5 projektledningsfunktioner som teamet inte använder


Från inbyggda mallar och välbekanta bokningsverktyg till direktsamarbete och enkel åtkomst på flera enheter – det är ingen hemlighet att rätt projektledningsprogram kan öka produktivitet för projektledare och deras team – vilket gör det möjligt genomföra projekt snabbt och enkelt. Men missar organisationerna några av de mindre uppenbara verktygen som finns?

Enligt en färsk studie innehåller de mest eftertraktade projektledningsverktygen fildelning, tidsspårning, e-postintegration och Gantt-scheman. Inga överraskningar alltså. Men vilka användbara verktyg är det minst sannolikt att organisationerna använder? Intressant nog är videochatt, realtidschatt, integrering med sociala medier och mobil åtkomst tydligen bortglömda funktioner när det gäller projektledningsprogram. Men där kommunikation anses vara den viktigaste aspekten av framgångsrik projektledning – missar projektledarna en guldgruva? Här är en närmare titt på fem outnyttjade resurser och hur de kan hjälpa till att genomföra projekt enklare och effektivare:

1 och 2. Chatt på video/i realtid – Genom att välja projektledningsprogram med integrerade kommunikationsverktyg kan medlemmarna i ett projektteam använda ljud, video eller chatt i ett projekt. Hur kritiskt är det för teamets framgång? En rapport från Project Management Institute (PMI) fann att en av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas, som rapporteras av företagen, är dålig kommunikation. Att ha möjlighet att kommunicera i realtid med teammedlemmar i samma korridor eller runt om i världen med verktyg utformade att sända kritiska konversationer snabbt och säkert kan vara nyckeln till ett projekts framgång.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 hemligheter för en ansluten arbetsplats

Sättet vi jobbar tillsammans har förändrats drastiskt under senare år. Läs om hur du ligger i framkant i en ständigt föränderlig företagsmiljö.

HÄMTA E-BOKEN

3. Integrering med sociala medier – Sociala medier har utvecklats till mycket mer än bara Facebook-uppdateringar och att twittra om de senaste trenderna – till att höja nivån för kommunikation bland team och projektintressenter. Forskningen har visat att användning av sociala medier underlättar ”kallprat”, vilket i sin tur ”stödjer förtrogenhet för att bygga goda relationer och skapa en mer vårdande, samarbetsinriktad och tillitsfull miljö”. Så varför inte dra nytta av de fördelarna för att driva ett framgångsrikt projekt? Till exempel kan användning av programvara med sociala företagsfunktioner som särskilda Yammer-nyhetsfeeds i SharePoint vara användbart för att kommunicera med kollegor i realtid om projektdetaljer.

4. Mobil åtkoms – Att använda programvara som finns i Windows, iOS och Android är avgörande för att garantera att alla kan uppdatera uppgifter på valfri enhet och visa tidslinjer och rapporter när de är på språng. Tidsspårning anges som en mycket kritisk del i ett framgångsrikt projekt, så det är viktigt att hitta en lösning där teammedlemmarna kan skicka uppdateringar när de är på språng. Förbättrade funktioner för att ange tider och uppgifter ger cheferna direkt insyn och de kan fatta välinformerade beslut snabbare.

5. Sponsorvänliga inställningar – Bland projekten som anses vara högpresterande har mer än 80 procent aktivt engagerade sponsorer. Gång efter gång har forskningen visat att en exekutiv sponsor som stödjer projektet från början till slut är avgörande för framgång. Sponsorn deltar inte i det dagliga arbetet men bör ha tillräcklig åtkomst så att de kan hjälpa teamet när det behövs genom att hålla sig uppdaterad om projektets framsteg och nytta – och göra punktinsatser när det är möjligt. Med detta sagt är det viktigt att ha programvara där projektledningen eller sponsorn kan hantera inställningarna för projekt- och portföljhanteringen utan ytterligare hjälp.

Allt fler team arbetar på distans, till och med globalt, så kommunikationsfärdigheter och tidshantering är viktigare än någonsin. Tillgång till verktyg där intressenter direkt kan hantera och dela de senaste uppdateringarna, konversationerna och projekttidsplanerna via en särskild projektwebbplats håller alla anslutna och informerade. Lär dig mer om hur du uppnår större insyn i projektresultat, minskar budgeten, ökar besparingarna med mera.

Relaterade produkter

en bärbar Surface-dator med Word

Kom igång med Office 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu