Šest načina da virtuelne sastanke učinite efikasnijim


Kada ste poslednji put imali sastanak uživo? Iskreno: današnji poslovni sastanci postaju sve više elektronski. Iako sastanci na mreži ili virtuelni sastanci mogu da budu korisni, oni mogu da umanje odgovornost učesnika tako što pružaju više prostora za gubljenje pažnje učesnika. Kada ljudi nemaju pažnju, sastanci gube fokus i zahtevaju više vremena za ponavljanje.

Da bi vaši sastanci i raspored uvek bili aktuelni, uzmite u obzir ovih šest saveta i promenite svoju rutinu.

1. Radnja dnevnog reda – Bilo da se učesnici sastanka nalaze u istoj zgradi ili na drugom kraju sveta, važno je da svi budu na istoj stranici. Iako zvanični dnevni redovi nisu toliko u modi kao pre, obnovite praksu. Uključite teme sastanka u telo poziva kalendara ili pošaljite e-poruku sa dokumentom 24–48 sati pre naznačenog vremena. To će svim stranama pružiti priliku da postave očekivanja u vezi sa ciljevima sastanka. I da – ako ste primalac dnevnog reda sastanka, pročitajte ga! Čak i ako ste upoznati sa temama projekta ili razgovora, možda možete da saznate važne informacije o perspektivama ili problemima jer nije baš zabavno da budete iznenađeni.

none

Najbolji vodič za sastanke

Saznajte kako da efikasno kreirate najbolje sastanke za svoju organizaciju.

PREUZMITE E-KNJIGU (na engleskom)

2. Pripremite se – Bez obzira na to da li sastanak ima utvrđen dnevni red ili ne, uverite se da znate koji su vam ciljevi. Pre sastanka sastavite sve beleške ili dodatne informacije koje ćete možda morati da navedete, kao i sva pitanja. Sa pripremljenom listom ili skupom nabrojanih stavki nećete morati da razmišljate o pitanjima na licu mesta, i moći ćete da se angažujete u diskusiji. Slobodno zapišite pitanja o dnevnom redu ako ih imate ili unapred pripremite dokument sa beleškama sa prvobitnim ciljevima ili razmišljanjima na vrhu. Bez obzira na stil pripreme, prateći ovu praksu pripreme lako ćete se setiti sopstvenog dnevnog reda na dan sastanka.

3. Rešavanje problema sa tehnologijom – bilo da je u pitanju prvi sastanak na mreži ili milioniti, uverite se da znate kako da koristite tehnologiju. Proverite kako da se uključite biranjem i da li vam rade zvučnici. Ako vam je potreban internet za pristup konferenciji ili e-pošti ili beleškama (koje se odnose na sastanak), proverite Wi-Fi! Frustrirajuće je kada nekoj osobi treba još jedan minut da pristupi konferencijskoj liniji. Nemojte to da budete vi – na vreme nađite sobu za sastanke i uključite se biranjem. Čak i ako ste postavili telefon da privremeno isključi zvuk dok se druge osobe ne pridruže, možete da se fokusirate na sadržaj onoga što ćete reći, a ne na brzo pojavljivanje.

4. Deljenje je način da pokažete da vam je stalo – Ako pregledate sve informacije sa pratećim vizuelnim elementima ili statistikom ili ako upućujete na spoljne dokumente, uverite se da svi mogu da prate. Podesite deljenje ekrana tako da možete da usmerite pažnju publike i zadržite ih sve na istoj stranici. Ovaj korak mogu da ublaži pitanja „Čekajte! Gde smo“? na „Sačekajte, moram da odem na pravu stranicu“. Deljenje ekrana uklanja potrebu za pauzama i eliminiše trenutke zabune. Imajte na umu: Ako delite ekran, obavezno isključite sve programe za e-poštu, telefon i razmenu poruka ili obaveštenja da biste izbegli bilo kakve nezgodne objave.

5. Budite direktni – Jedan od izazova sastanaka na mreži jeste da znate ko će da govori ili ko treba da se ubaci. Na osnovu učesnika sastanka i njihovih ličnosti, virtuelni sastanci mogu da se kreću od onih u kojima svi govore istovremeno do onih sa dugim pauzama kada neko prestane da govori. Da biste izbegli mešanje glasova ili prazan hod, postavite pitanja konkretno drugim učesnicima sastanka. Ako ljudi rade zajedno ili se oslanjaju na druge korake u procesu za nastavak rada, nemojte se ustručavati da ih konkretno pitate da li imaju nešto da dodaju ili imaju dodatna pitanja. Direktnim usmeravanjem razgovora iskoristićete vreme sastanka na najbolji način i omogućiti svima da kažu šta imaju.

6. Prednosti karaktera –Sastanci na mreži, telefonski ili virtuelni sastanci mogu biti dosadni – tu nemate govor tela da biste uvideli kako ljudi reaguju ili da li prate sastanak. Da biste uklonili mogućnost gubitka fokusa učesnika, budite lični. Budete lični onoliko koliko biste bili uživo – ili čak i više, po potrebi sastanka. Velika energija će angažovati publiku i održati njihovu pažnju. Neće želeti da izgube pažnju, pogotovu ako imate običaj da direktno upitate učesnike šta misle o određenoj temi. Kada su svi usredsređeni na sastanaka, brzo ćete prelaziti sa tačke na tačku sastanka i za manje vremena ćete pokriti više materijala.

Bez obzira na format sastanka, nema potrebe za gubljenjem u virtuelnom slučajnom redosledu. Uz dobru pripremu i angažovanje kolega, vaši sastanci će biti jasni i ostvarivaće zadate ciljeve.

Da li je organizacija generacije naši? Da test.

Srodni proizvodi

surface laptop na kojem je prikazan word

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah