การทำงานด้วยวิธีใหม่ๆ: การใช้ซอฟต์แวร์แผนผังการทำงานแบบไม่เหมือนใคร


ซอฟต์แวร์แผนผังการทำงานใดก็ตามที่สมควรนำมาใช้จะมาพร้อมกับฟีเจอร์พื้นฐานตามมาตรฐานบางอย่าง: เค้าโครงและรูปร่างเทมเพลต การจัดรูปแบบอัตโนมัติ ความเข้ากันได้กับระบบคลาวด์ ตัวเลือกขั้นสูงอื่นๆ ที่พิเศษและเหนือชั้น ทำให้สามารถลิงก์ไดอะแกรมกับแหล่งข้อมูลภายนอกได้ การลิงก์ข้อมูลจะทำให้ผู้ใช้สามารถอัปเดตแผนผังการทำงานได้อย่างง่ายดายโดยการเปลี่ยนข้อมูลที่จัดเก็บในสเปรดชีตหรือฐานข้อมูล SQL ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีการแชร์แผนผังการทำงานกับทั้งทีม เนื่องจากสามารถสื่อสารการเปลี่ยนสถานะที่สำคัญบนอุปกรณ์ทุกชนิดและทุกตำแหน่งที่ตั้งได้อย่างง่ายดายและทันที การใช้งานการลิงก์ข้อมูลทั่วไปรวมถึงการจัดการงบประมาณและการติดตามการลาพักร้อน

คุณอาจสามารถจินตนาการได้แล้วว่าการลิงก์ข้อมูลทำให้ซอฟต์แวร์แผนผังการทำงานระดับสูงมีประโยชน์รอบด้าน หนึ่งในสถานการณ์สมมติคือคุณอาจถูกจำกัดด้วยจินตนาการของคุณเองมากกว่าสิ่งอื่นๆ หากเป็นเช่นนั้น ต่อไปนี้คือแนวคิดเล็กน้อยเพื่อช่วยให้คุณคิดได้อย่างสร้างสรรค์

การจัดสรรทรัพยากร

บุคคลที่มีหน้าที่จัดการและจัดสรรเวลาและทรัพยากรของทีมมักจะพบกับความยากลำบาก พวกเขาต้องการข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความพร้อมทำงานของผู้ที่เกี่ยวข้องตลอดเวลา ซึ่งในบางครั้ง อาจไม่มีข้อมูลนั้น และเมื่อเป็นเช่นนั้น ข้อมูลอาจอยู่ในรูปแบบและข้อความต่างๆ ที่กระจัดกระจายกัน ความชื่นชอบอาจเป็นฮับศูนย์กลางของข้อมูลที่เชื่อถือได้ ซึ่งถูกสื่อผ่านภาพง่ายๆ โชคดีที่การลิงก์ข้อมูลสามารถทำให้นำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ได้จริง

none

ทำให้ข้อมูลของคุณดูมีชีวิต

เรียนรู้วิธีสร้างเรื่องราวที่น่าสนใจและสวยงาม ซึ่งแสดงภาพข้อมูลของคุณได้อย่างเหมาะสม

รับ eBook ฟรี (ภาษาอังกฤษ)

สิ่งที่ต้องทำ:

  1. สร้างไดอะแกรมพื้นฐานที่ไอคอนหรือรูปภาพที่แสดงแทนสมาชิกทุกคนของทีมโครงการ
  2. ลิงก์ไดอะแกรมนี้กับสเปรดชีตที่แชร์ที่ผู้ร่วมงานสามารถทำเครื่องหมายชั่วโมงที่พร้อมทำงานโดยประมาณของพวกเขาได้
  3. เลือกวิธีการแสดงความพร้อมทำงานของผู้ร่วมงานแต่ละรายในไดอะแกรม — การเปลี่ยนสี รูปร่าง เป็นต้น
  4. มอบหมายงานอย่างมั่นใจและอ้างอิงความรู้ที่รวบรวมจากสถานะของผู้ร่วมงานแต่ละรายอย่างรวดเร็ว

การจองพื้นที่ที่เหมาะสม

ที่ทำงานที่พวกเรารู้จักดีกำลังเปลี่ยนแปลงไป กำแพงกั้นและสำนักงานกำลังปรับตัวให้เหมาะกับพื้นที่ที่ยืดหยุ่นและสามารถทำงานร่วมกันได้ เปลี่ยนโต๊ะทำงานให้เป็นแล็ปท็อปและความคล่องตัวภายในสำนักงาน ด้วยการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ หลายๆ บริษัท โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ที่มีหลายชั้นหรือหลายอาคาร อาจจะต้องการมีระเบียนที่อัปเดตอยู่ตลอดเวลาของพื้นที่ทำงานที่ว่างและที่ถูกจองแล้วให้กับพนักงาน การลิงก์ข้อมูลสามารถให้โซลูชันง่ายๆ

สิ่งที่ต้องทำ:

  1. สร้างไดอะแกรม (หรือหลายไดอะแกรม) ที่แสดงแผนผังสำนักงานของบริษัท
  2. ลิงก์ไดอะแกรมนี้กับสเปรดชีตที่แชร์ที่พนักงานสามารถจองห้องหรือพื้นที่ตามเวลาที่ระบุได้
  3. เลือกวิธีการแสดงข้อมูลเมื่อห้องหรือพื้นที่ถูกจองแล้ว
  4. แชร์ไดอะแกรมทั่วทั้งบริษัทเพื่อให้ทั้งทีมทราบพื้นที่ที่ยังว่างอยู่

การแสดงความคืบหน้า

ซอฟต์แวร์แผนผังการทำงานเหมาะสมอย่างมากสำหรับการแสดงกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ แต่ก็ยังเหมาะสมสำหรับการกำหนดขั้นตอนของแต่ละโครงการอีกด้วย ไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์สำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการดังกล่าว และเมื่อผู้ร่วมงานทั้งหมดสามารถดูสิ่งที่ทำเสร็จแล้วและสิ่งที่ต้องทำต่อไป จะทำให้การหยุดชะงักลดลงอย่างมาก การลิงก์ข้อมูลสามารถทำเช่นนั้นได้

สิ่งที่ต้องทำ:

  1. สร้างไดอะแกรมที่มีไอคอนหรือรูปภาพที่แสดงแทนแต่ละขั้นตอนของโครงการและการมีส่วนร่วมของผู้ร่วมงานแต่ละราย
  2. ลิงก์ไดอะแกรมกับสเปรดชีตที่แชร์ที่ผู้ร่วมงานสามารถทำเครื่องหมายงานที่เสร็จเรียบร้อยแล้ว
  3. เลือกวิธีการแสดงข้อมูลเมื่องานเสร็จเรียบร้อยแล้ว
  4. แชร์ไดอะแกรมกับทั้งทีมโครงการเพื่อให้ทุกคนทราบถึงสิ่งที่ต้องทำและเวลาที่ต้องทำให้เสร็จ การติดต่อสื่อสารด้วยภาพจะทำให้บุคคลจากเบื้องหลังทั้งหมดแบ่งส่วนข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว เมื่อใช้ซอฟต์แวร์แผนผังการทำงานที่เหมาะสม คุณจะสามารถช่วยป้องกันการติดต่อสื่อสารที่ผิดพลาดและการเข้าใจผิดได้ คุณจะใช้งานอย่างไร

ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

หน้าจอแล็ปท็อปที่มีข้อความอยู่

เริ่มต้นการใช้งานด้วย Microsoft 365

นี่คือ Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย