สถานะของการประชุมสมัยใหม่


ไม่ว่าจะชอบหรือเกลียดการประชุมก็ตาม เราก็ยังต้องมีการประชุมอยู่ดี ในฐานะเครื่องมือการติดต่อสื่อสาร การประชุมให้ข้อมูลเชิงลึกของทีม การเชื่อมต่อในเวลาจริง และการสนทนาเชิงสร้างสรรค์ แต่บางครั้ง การประชุมอาจไม่ประสิทธิภาพ ในความเป็นจริง สำนักงาน แรงงานในสหรัฐฯ ประเมินว่า ธุรกิจต่างๆ เสียเงิน 37 พันล้านเหรียญในการประชุมที่ไม่จำเป็นทุกปี เนื่องจาก 37 เปอร์เซ็นต์ของเวลาของพนักงานถูกนำไปใช้ในการประชุม ในปัจจุบัน จึงควรพิจารณาวิธีที่เราประชุมเพื่อแจ้งสไตล์การจัดการและกลยุทธ์ทางธุรกิจที่กำลังเติบโตของเรา

ปัจจัยความพึงพอใจของการประชุมสมัยใหม่

เมื่อพิจารณากลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณ คุณควรตระหนักถึงต้นทุนหลักและต้นทุนปลีกย่อยของการประชุม ไม่ว่าจะเป็นแบบดิจิทัลหรือแบบกายภาพ การปรับสมดุลสิทธิประโยชน์ของแต่ละต้นทุนจะส่งผลให้เกิดแนวทางแบบรวมกับเทคโนโลยีใหม่ๆ และแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจแบบดั้งเดิม

เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้า ที่ทำงานสมัยใหม่ก็พัฒนาไปด้วย ในองค์กรที่เวลาทุกนาทีมีค่า การใช้บริการ เช่น การประชุมผ่านเสียงหรือวิดีโอ ช่วยลดความต้องการของพนักงานในการจัดการเวลา ด้วยการประชุมผ่านเสียง พนักงานและผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าร่วมการสนทนา ให้ข้อมูลที่ป้อนเข้า และทำงานต่อโดยไม่ต้องออกจากสำนักงาน ด้วยการประชุมทางวิดีโอ คุณไม่จำเป็นต้องเรียกรวมพนักงานที่อยู่ไกลอีกต่อไป หน้าจอช่วยให้คุณสนทนากับพนักงานหลายคนทุกโซนเวลาได้ นอกเหนือจากการรวมทีมของคุณแล้ว ทรัพยากรเหล่านี้อาจแทนที่การเดินทางทางธุรกิจ ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

none

สุดยอดคู่มือการประชุม

เรียนรู้วิธีสร้างการประชุมที่ดีที่สุดเท่าที่เป็นไปได้สำหรับองค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล

รับ eBook (ภาษาอังกฤษ)

แน่นอนว่า การประชุมตัวต่อตัวมีองค์ประกอบของมนุษย์ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่มีอยู่ในส่วนติดต่อเสมือน เมื่อโต้ตอบกับไคลเอ็นต์ใหม่ การประชุมด้วยตนเองสามารถช่วยสร้างความสามัคคี และสร้างรากฐานสำหรับความสัมพันธ์แบบมืออาชีพที่ยั่งยืน และแม้จะมีข่าวเชิงลบเกี่ยวกับการประชุม 92 เปอร์เซ็นต์ของผู้เข้าร่วมการประชุมให้ความสำคัญกับการประชุมว่าเป็นโอกาสในการมีส่วนร่วม ชี้ให้เห็นว่าการประชุมที่ประสบความสำเร็จอาจเป็นปัจจัยสำคัญต่อความพึงพอใจในงานของพนักงาน และความพึงพอใจที่มากขึ้นของพนักงานหมายถึงการหมุนเวียนที่ลดลง

ตามแบบสำรวจของ Verizon 90 เปอร์เซ็นต์ของผู้เข้าร่วมการประชุมยอมรับว่าฝันกลางวัน พลาดการประชุมทั้งหมดหรือบางส่วนของการประชุม ขณะที่ 70 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่า พวกเขานำงานอื่นไปทำในการประชุม เห็นได้ชัดว่าการประชุมที่เรารู้จักจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง ลองคิดถึงประสิทธิภาพใหม่ๆ ที่เราอาจค้นพบได้ถ้าเรากำหนดแนวคิดของการประชุมโดยรวมใหม่

การเปลี่ยนแปลงคำจำกัดความของการประชุมสมัยใหม่

ภายใต้เทคโนโลยีใหม่ แนวโน้มการจ้างงาน และการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ การประชุมในปัจจุบันมีการพัฒนาอยู่ตลอด การศึกษาล่าสุดโดย BlueJeans พบว่า 25 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมมีผู้เข้าร่วมทางวิดีโอบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างน้อยหนึ่งราย การเพิ่มขึ้นของวิดีโอบนอุปกรณ์เคลื่อนที่นี้อาจเป็นผลจากการเพิ่มขึ้นของพนักงานนอกเวลาหรือฟรีแลนซ์ ในไม่กี่ปีที่ผ่านมา พนักงานสัญญาจ้างเหล่านี้มีประมาณ 40.4 เปอร์เซ็นต์ของบุคลากรสมัยใหม่

สิ่งสำคัญคืออะไร เพื่อให้ธุรกิจและพนักงานได้เพลิดเพลินความสำเร็จในอนาคต การประชุมในปัจจุบันต้องรวมเข้ากับเทคโนโลยีดิจิทัลและทางกายภาพ

แต่จะมีลักษณะอย่างไร สถานที่จัดการประชุมที่เหมาะสมคือแบบกายภาพหรือดิจิทัลกันแน่ คำตอบจะไม่เหมือนกันสำหรับทุกธุรกิจ แต่มีนวัตกรรมบางอย่างที่สร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในทุกองค์กร

  • เทคโนโลยีดิจิทัลทำให้การเชื่อมต่อแบบสัมผัสเดียวเป็นที่นิยม ซึ่งจะนำเอาการฉายภาพและเสียงรวมเข้าด้วยกัน แบบสอบถาม และการวัดและส่งข้อมูลทางไกลสำหรับการวัดความสำเร็จและเวลาการเชื่อมต่อได้ แสดงการปรับปรุงการเชื่อมต่อจากเวลาเฉลี่ยนสามนาทีเป็นน้อยกว่าหนึ่งนาที
  • ความก้าวหน้าในเทคโนโลยีทางกายภาพจะช่วยให้บริการ A.V. ตามชนิดอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นการโทรแบบมีสายหรือแบบไร้สาย ภายในหรือภายนอกเครือข่ายขององค์กร ตามหลักการ การปรับปรุงเหล่านี้จะช่วยให้ประสบการณ์การประชุมที่มีคุณภาพสูงสำหรับผู้เข้าร่วมระยะไกลและพนักงานภายในองค์กรเหมือนกัน
  • บางองค์กรได้ใช้วิธีการใหม่ เช่น ไวท์บอร์ดดิจิทัล เพื่อให้แน่ใจว่าความก้าวหน้าเหล่านี้จะมีส่วนช่วยเหลือ โซลูชันการทำงานร่วมกันแบบทีมนวัตกรรม เช่น การแสดงแบบมัลติทัช ปากกาที่ตอบสนองและประสบการณ์ในการใช้หมึก และการประชุมทางวิดีโอที่มีอยู่แล้วภายในจะช่วยปรับปรุงสถานะของการประชุมสมัยใหม่

ตามที่เห็นในปัจจุบัน 28 เปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการเชื่อว่าการประชุมเป็นเรื่องเสียเวลา แต่เมื่อใช้อย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมให้มากกว่าเพียงแค่กรอบงานสำหรับสร้างกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณ การประชุมสร้างโอกาสในการเชื่อมต่อ นวัตกรรมและการทำงานร่วมกันระหว่างทีมของคุณ ไม่ว่าบทบาทในองค์กรของคุณจะเป็นอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน ผู้บริหาร หรือฟรีแลนซ์ ทุกคนสามารถใช้สิทธิประโยชน์จากแนวทางแบบองค์รวมเพื่อประสบการณ์การประชุมที่มีคุณภาพสูง

ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

หน้าจอแล็ปท็อปที่มี word อยู่

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย