Så kan dina medarbetare hålla bättre onlinemöten genom att lära sig av IT-teamet


Med fler anställda som arbetar på distans och medan de reser har videokonferenser blivit ett allt viktigare sätt att kommunicera. Online-möten blir allt viktigare för kommunikation och samarbete inom företag.

Ge de anställda fördelar genom att arbeta med IT-teamet och se till att de har de resurser de behöver för virtuella möten och vet hur de använder tekniken. Att se till att de anställda vet hur de hanterar videokonferenser sparar även tid för IT-teamet.

Kontrollera inställningarna i förväg

Innan mötet ska de anställda stämma av med IT-avdelningen så att de har nödvändiga tillägg och uppdaterad teknik. Några minuter innan mötet bör de anställda dessutom kontrollera att kameror och mikrofoner fungerar som de ska.

Förhindra onödiga kommunikationsproblem

Det är vanligt med eftersläpningar och osynkroniserat ljud och bild, ofta på grund av problem med nätverksanslutningen. De anställda kan se till att detta inte påverkar mötena genom att be IT-teamet konfigurera nätverksinställningarna så att trafik relaterad till videokonferenslösningen prioriteras för anställda som ansluter inom kontorsnätverket. Antalet personer som ansluter utifrån kan också påverka anslutningen. Anställda bör därför bara bjuda in relevanta deltagare och om möjligt försöka samla flera deltagare på samma anslutning.

none

Den definitiva mötesguiden

Lär dig att effektivt hålla bästa möjliga möten i din organisation.

Hämta e-boken

IT-insikter kan göra möten bättre

Dagens lösningar för virtuella konferenser har så många funktioner att de anställda inte alltid vet vilka funktioner de har tillgång till under onlinemöten. IT-teamet kan ge de anställda råd om hur de kan använda chattrum i konferensprogrammet, samarbeta på virtuella whiteboardtavlor och använda verktyg för direkt fildelning under nästa onlinemöte.

Ta fram och dela en lista med tips

Ett bra sätt att förbättra onlinekonferenser är att de anställda och IT-teamet tillsammans tar fram tips som kan delas inom företaget och som ser till att virtuella möten genomförs på bästa sätt. Alla organisationer är olika och alla har sina egna unika saker att ta hänsyn till men det här är några tips som hjälper dig komma igång med en IT-checklista för de anställda:

        
  • När en extern mikrofon används kan organisatörer och deltagare behöva växla från standardinställningen ”inbyggt ljudkort” och välja mikrofonen som ljudenhet.
  •     
  • Undvik oavsiktligt bakgrundsljud som stör samtalet och sänker kommunikationshastigheten genom att se till att de anställda ber mötesdeltagarna stänga av mikrofonerna tills de vill tala.
  •     
  • Deltagare som ska dela sin skärm bör förbereda allting innan för att undvika problem under mötet. Att öppna flikar eller filer under ett möte kan göra kommunikationen långsammare och leda till eftersläpningar på skärmen.

Relaterade produkter

en bärbar Surface-dator med Word

Kom igång med Office 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu