiviranja. Vendar tako kot vse ostalo tudi vsi sistemi za upravljanje vsebine organizacije niso ustvarjeni enako – oglejmo si torej nekatere funkcije, ki vam bodo pomagale ohraniti vašo vsebino organizirano (in dostopno), hkrati pa bo tudi vaša skupina delovala učinkoviteje.

  • Ena shramba za različne vrste tipov vsebine: Ko izberete storitev ECM, ki omogoča shranjevanje videov, preglednic, slik, besedilnih dokumentov in ostalih elementov na enem mestu, lahko ohranite vse vaše datoteke za določen projekt ali pobudo na enem mestu.
  • Ustvarite glavne mape s skoraj neomejenim številom podmap: Če imate projekt ali pobudo, ki se ravno izvaja ali pa se pojavi vsako leto, lahko preprosto ustvarite eno mapo, na primer za »Čiščenje poti«, in nato ustvarite podmape za vsako leto, ko delate na tej pobudi. Znotraj vsake od teh podmap bi lahko ustvarili dodatne podmape, na primer za stike, obrazce za prostovoljce, reklamno gradivo itd.
none

Kako sodelovanje v oblaku spodbuja inovativnost

Podjetje IDG je med organizacijami izvedlo anketo o tem, kako uporabljajo rešitve sodelovanja v oblaku in katere cilje jim pomaga doseči.

Pridobite brezplačno poročilo (v angleščini)
  • Enostavno urejanje lastnosti dokumenta ali metapodatkov: Z možnostjo iskanja in urejanja metapodatkov datoteke iz dokumenta lahko prihranite čas in zagotovite, da so datoteke pravilno označene za prihodnja iskanja.
  • Nadzorujte dostop do informacij: Vse osebe v organizaciji ne potrebujejo dostopa do vseh dokumentov, zato lahko z ECM, ki vam omogoča, da uporabite določena dovoljenja za dokumente, skupine datotek, celotne razdelke sistema ali sam sistem, skrbno nadzorujete, kdo lahko kaj vidi.
  • Sodelujte: Z nekaterimi rešitvami ECM lahko ustvarjate poteke dela dokumenta, ki omogočajo sledenje in sodelovanje z drugimi v delovnih procesih v dokumentu s programi, ki jih že poznate.
  • Predvajajte predstavnostno vsebino iz sistema ECM podjetja: Organizacije, ki uporabljajo videodatoteke in zvočne datoteke, lahko z možnostjo predvajanje predstavnosti iz sistema ECM prihranijo svoji ekipi čas, saj se zmanjša število korakov, ki so potrebni za ogled ali poslušanje vsebine.
  • Shranite in zaščitite poslovne zapise in pomembne pravne datoteke: Z varno shrambo lahko poskrbite, da vaši zapisi niso shranjeni le v zaklenjenem, končnem stanju, ampak jih lahko tudi enostavno poiščete in pridobite, če jih potrebujete na primer pri zbiranju dokazov. Skupaj s priročnim dostopom do vseh vaših dokumentov se lahko na splošno zmanjšajo vaši stroški odkrivanja.
  • Iskanje ključnih besed: Storitev EMC omogoča uporabnikom iskanje dokumentov in informacij po ključni besedi in tako pomaga članom v vaši skupini poiskati datoteke, za katere sploh ne vedo, da obstajajo, a so lahko pomembne za projekt, na katerem delajo – tako lahko prihranijo čas in delajo učinkoviteje. Območja, ki omogočajo iskanje, morajo vključevati besedilo dokumenta, metapodatke, pripombe itd. Poleg tega mora obstajati tudi možnost iskanja dokumentov po datumu nastanka.
  • Dostopnost v številnih napravah: Če izberete rešitev ECM, ki je zasnovana za uporabo na namiznih računalnikih, prenosnikih, tabličnih računalnikih in telefonih, lahko uporabniki dostopajo do datotek, ki jih potrebujejo in kadar jih potrebujejo – ne glede na to, ali so v pisarni, delajo na daljavo, potujejo ali pa so na srečanju v drugem kraju.

Z možnostjo shranjevanja, zaščite, iskanja, upravljanja in ustvarjanja datotek in dokumentov na enem mestu, storitve EMC omogočajo učinkovitejšo komunikacijo med člani skupine, delo na projektu in celo zbiranja dokazov. Ne glede na to, ali ima vaša organizacija le nekaj zaposlenih v eni pisarni ali pa jo sestavlja na tisoče ljudi po vsem svetu, vam sistem EMC pomaga, da ostanete organizirani.

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj