6 sätt att göra virtuella möten mer effektiva


När höll du senast ett möte ansikte mot ansikte? Det händer såklart, men allt fler möten hålls med hjälp av teknik. Det kan vara praktiskt att hållamöten online och virtuellt,  men det är också svårare att behålla deltagarnas uppmärksamhet. När människor är distraherade tappar de fokus och mer tid behöver läggas på att upprepa information.

Här har vi samlat sex tips för att effektivisera schema, möten och rutiner.

1. Skriv en dagordning – Det här gäller alla möten, oavsett om deltagarna sitter i samma hus eller i andra länder. Det är viktigt att alla vet vad som gäller. Dagordningar känns kanske gammalmodiga, men de förtjänar att återinföras. Lista ämnena i brödtexten i mötesinbjudan eller skicka ut ett dokument via e-post 24 till 48 timmar innan den utsatta tiden. Då vet alla vad målet med mötet är och vad de kan förvänta sig. Och om du får en mötesdagordning: läs den! Du känner kanske till projektet och de ämnen som ska diskuteras, men det kan finnas ny information om perspektiv och problemställningar. Det är aldrig bra att bli överraskad.

none

Den definitiva mötesguiden

Lär dig att effektivt hålla bästa möjliga möten i din organisation.

Hämta e-boken

2. Förbered din del – Oavsett om det finns någon dagordning ska du se till att veta vilka dina mål är. Sammanställ anteckningar och bakgrundsinformation som du kan behöva titta i, och eventuella frågor. Med en lista eller punkter slipper du tänka på frågor väl på plats. Du kan ägna dig åt den faktiska diskussionen. Skriv gärna ned frågor på dagordningen eller skapa ett dokument med mål och tankar längst upp. Det finns många sätt att förbereda sig på, men om du följer de här råden kommer du ihåg vilka mål du tycker är viktiga när det är dags för mötet.

3. Lär känna tekniken – Det spelar ingen roll om det är ditt första möte eller om du gör det här varje dag. Se till att du vet hur du använder tekniken, och att den fungerar. Kontrollera hur du gör för att ringa in och att högtalarna fungerar. Se till att uppkopplingen fungerar om du behöver internetåtkomst för konferensrum eller (mötesrelaterade) e-postmeddelanden och anteckningar! Stämningen blir lätt dålig när någon behöver extra tid för att komma åt konferenslinjen. Håll stämningen god – kom i tid och ring in tidigt. Du kan till och med sätta telefonen på ljudlöst tills alla är på plats. Sedan kan du lugnt fokusera på vad du ska säga.

4. Dela med dig – Se till att alla kan följa med när du exempelvis diskuterar information med tillhörande grafik och statistik eller externa dokument. Dela skärmen så att du kan rikta åhörarnas uppmärksamhet och få med dig alla. Ni slipper avbrott när någon tappar bort sig eller är på fel sida. När du delar skärmen slipper ni pauserna och förvirringen. Kom bara ihåg att stänga av e-post, snabbmeddelanden, telefon, andra program och aviseringarna som hör till dem. Det är lätt hänt att det uppstår pinsamma situationer.

5. Var tydlig – En av utmaningarna med onlinemöten är att veta vem som vill ha ordet eller behöver hoppa in och säga något. Om du samlar olika människor och personligheter kan virtuella möten vara allt från rörig kakafoni till sega pauser efter varje talare. Du kan undvika långa pauser och att deltagarna avbryter varandra genom att ställa frågor direkt till de olika mötesdeltagarna. Om deltagarna jobbar tillsammans eller behöver information för att komma vidare är det bra om du frågar specifikt om de har något att tillägga eller om det finns ytterligare frågor. Du styr samtalet genom att vara tydlig, och det är ett bra sätt att använda tiden effektivt och se till att alla får säga sitt.

6. Visa personlighet – Möten kan vara tråkiga, i synnerhet online, via telefon och virtuellt, och du ser inte på människors kroppsspråk om de följer med i dina resonemang. Salta och peppra med personlighet för att undvika att åhörarna tappar fokus. Var lika personlig som du hade varit om de hade suttit i samma rum, för att inte säga mer. En hög energinivå fångar åhörarna och får dem att fokusera på de ämnen du tar upp. Ta för vana att ställa direkta frågor och be om deras synpunkter på det du tar upp. Då vill de inte tappa bort sig. Om alla engagerar sig i mötet går det snabbt att ta sig igenom dagordningen och du kan ta upp mer material på mindre tid.

Se till att hålla mötet kvar på det uttänkta spåret, oavsett format. Genom att förbereda dig väl och engagera kollegorna håller du tydliga möten och når de uppsatta målen.

Är din organisation anpassad för millenniegenerationen? Gör vårt test.

Relaterade produkter

en bärbar Surface-dator med Word

Kom igång med Office 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu