Gör innehållet smidigare att hantera med innehållshantering för företag


Marknadsföringsmaterial, kontrakt, e-postmeddelanden, kundpresentationer, kalkylblad, textfiler, .pdf-filer, foton, videor, formulär, fakturor och CV:n från jobbsökande. Både små och stora organisationer skapar enorma mängder innehåll. Och även om det är enkelt att skapa det här innehållet så är det inte enkelt att hålla ordning på det.

Det är här som lösningarna för innehållshantering för företag (ECM) kommer in. Med en sådan kan du organisera och hantera ditt innehåll under hela livscykeln, från skapande till arkivering. Men alla system för innehållshantering för företag är naturligtvis inte skapade på samma sätt. Låt oss därför titta närmare på några av de funktioner som kan hjälpa dig att organisera innehållet (och hålla det tillgängligt) samtidigt som teamet kan arbeta mer effektivt.

  • Ett enda datalager för olika typer av innehåll: När du väljer en ECM-tjänst där du kan lagra video, kalkylblad, bilder, textdokument och mycket annat på en och samma plats så kan du förvara alla filer för ett visst projekt eller initiativ tillsammans.
  • Skapa huvudmappar med ett i stort sätt oändligt antal undermappar: Om du har ett projekt eller initiativ som är pågående eller sker varje år kan du då helt enkelt skapa en huvudmapp för exempelvis Städning av gångvägar och sedan skapa undermappar för varje år det utförs arbete i initiativet. I de här undermapparna kan du sedan skapa flera undermappar för kategorier som kontrakt, friskrivningsformulär, marknadsföringsmaterial och mycket annat.
none

Så kan ett molnbaserat samarbete främja innovationen

IDG höll en undersökning bland organisationer kring hur de använder molnbaserade samarbetslösningar och vad de uppnår med dem

Hämta den kostnadsfria rapporten
  • Redigera enkelt egenskaper och metadata för dokument: När du kan hitta och redigera metadata för en fil inifrån ett dokument kan du både spara tid och se till att filerna har rätt uppmärkning för senare sökningar.
  • Reglera åtkomsten till information: Alla i organisationen behöver inte ha åtkomst till varje dokument. Med ett ECM där du kan tillämpa definierade behörigheter för dokument, grupper av filer, hela avdelningar i systemet eller systemet självt och få god kontroll över vem som ser vad.
  • Samarbeta: I vissa ECM-lösningar kan du skapa arbetsflöden för dokument där du kan spåra ändringar och samarbeta med andra i dokumentorienterade processer i de program du redan använder.
  • Spela upp medieinnehåll från företagets innehållshanteringssystem: Organisationer som använder video och ljudfiler kan spara mycket tid eftersom det går att spela upp media direkt från ECM-systemet, vilket minskar antalet steg som krävs för att visa eller lyssna på innehållet.
  • Lagra och skydda affärsposter och viktiga juridiska filer: Med ett säkert datalager kan du se till att dina poster inte bara lagras i ett låst sluttillstånd, utan att de även är enkla att hitta och hämta om du behöver dem i något granskningsärende. Eftersom åtkomsten till alla dokument är så praktisk kan du dessutom sänka dina identifieringskostnader.
  • Sökning efter nyckelord: Med en EMC-tjänst där användarna kan söka efter dokument och information med hjälp av nyckelord så kan ditt team hitta filer de kanske inte ens kände till, men som är relevanta för ett projekt som teamet arbetar med. Det kan både spara tid och göra arbetet mer effektivt. Det bör bland annat gå att söka i dokumenttext, metadata, anteckningar. Dessutom bör det även gå att söka efter dokument baserat på när det skapades.
  • Tillgängliga från en mängd olika enheter: När du väljer en innehållshanteringslösning för företaget som är avsedd att användas på stationära och bärbara datorer, surfplattor och telefoner så kan användarna komma åt de filer som behövs när som helst, oavsett om de är på kontoret, jobbar hemma, är på resa eller på möte utanför kontoret.

Med en innehållshanteringstjänst för företaget kan du göra teamets kommunikation, projektarbetet och även juridiska granskningar enklare, eftersom du kan lagra, skydda, hitta, redigera och skapa både filer och dokument på en enda plats. Och oavsett om organisationen bara har några få anställda på ett enda kontor, eller om den består av tusentals personer världen över, så kan du organisera dig bättre med ett innehållshanteringssystem för företag.

Relaterade produkter

en bärbar Surface-dator med Word

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu