Pet funkcija softvera za upravljanje projektima koje vaš tim ne koristi


Od ugrađenih predložaka i poznatih alatki za zakazivanje, do trenutne saradnje i lakog pristupa na svim uređajima – nije tajna da pravi softver za upravljanje projektima može da poveća produktivnost menadžera projekata i timova i tako omogući brzo i lako sprovođenje projekata. Ali da li organizacije previđaju neke manje očigledne alatke koje su im dostupne?

Prema nedavnoj studiji, najtraženije alatke za planiranje projekata obuhvataju deljenje datoteka, praćenje vremena, integraciju e-pošte i Gantove grafikone. Nije ni čudo. Ali koje korisne alatke organizacije verovatno neće iskoristiti? Zanimljivo je što izgleda da su video ćaskanje, ćaskanje u realnom vremenu, integracija društvenih medija i mobilni pristup zanemarene funkcije softvera za upravljanje projektima. Ali pošto je komunikacija navedena kao najvažniji aspekt uspešnog upravljanja projektima, da li menadžeri projekta propuštaju vredan izvor resursa? Evo boljeg uvida u pet neiskorišćenih resursa i način na koji oni mogu da doprinesu lakšem i efikasnijem sprovođenju projekata:

1. i 2. Video ćaskanje/ćaskanje u realnom vremenu – Izbor softvera za upravljanje projektima sa integrisanim alatkama za komunikaciju omogućava članovima tima koji rade na projektu da sarađuju koristeći glas, video ili ćaskanje u okviru projekta. Koliko je to važno za uspeh tima? Izveštaj organizacije Project Management Institute (PMI) otkrio je da je jedan od glavnih uzroka neuspešnih projekata loša komunikacija. Mogućnost komunikacije u realnom vremenu sa članovima tima niz hodnik ili širom sveta pomoću alatki dizajniranih za brz i bezbedan prenos razgovora od presudne važnosti može da bude odlučujuća za uspeh projekta.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Četiri tajne povezanog radnog mesta

Način na koji sarađujemo drastično se promenio poslednjih godina. Saznajte kako da ostanete korak ispred u poslovnom okruženju koje se neprestano menja.

PREUZMITE E-KNJIGU (na engleskom)

3. Integracija društvenih medija – Društveni mediji su prevazišli jednostavne Facebook novosti i tvitovanje najnovijih trendova kako bi povećali nivo komunikacije među timovima i zainteresovanim stranama projekta. Istraživanje je pokazalo da korišćenje društvenih medija olakšava „neobavezna ćaskanja“ što zauzvrat „potpomaže upoznavanje kako bi doprinelo izgradnji prisnosti i stvorilo brižnije, podsticajnije i poverljivije okruženje fokusiranije na saradnju. Zašto onda da ne iskoristite te pogodnosti tako da doprinesu sprovođenju uspešnog projekta? Korišćenje softvera sa društvenim mogućnostima za velika preduzeća, kao što su namenski Yammer feedovi za vesti u sistemu SharePoint, može da bude korisno na primer, za komunikaciju u realnom vremenu sa kolegama u vezi sa detaljima o projektu.

4. Mobilni pristup – Korišćenje softvera koji je dostupan u operativnim sistemima Windows, iOS i Android od presudne je važnosti kako bi se obezbedilo da svi mogu da ažuriraju zadatke na željenom uređaju i prikazuju vremenske ose i izveštaje u pokretu. Kako je praćenje vremena navedeno kao osnovni elemenat uspešnog upravljanja projektima, bitno je da pronađete rešenje koje članovima tima omogućava da prosleđuju novosti u pokretu. Poboljšan unos vremena i zadataka menadžerima projekta obezbeđuje trenutni uvid kako bi brže mogli da donose kvalifikovane odluke.

5. Postavke prilagođene sponzorima – Više od 80 procenata projekata označenih kao „vrlo efikasni“ imaju aktivno angažovane sponzore. Istraživanje iznova pokazuje da je od presudne važnosti za uspeh da sponzor projekta podržava projekat od početka do završetka. Iako sponzor neće biti deo svakodnevnih zadatka, on bi trebalo da ima dovoljno pristupa kako bi mogao da pruža podršku timu kada je to neophodno tako što će pratiti napredovanje i pogodnosti projekta i pomagati kad god je to moguće. Sa tim na umu, važno je da imate softver koji kancelariji za upravljanje projektima (PMO) ili sponzoru omogućava da upravljaju postavkama upravljanja portfoliom projekata (PPM) bez dodatne pomoći.

Kako sve više timova radi daljinski, čak i širom sveta, komunikacijske veštine i upravljanje vremenom važniji su nego ikada. Pristup alatkama koje omogućavaju zainteresovanim stranama da upravljaju u pokretu i brzo dele najnovije ispravke, razgovore i vremenske ose projekta na namenskom sajtu projekta održava celokupnu povezanost i informisanost. Saznajte više o ostvarivanju boljeg uvida u performanse projekta, kao i u smanjenje budžeta, povećanje ušteda i još mnogo toga.

Srodni proizvodi

surface laptop na kojem je prikazan word

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah