Så ser det moderna mötet ut


Tyck vad du vill om dem. Mötena är här för att stanna. Möten är ett kommunikationsverktyg: här får teamen viktig information, träffas och diskuterar konstruktivt. Men alla möten är inte produktiva. Faktum är att USA:s arbetsmarknadsdepartement beräknar att företag varje år förlorar 37 miljarder dollar på onödiga möten. Betänk att anställda spenderar 37 procent av sin tid i möten nuförtiden. Då är det uppenbart att vi bör fundera över hur vi kan få ut så mycket som möjligt av tiden.

Lyckas med moderna möten

Kom ihåg att det finns både hårda och mjuka kostnader för möten, såväl digitala som fysiska. Om du lyckas balansera de två kan du integrera ny teknik och traditionella tillvägagångssätt.

Allt eftersom tekniken har utvecklats har takten höjts på arbetsplatserna. När varje minut räknas i organisationen gör ljud- och videokonferenser det enklare för de anställda att hantera sin tid. Vid ljudkonferenser kan anställda och andra helt enkelt delta i mötet, lägga fram sin information och därefter fortsätta dagen utan att behöva lämna kontoret. Videokonferenser är ett bra sätt att kommunicera med distansarbetande personal: via skärmarna är det enkelt att tala på ett personligt sätt med flera anställda i flera tidszoner. De här resurserna knyter samman teamen. De kan ofta ersätta affärsresor, och det är positivt för såväl budgeten som miljön.

none

Den definitiva mötesguiden

Lär dig att effektivt hålla bästa möjliga möten i din organisation.

Hämta e-boken

Det går naturligtvis inte att komma ifrån att möten ansikte mot ansikte ger en känsla som är svår att återskapa i virtuella gränssnitt. När du interagerar med en ny kund kan ett faktiskt möte bygga samförstånd och lägga en god grund för en långsiktig relation. Det skrivs mycket negativt om möten, men 92 procent av deltagarna ser möten som en möjlighet att bidra. Det indikerar att lyckade möten kan göra människor nöjdare med sitt jobb. Nöjdare anställda betyder lägre personalomsättning.

Enligt Verizons undersökning erkänner 90 procent av mötesdeltagare att de dagdrömmer och missar hela eller delar av möten. 70 procent säger att de har tagit med annat arbete till möten. Det är uppenbart att det behövs nytänkande. Tänk dig all den produktivitet vi kunde frigöra om vi kunde omarbeta hela konceptet med möten.

Tänka nytt kring moderna möten

Sättet vi håller möten på förändras hela tiden, med ny teknik, trender inom arbetssätt och ekonomiska svängningar. BlueJeans genomförde nyligen en undersökning som visar att 25 procent av alla möten har minst en deltagare som närvarar via videolänk. Den ökade användningen av videosamtal kan bero på att vi arbetar allt mer deltid och som frilans. Under senare år utgör den här typen av medarbetare ungefär 40,4 procent av arbetsstyrkan.

Vad lär vi av det här? Det är viktigt för företag och deras anställda att integrera både digital och fysisk teknik när möten hålls. Det är framtiden.

Men hur kan det här gå till? Var är det bäst att hålla möten, fysiskt eller digitalt? Svaret skiljer sig åt mellan olika företag, men vissa innovationer kan ge bättre produktivitet hos i stort sett alla.

  • Digital teknik möjliggör enkel anslutning där vi väver samman bild och ljud. Undersökningar och telemetri som mäter aktiv tid och anslutningstid visar att anslutningstiden har minskat från ungefär tre minuter till under en minut.
  • Den fysiska tekniken har förbättrats och tillhandahåller ljud- och bildtjänster baserat på enhetstyp, trådansluten eller trådlös och företagsnätverk (inom eller utanför). I bästa fall ger de här förbättringarna en högkvalitativ mötesupplevelse för såväl distansdeltagare som anställda på plats.
  • Vissa organisationer har börjat använda nya metoder, exempelvis interaktiva skrivtavlor, för att verkligen dra nytta av utvecklingen. Innovativa samarbetslösningar som flertrycksskärmar, responsiva skrivupplevelser och inbyggda videokonferensfunktioner, kan göra stor skillnad.

I dag upplever 28 procent av chefer att möten är slöseri med tid. Men om möten används effektivt kan de vara en möjlighet att knyta samman teamet och få dem att tänka innovativt och samverka. Alla har glädje av att möten skapas med ett helhetstänkande som ger en högkvalitativ upplevelse, oavsett roll i organisationen. Det gäller såväl anställda som chefer och frilansare.

Relaterade produkter

en bärbar Surface-dator med Word

Kom igång med Office 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu