6 neočitnih razlogov za neuspeh načrta projekta


Slabi projekti drago stanejo. V raziskavi inštituta za upravljanje projektov (Project Management Institute (PMI)) so ugotovili, da organizacije izgubijo kar 109 milijonov USD za vsako 1 milijardo USD, ki jo investirajo v projekte in programe. Večji kot so projekti, bolj verjeten je njihov neuspeh. Neko drugo poročilo pravi, da je neuspeh velikih projektov 10-krat bolj verjeten; poleg tega je dvakrat bolj verjetno, da ti projekti zamujajo rok, da prekoračijo proračun in v njih manjkajo ključne stvari v primerjavi z manjšimi projekti. Čeprav majhni in srednji projekti niso tako tvegani, pa vsak, ki je kdaj delal v takšnem projektu, ve, da niso enostavni.

Kaj so torej glavni krivci za velike in majhne neuspehe? Na inštitutu PMI so ugotovili, da najpogostejši razlogi za neuspeh projekta obsegajo spremembo prioritet v organizaciji (40 odstotkov) do omejenih virov (20 odstotkov). Na nekatere razloge projektni vodje ne morejo vplivati, na druge pa lahko.

Opisali smo šest manj očitnih razlogov, da načrt projekta ne gre po pričakovanjih:

  1. Statični načini – Današnji projekti so zelo dinamični in spremenljivi. Naj gre za delo na področju trženja, človeških virov, IT, proizvodnje ali druge industrije, je pomanjkanje agilnosti in prilagodljivosti lahko glavni razlog za neuspeh. Agilno vodenje projektov, ki se je razvijalo skupaj z uvajanjem novih rešitev in aplikacij programske opreme za upravljanje projektov, je že nekajletni trend in »bo danes in v prihodnje postalo še bolj ključno«, kot trdi revija Times. Po podatkih družbe PricewaterhouseCoopers je Scrum najbolj priljubljeno (43 odstotkov) ogrodje Agile za opravljanje zapletenih opravil, sledita mu Lean & Test Driven Development (11 odstotkov) in eXtreme Programming (10 odstotkov). Organizacije, ki uporabljajo Agile, imajo 37 odstotkov večjo rast prihodka in ustvarijo 30 odstotkov višji dobiček od podjetij, ki ne uporabljajo ogrodja Agile; vendar manj kot ena tretjina podjetij redno uporablja Agile.
  2. Poceni programske rešitve – Mnoga podjetja se odločijo za nakup poceni orodja s pomanjkljivimi funkcijami, namesto da bi vložila v dobro programsko rešitev. Nekatera podjetja (23 odstotkov) pa sploh ne uporabljajo programske opreme za vodenje projektov. Toda uspešna podjetja (87 odstotkov) se zavedajo, kako pomembni sta boljša učinkovitost in večja funkcionalnost, ki ju ponuja programska oprema za vodenje projektov. Vendar pa niso vse programske opreme enake. Uspešna podjetja pri izbiranju nove programske opreme za vodenje projektov gledajo predvsem na njeno zanesljivost, enostavno integracijo in preprosto uporabo. Poleg tega mora dobra programska oprema tudi nemoteno delovati s priljubljenimi orodji, kot so Office, Office 365, Skype, PowerPoint in SharePoint, ter ponujati vodilne storitve za vodenje projektov v oblaku, s čimer doda prilagodljivost in varnost ter hkrati olajša tehnično zapletenost.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 skrivnosti povezanega delovnega mesta

Način sodelovanja se je v zadnjih letih drastično spremenil. Preberite, kako ostanete v koraku s časom v nenehno spreminjajočem se poslovnem okolju.

PRENESITE E-KNJIGO (v angleščini)
  1. Neučinkovita žongliranje med virtualnimi skupinami – V današnjem svetu, ko skupine delajo na daljavo, pogosto celo globalno in v različnih časovnih pasovih, sta komunikacija in upravljanje časa pomembnejša kot kdaj koli. Omogočiti morate dostop do orodij, s katerimi lahko člani upravljajo projekte tudi na poti in hitro delijo stanja, pogovore in časovnice projekta prek dodeljenega mesta za projekt (kot jih ponujajo dobre programske opreme za vodenje projektov), saj tako zagotovite dobro povezanost in organiziranost skupin.
  2. Šibka izvršna podpora – Velik dejavnik uspeha projekta je prisotnost izvršnega sponzorja z osebnim interesom, nekoga, ki se bo boril za vaš projekt od začetka do konca. Vendar imata manj kot dva od treh projektov aktivne sponzorje, ki usmerjajo projekt ali pomagajo pri reševanju težav. Pogosta težava je tudi pomanjkanje časa. Pred začetkom projekta naj se sponzorji in vodje projekta pogovorijo o vprašanjih, kot je trajanje, poročanje, sestanki, poročanje o težavah ipd. Pomembno je tudi, da imate na voljo programsko opremo, v kateri lahko oddelek za vodenje projekta ali sponzor prilagaja nastavitve vodenja projekta brez dodatne pomoči.
  3. Neusklajenost s cilji in strategijami organizacije – Nedefinirani cilji projekta so eden od največjih dejavnikov pri neuspešnih projektih. Vendar kljub temu organizacije poročajo, da v povprečju tri od petih projektov niso skladni s strategijo podjetja. Ključnega pomena je, da razumete strateške prioritete podjetja in preverite, kako so in ali so sploh projekti skladni s strateškimi cilji podjetja/oddelka. Tako boste lažje dali prednost ustreznim projektom in ukinili tiste, ki imajo nizko prioriteto ali niso povezani s splošno strategijo. S tem ne boste le prihranili časa, truda, denarja in virov, temveč boste tudi lažje upravičili dobre projekte in pridobili potrebno izvršno podporo zanje.
  4. Razčlenitev komunikacije – Na inštitutu PMI so ugotovili, da je eden najpogostejših vzrokov za neuspeh projekta slaba komunikacija. Na srečo najnovejše raziskave kažejo, da se z nakupom ustrezne programske opreme za vodenje projektov znatno izboljša komunikacija znotraj skupine in s strankami. Ključ do uspeha projekta je v zmožnosti komunikacije v realnem času z drugimi člani skupine – čez hodnik ali na drugi strani Zemlje – z orodji, ki hitro in varno prenesejo ključne pogovore.

Projekt lahko spodleti zaradi številnih zank, v katere se ujame – od enostavnih do zapletenih težav in vseh vmes. Toda za vsako težavo obstaja tudi rešitev. Današnji čas, ko manj uspešne organizacije porabijo za spodletele projekte skoraj 12-krat več virov od uspešnih organizacij, je najprimernejši za uvedbo teh potrebnih sprememb.

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj