Prihodnost načrtovanja – načrtovanje projekta v oblaku


Za skoraj vsa podjetja, naj bodo velika ali majhna, je projektno vodenje pomembno, če želijo postati ali ostati organizirana. Obstajajo številna orodja za projektno vodenje, s katerimi si lahko pomagate pri upravljanju virov, projektov in nadzorovanju stroškov, vzpostavite učinkovito komunikacijo z več člani skupine in spremljate napredek določenega projekta. Medtem ko je mogoče nekatera od teh orodij namestiti kot programsko opremo v posamezne računalnike, jih veliko obstaja tudi kot spletne aplikacije, kar pomeni, da so na voljo v oblaku. 

Prednosti orodij za projektno vodenje v oblaku

Morda ste eden od tistih, ki se stresejo ob besedni zvezi »računalništvo v oblaku«, vendar si vzemite trenutek in razmislite, kaj to pravzaprav pomeni. Čeprav imajo orodja za vodenje projektov na mestu uporabe svoj prostor, ima programska oprema v oblaku številne prednosti, vključno s temi:

  • Nižji predhodni stroški. Če uporabljate programsko opremo za projektno vodenje na mestu uporabe, imate veliko stroškov, vključno z naložbami v licence za programsko opremo, strojno opremo za strežnike, osebje IT za podporo, daljše uvedbe itd. Po drugi strani pa rešitev v oblaku običajno zahteva le mesečno ali letno plačilo.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 skrivnosti povezanega delovnega mesta

Način sodelovanja se je v zadnjih letih drastično spremenil. Preberite, kako ostanete v koraku s časom v nenehno spreminjajočem se poslovnem okolju.

PRENESITE E-KNJIGO (v angleščini)
  • Varnejši kot kadarkoli prej. Navkljub temu, kar so v preteklosti verjeli številno poslovneži, nudi oblak enako mero varnosti kot rešitve na mestu uporabe – razlika je le v tem, da podjetje ne nadzoruje fizičnih strežnikov. Kot je bil zapisano v nedavnem članku družbe Forbes: »računalništvo v oblaku ni več nesmiselno.«
  • Dostopen povsod. Dokler imate internetno povezavo, lahko dostopate do svoje programske opreme za projektno vodenje v oblaku. Ker se dostop vzpostavi prek spletnega brskalnika, lahko članom skupine tudi omogočite, da si ogledajo, uredijo in upravljajo dokumente prek naprav, ki niso računalniki.
  • Povezana skupina. Tudi če delavce loči več milj, se lahko z rešitvijo v oblaku počutijo kot del povezane enote. Ker vsi uporabniki prejmejo posodobitve na minuto, ne bo nihče, ki je pomemben za projekt, pomotoma izpuščen iz pogovora. Poleg tega je mogoče pogovore opravljati na mestu projekta (namesto prek e-pošte) in jih shraniti za prihodnjo uporabo.
  • Izboljšana storilnost. Zaradi osrednjega prostora, v katerem so shranjeni vsi povzetki projekta, opravila, dokumenti, viri novic in koledarji, lahko z rešitvami za projektno vodenje v oblaku prihranite čas. In s prihrankom časa se lahko poveča storilnost. Poleg tega osrednji prostor omogoča članom skupine, da dostopajo do dokumentov projekta v realnem času ne glede na to, kje se nahajajo.
  • Komunikacija v realnem času. Ena največjih prednosti uporabe programske opreme za projektno vodenje v oblaku je zmožnost posredovanja povratnih informacij takoj, ko se te prenesejo v delovni prostor projekta. Tudi na ta način je mogoče povečati učinkovitost, saj zmanjšate število primerkov dela, ki ga je treba ponoviti.
  • Posodobljene odločitve na podlagi podatkov. Za podjetje, ki želi ustvariti in ohraniti dobičkonosnost, je pomembno, da njegove odločitve ne temeljijo le na trenutnem navdihu. Zaradi dejstva, da se programska oprema, ki temelji na oblaku, stalno posodablja, imate vedno na voljo vse potrebne informacije. Poleg tega ima večina orodij vgrajena poročila, ki vam bodo omogočila vpoglede, ki jih potrebujete za sprejemanje poslovnih odločitev. 
  • Poenostavljena informacijska tehnologija. Če uporabljate programsko opremo za projektno vodenje na mestu uporabe, ste običajno odgovorni za vzdrževanje strežnika, za kar potrebujete notranje osebje za IT. Po drugi strani pa programsko opremo v oblaku vzdržuje za vas ponudnik storitve (ali drug vir), s čimer prihranite čas in se vam ni treba ukvarjati s kakršnimikoli posodobitvami, napakami, ampak se lahko osredotočite na nemoteno vodenje projektov.
  • Takojšnje posodobitve. Za razliko od programske opreme na mestu uporabe, za katero morate prenesti posodobitve ob vsakokratni izdaji nove različice, se orodje v oblaku posodablja samodejno. Ni vam treba plačati za posodobitev celotne zbirke aplikacij ali počakati, da bo imela vaša skupina za IT čas, da bo uvedla te posodobitve. 

Postopek za iskanje najboljše rešitve projektnega vodenja v oblaku za vas

Žal začetek dela z rešitvijo za upravljanje novega projekta ni tako preprost kot razumevanje razlik med rešitvami za načrtovanje projektov na mestu uporabe in v oblaku. Izbira najboljše rešitve za vaše podjetje zahteva nekaj korakov, a je končni rezultat vreden vsega truda, ki ga boste vložili. Upoštevajte ta navodila, da izberete ustreznega ponudnika storitve.

1. korak: Opravite analizo potreb.

To ne bi smelo biti za vas nobeno presenečenje, a podjetja se med seboj razlikujejo – po velikosti, ciljih in potrebah. To pomeni, da je od vašega podjetja odvisno, katera rešitev bo za vas najprimernejša. Poskrbite, da boste v razpravo vključili tiste, ki bodo na koncu dejansko uporabljali izdelek. Razmislite na primer o tem, ali bodo vaši projekti vključevali le notranje zaposlene ali tudi zunanje stranke in kakšne vrste poročil boste potrebovali. Ko boste poznali svoje potrebe, boste lažje ocenili ponudnike storitev na podlagi funkcij, ki jih ponujajo.

2. korak: Raziskava, raziskava, raziskava.

Pri iskanju ponudnika storitev bodite pozorni na tiste, ki nudijo te funkcije:

  • Zanesljivost na ravni podjetja 
  • Zmožnost hitrega dodajanja skupin in projektov
  • Funkcije poročanja, ki omogočajo hitre vpoglede v portfelj
  • Znano okolje ali vsaj takšno, ki omogoča enostavno krmarjenje in uporabo
  • Zmožnost ogleda in izvajanja opravil na enem mestu
  • Razporejanje časa, ki vam omogoča učinkovito načrtovanje in upravljanje opravil
  • Nadzorne plošče s povzetki za sprejemanje odločitev na podlagi podatkov
  • Podpora za IT 24 ur na dan, 7 dni v tednu
  • Neprekinjeno varnostno kopiranje podatkov, vnovična vzpostavitev po katastrofi in številna odvečna podatkovna središča
  • Prilagodljiva rešitev, ki raste skupaj z vašim podjetjem

3. korak: Preskusite.

Na enak način kot preskusite vozilo, preden ga kupite, morate preskusiti rešitev projektnega vodenja, preden jo uvedete. Med preskusi lahko podrobneje preverite funkcije orodja in si predstavljate, kako bi orodje delovalo v situaciji, ki je podobna vaši.

4. korak: Razmislite o časovnici in postopku uvedbe.

Če ste se odločili za spletno orodje za vodenje projektov, ni pomembno, ali se dobro ujema z vašimi trenutnimi aplikacijami – to velja le za rešitve na mestu uporabe. Morate pa razmisliti, kdaj boste imeli dovolj delovne sile in denarja, da boste izvedli spremembo, in se nato uskladili z vašim izbranim ponudnikom storitve za uresničitev ponudbe.

5. korak: Uvajanje in izobraževanje.

Končno ste uvedli novo rešitev programske opreme za projektno vodenje. Čestitamo! Žal pa vaše delo tukaj še ni končano. Pomembno je, da svojim zaposlenim omogočite izobraževanje, ki ga potrebujejo za učinkovito rabo novega orodja. Nastavitev več sej, zato da si lahko vsak izbere svojo glede na razpoložljiv čas. Poleg tega ustvarite praktične projekte, zato da bodo lahko vsi raziskovali in se seznanili s funkcijami orodja, preden ga bodo morali uporabiti v realnem svetu.

Vodenje projektov v oblaku je novi val prihodnosti. Poiščite orodje, ki vam ustreza – in ne ostanite zadaj. 

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj