Pronalaženje odgovarajućih funkcija usluga e-pošte koje odgovaraju vašim poslovnim potrebama


Usluge e-pošte koriste se za gotovo sve aktivnosti na mreži – od komunikacije sa klijentima i kolegama do podešavanja naloga na društvenim mrežama i kupovine na mreži. Skoro u svakoj državi sveta ljudi su povezani sa klijentom e-pošte, koji omogućava život u modernom svetu. Štaviše, studija koju je sprovelo preduzeće Radicati Group, Inc. 2017. godine pokazala je da je otprilike polovina svetske populacije koristila e-poštu, a da će „do kraja 2021. godine, broj korisnika e-pošte širom sveta biti veći od 4,1 milijarde”. To su neverovatni podaci i pokazuju koliko su platforme e-pošte postale važne.

Međutim, e-pošta više ne predstavlja samo način da se šalju i primaju jednostavne poruke. Zahvaljujući inovacijama koje su donete kako bi komunikacija između pojedinaca i organizacija bila efikasnija i delotvornija, e-pošta sada obuhvata širok opseg alatki koje u velikoj meri mogu unaprediti vaš način rada. Naravno, nije svim preduzećima potreban pristup svim dostupnim alatkama, tako da je u daljem tekstu data podela na „osnovna” i „napredna” rešenja - na osnovu koje možete da odlučite kakav klijent e-pošte vam odgovara. Hajde da pogledamo.

none

Brza nadogradnja e-pošte na poslovnu klasu

Plaćena, hostovana e-pošta poslovne klase pruža poboljšane bezbednosne funkcije i jednostavnost korišćenja koju ne dobijate od besplatnih usluga e-pošte

Preuzmite besplatnu e-knjigu (na engleskom)

Osnovne funkcije

Većina besplatnih usluga e-pošte pruža neke osnovne funkcije koje vam omogućavaju da efikasno upravljate e-porukama i da ih organizujete, kao na primer:

  • Automatski odgovori: Zahvaljujući mogućnosti kreiranja poruke koja se automatski šalje svakome ko vas kontaktira putem e-pošte, uz ovu funkciju lakše obaveštavate druge da niste u kancelariji, kada se vraćate i koga treba da kontaktiraju kada vi niste tu.
  • Primena pravila: Pravila su radnje koje možete automatski da primenite na dolazne i/ili odlazne poruke. Omogućavaju vam da odaberete šta je to što aktivira pravilo i koje se mere preduzimaju kada se pravilo aktivira. Na primer, ako želite da sve poruke koje vam šef šalje odlaze u posebnu fasciklu, možete to ostvariti postavljanjem pravila. Ili, ako želite da se poruke čija tema sadrži tekst „registrujte se još danas” odmah izbrišu, možete da kreirate pravilo koje će to omogućiti.
  • Fascikle: Većina besplatnih usluga e-pošte nudi neku vrstu organizacione funkcije, kao što su fascikle, koja vam omogućava ručno sortiranje i skladištenje poruka na osnovu sistema koji vam najviše odgovara. Na primer, ako radite na „Projektu X”, možete da kreirate fasciklu pod nazivom „Projekat X” i da ručno prenesete u tu fasciklu sve poruke u vezi sa tim projektom, što olakšava vođenje evidencije o svakoj komunikaciji koja se tiče tog projekta. Ili, ako istražujete cene za proizvod koji je potreban vašem preduzeću, možete da kreirate fasciklu za sve poruke i procene koje ste primili do tog trenutka i da ih držite na jednom prikladnom mestu.

Dodatne funkcije usluga poslovne e-pošte

Naravno, kada želite da uradite više od onoga što osnovne funkcije omogućavaju, poslovna e-pošta može biti rešenje. Premda je svaki klijent e-pošte drugačiji, neke od vrsta funkcija koje možete očekivati u poslovnom rešenju jesu:

  • Zaštita komunikacije e-poštom i prostora za skladištenje: Pomoću šifrovanja i širokog opsega naprednih bezbednosnih funkcija, mnoga rešenja za poslovnu e-poštu mogu da čuvaju sve vaše poruke, kako one u pokretu tako i one u prijemnom sandučetu.
  • Deljeni kalendari: U deljenim kalendarima možete da vidite kada je neko (ili ceo tim) dostupan za sastanke, što vam olakšava da te sastanke, kao i druge događaje grupe, zakazujete u vreme koje odgovara svima. Deljeni kalendari takođe mogu da budu odličan način da obavestite druge da ćete biti odsutni. Jednostavno dodajte stavku kalendara za odmor i blokirajte taj interval kako bi svi koji imaju pristup kalendaru znali kada ste odsutni.
  • Slanje poruke na nekoliko adresa korišćenjem istog pseudonima e-pošte: Neke usluge e-pošte omogućavaju da lakše šaljete poruke svim osobama sa kojima radite na određenom projektu u isto vreme koristeći samo jedno ime. Na primer, ako radite sa desetoro ljudi na projektu, možete dodati tih desetoro ljudi u grupu i nazvati je „Tim za Projekat X”; tako ćete poslati poruku svim tim ljudima svaki put kad pošaljete e-poruku na adresu „Tim za Projekat X”, što olakšava slanje datoteka i redovno informisanje svih članova.
  • Zadržavanje e-pošte: Kako biste se usaglasili sa propisima industrije i državnih institucija, kao i sa sopstvenim standardima korporativnog upravljanja, arhiviranje e-poruka vašeg preduzeća od ključne je važnosti. Srećom, većina rešenja za poslovnu e-poštu omogućava vam da postavite sopstvene propise zadržavanja da biste mogli da arhivirate ono što vam je potrebno onoliko dugo koliko vam je to potrebno.

Besplatne usluge e-pošte su korisne, a ako samostalno poslujete, one mogu biti baš ono što vam je potrebno da biste počeli s radom. Međutim, ako upravljate preduzećem koje ima desetine zaposlenih ili podležete propisima industrije ili državnih institucija odnosno ako vam je potrebno nešto više od mogućnosti da šaljete i primate poruke, rešenje za poslovnu e-poštu će vam odgovarati i pružiće vam alatke koje vam omogućavaju da radite, razvijate se i gradite svoje preduzeće na pravi način.

Srodni proizvodi

surface laptop na kojem je prikazan word

Prvi koraci uz Office 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah