Upravljanje projektima u našoj novoj kulturi rada: 7 jednostavnih koraka za upravljanje


Autor: Kenet Staines, CEO kompanije Sensei Project Solutions

Kako započinjete rad u svojoj organizaciji? Da li neko dobije ideju i počne da radi na njoj ili postoji formalan proces za donošenje odluke o tome šta je vredno rada i koje inicijative dobijaju fond i osoblje? Šta je sa upravljanjem radom i projektima od kolevke do groba?

U mnogim organizacijama, rad se „gubi“ negde usput, a vreme i novac se troše kao rezultat toga. Uspešne organizacije proaktivno upravljaju životnim ciklusom rada od početka do kraja. Za rad na projektima, to znači postojanje procesa upravljanja od početka do kraja, koji prvo procenjuje inicijative koje su vredne rada, a zatim upravlja njima kroz levak do uspešnog izvršavanja i zatvaranja.

U okviru procesa upravljanja, timovi mogu odabrati najbolje metode za isporuku projekata, bilo da je u pitanju tradicionalniji pristup, agilni ili hibridni. Bez obzira na to, istraživanje koje je sprovela kompanija Sensei Project Solutions otkrilo je da će najbolje prakse procesa upravljanja obično pokrivati sledećih 7 koraka:

1. korak: Početni poslovni slučaj

U fazi predloga, korisnik prosleđuje početni poslovni slučaj uz navođenje problema, očekivane pogodnosti, trošak i procene resursa. Ovo je ono što Project Management Institute® naziva definicijom projekta, a vi ga možete znati kao obrazac zahteva za projekat ili nešto slično. Cilj poslovnog slučaja je da obezbedi tek toliko informacija da autorizacija može da se nastavi. Često se previše vremena provodi na veoma detaljnom poslovnom slučaju, a taj trud može biti uzaludan ako se predlog ne

Četiri tajne povezanog radnog mesta

Način na koji sarađujemo drastično se promenio poslednjih godina. Saznajte kako da ostanete korak ispred u poslovnom okruženju koje se neprestano menja.

PREUZMITE E-KNJIGU (na engleskom)

poravnava sa prioritetima preduzeća. Iskusnije organizacije će zato uključiti stratešku procenu kao deo početnog predloga. Ovo omogućava podnosiocu zahteva da proceni kako se predlog poravnava sa strateškim ciljevima za organizaciju i ono predstavlja brz način utvrđivanja da li vredi dalje raditi na inicijativi. Ovo zahteva relativno visok nivo zrelosti zato što viši rukovodstveni tim mora da definiše i složi se oko strateških ciljeva i njihovih pratećih stavki koje se mogu meriti.

2. korak: Pregled sektora

Kada se poslovni slučaj dovrši, predlog se prosleđuje na prvo odobrenje. Davalac odobrenja ovde je obično šef sektora ili direktor kancelarije za upravljanje projektima. Oni će pogledati vrednosti svakog predloga ponaosob da bi utvrdili da li postoji opravdanje da se on prosledi upravnom odboru. U odsustvu formalne strateške procene, ovo je obično korak u kom davalac odobrenja utvrđuje poravnavanje sa strateškim smerom organizacije. U ovom koraku takođe pregledamo dovršenost predloga i uveravamo se da su sve prave informacije tu kako bismo izvršnom upravnom odboru omogućili da izabere neki od najboljih predloga u sledećem koraku.

Ako je vaša organizacija dovoljno mala ili samo nekoliko ljudi može da prosleđuje predloge, ova dva koraka za odobrenje mogu se konsolidovati u jedan.

3. korak: Pregled upravnog odbora

U fazi izbora, svi predlozi koje su odobrili sektori sada se zajedno pregledaju od strane upravnog odbora u odnosu na sveukupni budžet i dostupne resurse.

Za organizacije sa formalnom strateškom procenom, postojaće numerička lista predloga sa određenim prioritetima. U kontekstu te liste sa određenim prioritetima, inicijative se zatim procenjuju po pitanju troškova i potreba za resursima. Uz ograničen budžet, upravni odbor će obično izabrati samo predloge koje mogu da finansiraju. Predlozi se takođe procenjuju u odnosu na dostupne resurse, obično po ulogama i/ili veštinama.

Postoji nekoliko razmatranja i detalja koji su deo pregleda upravnog odbora. Tu je prvo odluka o tome da li treba uključiti projekte koji su u toku ili ih ostaviti netaknute. Ako ih uzmete u razmatranje, oni podležu otkazivanju, a ako ih ne uzmete u razmatranje, to će onda angažovati resurse koji već rade na tim projektima, što znači da će određivanje prioriteta biti zasnovano na preostaloj dostupnosti. Tu je zatim razmatranje o radu koji nije na projektima u organizaciji, na primer, redovan posao (BAU), podrška, administracija itd. Da bi mogao da odredi prioritet inicijativa na osnovu dostupnosti resursa, upravni odbor mora da odluči da li će unapred dodeliti resurse radu koji nije na projektima ili će uključiti taj rad u samo određivanje prioriteta. Većina organizacija bira da dodeli procenat vremena radu koji nije na projektima, a one koje to ne urade, često precene svoju mogućnost da izvrše dolazni portfolio.

4. korak: Detaljan opseg i raspored

Predlozi koji prođu pregled upravnog odbora sada se smatraju formalnim projektima i prelaze u fazu planiranja. Ako menadžer projekta nije bio uključen u ranim fazama, on se sada dodeljuje da bi se izgradio detaljan opseg i raspored, kao i početni osnovni plan. Ova aktivnost može veoma dugo da traje i obično je najuspešnija ako se obavlja u bliskoj saradnji sa timom dodeljenim za rad na projektu.

Rezultat ovog koraka će donekle zavisiti od organizacije i veličine projekta. U najmanju ruku, sada bi trebalo da imamo formalni plan upravljanja projektom sa detaljnim opsegom i rasporedom zasnovanim na trudu uz podršku resursa, ali kada su u pitanju veliki procesi, ovaj korak bi takođe mogao da obuhvata planove komunikacije, dogovore sa prodavcima, registrator rizika i još mnogo toga.

5. korak: Pregled rasporeda osnovnog plana

U tački odobrenja „pregleda rasporeda osnovnog plana“, poredimo originalni poslovni slučaj, uključujući procene troškova i resursa sa detaljnim opsegom i rasporedom koje je pripremio menadžer projekta. Ako inicijativa i dalje ima smisla, projekat će biti odobren i preći će na sledeći korak u procesu. Ako postoji veliko odstupanje između poslovnog slučaja i detaljnog opsega, projekat bi mogao da se vrati na proces određivanja prioriteta.

6. korak: Izvršavanje projekta

U fazi izvršavanja, projektni tim će raditi na ključnim isporukama projekta i pratiće napredak tokom toga. Ovo je obično najduži od svih koraka za upravljanje zato što se ovde zapravo obavlja rad. Neke organizacije će ovde imati dodatne korake za upravljanje, na primer, odjavljivanje zahteva, odobrenje dizajna itd., ali to je obično specifično za metodologiju.

Komunikacija i saradnja su veoma važne ovde zato što timovi prate svoj napredak ka ciljevima projekta, prijavljuju ključne kontrolne tačke, nadgledaju odstupanje plana, prate promene opsega i još mnogo toga.

Ako postoje velika kašnjenja projekata ili velike promene opsega, ponekad može biti neophodno da upravni odbor ponovo proces određivanja prioriteta i ponovo proceni portfolio kako bi se izbegle preterane dodele i iscrpljenost resursa, ali u suprotnom, fokus je na izvršavanju projekta.

7. korak: Pregled zatvaranja projekta

U fazi zatvaranja, tim sprovodi pregled posle projekta, a menadžer projekta će zatvoriti projekat odjavljivanjem resursa i zatvaranjem ugovora sa prodavcima. Ovo je dobra prilika za procenu toga da li je projekat ispunio svoje ciljeve i da li smo naučili nešto što se može koristiti u drugim projektima u budućnosti.

U zavisnosti od prirode projekta, ovo takođe može biti početna tačka za ostvarivanje pogodnosti, gde pratimo da li je projekat ostvario očekivane pogodnosti tokom vremena.

Da biste ga postavili u prvi plan, ugradite svoj proces upravljanja u Project Online radi vidljivosti u kontekstu kompletne vremenske ose i rasporeda projekta.

-

Kenet Staines je stručnjak za upravljanje projektima i portfolijima i autor knjiga za najbolje prakse za Microsoft Project i Project Online. On je takođe osnivač kompanije Sensei Project Solutions, vodećeg Microsoft partnera koji pomaže organizacijama da ostvare strateške ciljeve putem najboljih praksi za upravljanje radom, projektima i portfolijima uz Microsoft tehnologiju.

Srodni proizvodi

surface laptop na kojem je prikazan word

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah