Kaj morajo rastoča podjetja vedeti o arhiviranju e-pošte


Večina pisarniških delavcev pošiljanja in odgovarjanja na e-pošto ne dojema več kot opravilo, ampak kot nekaj, kar morajo početi stalno in v večini primerov praktično samodejno – skoraj kot dihanje. Oglejte si številke: do konca tega leta bomo poslali in prejeli več kot 215 milijarde e-poštnih sporočil. Do konca leta 2020? Več kot 257 milijard.

To je veliko e-poštnih sporočil.

To je tudi veliko pomembnih informacij. Pomislite na vse dokumente, slike in podatke, ki so shranjeni v povprečni mapo »Prejeto« – da ne omenimo ključnih korespondenc, sej za zbiranje zamisli in sprejetih odločitev. Ali vaše podjetje dela vse, kar je treba, za zaščito te intelektualne lastnine? Preberite ta članek, če želite izvedeti več o nekaterih vidikih arhiviranja e-pošte, ki bi jih morala rastoča podjetja upoštevati.

none

Hitro nadgradite svojo e-pošto v poslovni razred

Plačljiva, poslovna e-pošta, ki gostuje pri ponudniku, zagotavlja izboljšane varnostne funkcije in enostavno uporabo, ki je brezplačne e-poštne storitve ne nudijo.

Prenesite brezplačno e-knjigo (v angleščini)

Priporočila za skladnost s predpisi

Začnimo z osnovami. Arhiviranje e-pošte je točno to, kar mislite: postopek za shranjevanje e-poštnih sporočil, ki jih je mogoče poiskati. In to zahteva zakon.

Pred desetimi leti so začeli veljati predpisi, ki zahtevajo, da vsa podjetja hranijo elektronske zapise poslovnih podatkov vključno z e-poštnimi sporočili. V primeru tožbe mora biti mogoče povrniti vsak zapis, kar pomeni, da se ne morete zanesti na splošne varnostne kopije. Povedano drugače: »Ne najdem te datoteke« ni sprejemljiv izgovor.

Nekatera podjetja morajo upoštevati tudi dodatne predpise. Podjetja, ki se ukvarjajo z javnim trgovanjem, morajo na primer zagotoviti skladnost z zakonom Sarbanes-Oxley iz leta 2002, medtem ko morajo ponudniki zdravstvenih in zavarovalniških storitev izpolnjevati zahteve HIPAA.

Interno ali gostovano?

Arhiviranje e-pošte za podjetje pomeni, da mora podjetje shraniti vsako e-poštno sporočilo, ki ga je poslal ali prejel vsak zaposleni, kar velja tudi ta sporočila, ki so bila izbrisana iz posameznikovih map »Prejeto«. Toda kje boste hranili vsa ta e-poštna sporočila?

Ena možnost je, da pripravite interni strežnik in shranjujete e-poštna sporočila na mestu uporabe. Ta način omogoča največ prilagodljivosti, saj imate več nadzora nad platformo in lahko shranjujete informacije točno tako, kot želite. Vendar pa je ta način drag – v smislu naložbenih stroškov in rednega vzdrževanja. Namestiti in nastaviti boste morali fizične strežnike in plačati zaposlenim na oddelku IT za njihovo upravljanje.

Druga možnost je, da izberete gostovano rešitev, pri kateri plačate neodvisnemu ponudniku, da shranjuje e-pošto vašega podjetja namesto vas. Ta način vam omogoča dostop do informacij prek oblaka in se izogne visokim stroškom strežnika na mestu uporabe. Po drugi strani pa imate tako manj nadzora, saj ponudnik določa delovanje določene platforme.

Nobena možnost ni nujno varnejša od druge. Odločitev za eno je odvisna od določenih zahtev. Ali imate v podjetju dovolj sredstev in potrebujete visoko stopnjo nadzora nad shranjevanjem? V tem primer boste najverjetneje izbrali interno možnost. V nasprotnem primeru priporočamo, da prihranite denarja z zunanjim izvajalcem.

Dodatke možnosti

Ne glede na to, ali ste izbrali rešitev na mestu uporabe ali gostovano rešitev, obstaja nekaj dodatnih funkcij, o katerih boste morda želeli razmisliti. Če je za vaše zaposlene pomembno, da lahko iščejo po preteklih e-poštnih sporočilih – tudi tistih, ki so stara že eno desetletje – razmislite o uvedbi dostopa prek namizja. Ni treba, da vse te shranjene informacije le nekje ležijo in čakajo, da bodo nekoč uporabne pri razreševanju spora.

Kaj pa je z drugimi oblikami komunikacije? Če želite, lahko arhivirate tudi telefonske pogovore, neposredna sporočila in tvite.

Preden se odločite, katero platformo boste uporabili in kako jo boste uporabili, si vzemite čas in razmislite, kaj vaše podjetje želi in potrebuje.

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj