Vodnik za vodje projektov pri načrtovanju popolnega projekta


Biti vodja projekta je podobno žongliranju, ko hkrati vrtite več krožnikov v zraku – in to ni preprosto. Obstajajo stalne zahteve glede časa, ohranjanja ljudi na pravi poti, pritiska, da se opravi določena količina dela v pogosto navidezno neizvedljivo kratkem času, in še veliko več.

Hkrati pa gre za potrebno vlogo, ki lahko doprinese dodatno vrednost vašemu podjetju. Pravzaprav je glede na študijo PricewaterhouseCoopers več kot 60 odstotkov neuspešnih projektov povezanih z notranjimi težavami, kot so nezadostni viri ali zamujeni časovni roki – npr. situacije, katerim se lahko kot vodja projekta izognete.

Poleg tega gre za rastočo panogo in vedno več podjetij spoznava, kako pomembno je zanesljivo projektno vodenje. Dodatno, je v ločeni študiji inštituta za projektno vodenje ocenjeno, da bo skoraj 16 milijonov novih položajev na področju projektnega vodenja ustvarjenih med leti 2010 in 2020, panoga pa bo zrasla za 6,61 milijarde dolarjev. Po vsem povedanem, je torej vodenje projektov izjemna odgovornost ne glede na to, kdo je vaše delodajalec. Ne glede na to, ali ste uradni vodja projekta ali le vodite projekt, bi vam moralo naslednjih sedem namigov pomagati pri sprejemanju odločitev in pripravi uspešnega projekta.

1. namig: Določite jasne cilje za projekt

Glejte večjo sliko in se odločite, kaj želite doseči s tem projektom. Če je v projekt vključen odjemalec ali zunanja zainteresirana skupina, bodo seveda zunanji viri pomagali določiti vaše cilje. Splošni cilji, ki bi jih morali upoštevati:

  • Preprečevanje spreminjanja obsega projekta, kar pomeni, da morate preprečiti rast projekta.
  • Ohranjanje znotraj danega proračuna.
  • Dokončanje vseh vidikov projekta.
  • Zagotavljanje kakovosti dela.
  • Pravočasno dokončanje dela.
  • Vnaprejšnja zaščita pravih virov.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 skrivnosti povezanega delovnega mesta

Način sodelovanja se je v zadnjih letih drastično spremenil. Preberite, kako ostanete v koraku s časom v nenehno spreminjajočem se poslovnem okolju.

PRENESITE E-KNJIGO (v angleščini)

2. namig: Vnaprej določite pričakovanja

Če želite zagotoviti uspešnost projekta, se morate vsi s tem strinjati. Jasno sporočanje vaših pričakovanj v vlogi vodje in povpraševanje drugih po njihovih željah je pomemben korak pri pripravi projekta. Ta pričakovanja morajo vključevati posebne načine, s katerimi lahko vaša skupina doseže cilje, ki ste jih že zastavili. Poleg tega boste želeli vključiti tudi to:

  • Seznam izdelkov in časovni rok.
  • Potrdilo obsega.
  • Opredeljene vloge in odgovornosti.
  • Postopek vprašanj in odgovorov.
  • Načrt komunikacije, vključno s tem, kako pogosto nameravate komunicirati z zainteresiranimi skupinami/stranko.

3. namig: Orišite morebitna tveganja in kako jih boste upravljali, če pride do nevarnosti

Bodimo razumni – tudi če vse načrtujete do minute natančno, se bo še vedno zgodilo kaj nepričakovanega. Kaj mora torej dober projektni vodja storiti? Narediti načrt za nepričakovano, seveda! Jasno je, ne morete predvideti točne nevarnosti, ki lahko vpliva na vaš projekt – lahko se zgodi vse od slabega vremena in političnih nemirov do odpovedi tehnologije – vendar je še vedno mogoče prek upravljanja tveganja zmanjšati potencialni vpliv nevarnosti.

4. namig: Zmanjšate število srečanj

Študija Verizon Conferencing je pokazala, da je le 22 odstotkov srečanj »izjemno učinkovitih« in 44 odstotkov »zelo učinkovitih«. To pomeni, da je 34 odstotkov srečanj le delno učinkovitih ali neučinkovitih. Seveda so srečanja nujni del načrtovanja projekta, vendar resno razmislite, ali s srečanjem najbolje izkoristite čas ali pa bi bilo enako učinkovito, če bi uporabili e-pošto ali katero drugo obliko komunikacije, na primer programsko opremo za načrtovanje projekta, ki vam omogoča skupno rabo datotek, dodelitev opravil in izmenjavo zamisli, ne da bi se morali srečati v živo. Več časa kot porabite na srečanjih, manj časa porabite za dejanske rezultate. Upoštevajte to, preden pošljete še eno povabilo na srečanje.

5. namig: Načrtujte popolno prvo srečanje

Ko že govorimo o srečanjih, prvo srečanje določi ton celotnega projekta. Ko načrtujete to srečanje, se prepričajte, da upoštevate te standarde:

  • Povabite prave ljudi in zagotovite, da se lahko srečanja udeležijo ključne osebe.
  • Pripravite podroben dnevni red s točkami, o katerih boste govorili na srečanju. Tako boste vsem pomagali, da bodo lažje sledili in razumeli cilj srečanja.
  • Ugotovite, ali lahko gre za spletno srečanje ali pa ga morate organizirati v živo. To je odvisno od tega, kako velik je projekt, ali delate z novo stranko, kakšen je proračun projekta itd. Ne pozabite, da je običajno bolj zapleteno organizirati srečanja v živo, ki so tudi dražja, še posebej, če vključujejo potovanje.
  • Če se ključne osebe ne morejo udeležiti srečanja, ga preložite – srečanje brez njih nima nobenega smisla. Pogosto boste morali organizirati še eno srečanje, da jih boste seznanili z novostmi ali pridobili od njih informacije.
  • Pred oblikovanje dnevnega reda se prepričajte, da razumete namen srečanja in katere informacije želite posredovati ljudem, ki se bodo udeležili srečanja.

6. namig: Ustvarjajte poročila skozi celoten projekt

Edini način, da boste vedeli, ali projekt napreduje v skladu z načrtom, je, da ustvarjate sprotna poročila. To lahko pogosto uresničite s programsko opremo za projektno vodenje. S poročili lahko izmerite učinkovitost dodeljenih virov in se prepričate, da vse poteka v skladu s proračunskimi cilji in roki za dokončanje.

7. namig: Pridobite ustrezna orodja

Čeprav obstaja na trgu veliko orodij za projektno vodenje, niso vsa ustvarjena enako. Odločite se, kaj resnično potrebujete, in primerjajte izdelke, ki vas zanimajo. Izbrati morate takšno orodje, s katerim boste lahko počeli vsaj to:

  • Organizirali in povezali opravila za ustvarjanje časovnice in paketov.
  • Omogočili skupno rabo vpogledov, ki bodo pomagali pri boljšem poročanju o napredku.
  • Hitro razumeli, kako uporabljati vmesnik.
  • Prilagodili svoj paket, da bo ustrezal potrebam vaše skupine.

Čeprav je vloga izjemnega vodje projektov zelo zahtevna, je še vedno izvedljiva. Potrebujete le veščine, strokovno znanje in ustrezna orodja, s katerimi lahko opravite delo in dosežete želene rezultate.

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj