Är ni redo att hålla storskaliga, virtuella presentationer?


När det gäller storskaliga, virtuella möten finns unika behov och betänkligheter som IT-teamet måste ha i åtanke om ni ska kunna leverera en virtuell upplevelse av hög kvalitet. Vad gör er IT-avdelning för att ni ska kunna hålla storskaliga, virtuella presentationer, förutom att välja rätt programvara för virtuella möten?

Identifiera vilken typ av lösning för virtuella möten du behöver

Avgör först när ni bör hålla storskaliga, virtuella möten istället för att använda någon annan videomöteslösning, så att inte IT-teamet förbereder teknik i onödan.

Om du behöver en storskalig lösning för era virtuella möten finns det några saker som IT-teamet behöver tänka på för att alla ska få en upplevelse av hög kvalitet, som logistiken på platsen och sändningens bandbredd.

Logistiken där presentationen ska hållas

Se till att den plats du väljer uppfyller de tekniska behoven under presentationen. Det här är några viktiga faktorer:

  • Kapacitet för internet/Wi-Fi.
  • Datorernas tillgänglighet och funktioner (till exempel webbkameror).
  • Installerade uppdateringar (så att du undviker nedladdningar i sista minuten).
  • Antal uttag, extra internetanslutningar och andra anslutningsfaktorer.
  • Utrymme för extra personer, kameror och utrustning så att någon från IT-teamet kan vara på plats och ge support under presentationen.

Bästa möjliga sändningsbandbredd

Både några veckor innan och samma dag som presentationen ska du kontrollera att företagets internetanslutning är tillräckligt stark för sändning i HD. Det här är viktigt av två skäl: sändning och direktuppspelning. Kommer till exempel personer som deltar på samma plats hämmas av sändningens bandbreddsförbrukning när de tittar? Kan nätverket hantera storskaliga och samtidiga sessioner, eller behöver du någon programvarubaserad lösning för mediedistribution? Även om du inte kan påverka bandbredden hos de som deltar via fjärranslutning så kan du se till att anslutningen som används till att sända det virtuella mötet är redo för uppgiften.

none

Den definitiva mötesguiden

Lär dig att effektivt hålla bästa möjliga möten i din organisation.

Hämta e-boken

Andra viktiga faktorer

Även om det här inte ligger på IT-avdelningens bord så finns det element i en storskalig sändning som kan ställa till problem för ditt team.

  • Kamerakvalitet – oavsett om du sänder med en inbyggd webbkamera eller en extern enhet så bör du använda en kamera av hög kvalitet som filmar i HD.
  • Ljudkvalitet – ett obalanserat eller för högt/lågt ljud stör publiken. IT-avdelningen kan hjälpa till genom att kolla upp vilka mikrofoner som är best, och se till att den andra tekniken i rummet inte heller stör sändningen.

Tystnad, tagning!

Utsända möten är ett utmärkt format för att förmedla ett budskap till en stor publik oavsett var de befinner sig. Om presentationen håller låg kvalitet är det dock troligt att deltagarna tappar intresset. Skype-möte – sändning är utrustat för att nå upp till 10 000 deltagare på en säker och välbekant plattform, och det är två funktioner som står i fokus: lösningen ska vara enkel att använda och möteskvaliteten ska vara så hög som möjligt. När du lärt dig att göra sändningar i proffskvalitet kan du skapa engagerande presentationer oavsett publik.

Relaterade produkter

en bärbar Surface-dator med Word

Kom igång med Office 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu