Ekibinizin kullanmadığı 5 proje yönetim yazılımı özelliği


Proje yöneticileri ve ekiplerin, projeleri hızlı ve kolay bir şekilde yürütebilmek için yerleşik şablonlardan zamanlama araçlarına, cihazlar arasında anında işbirliğinden kolay erişime kadar pek çok olanak sağlayan doğru bir proje yönetim yazılımı ile üretkenliklerini artırdığı artık bilinen bir gerçek. Peki kurumlar kendileri için uygun olacak bazı araçları gözden kaçırıyor olabilir mi?

Kısa süre önce yapılan bir çalışmaya göre, en çok istenen proje planlama araçları dosya paylaşımı, zaman izleme, e-posta tümleştirmesi ve Gantt grafikleri içeren araçlar. Bu hiç şaşırtıcı değil. Peki kurumların kullanma olasılığı düşük olan yararlı uygulamalar hangileri? İlginç olan görüntülü sohbet, gerçek zamanlı sohbet, sosyal medya tümleştirmesi ve mobil erişimin proje yönetim yazılımında açıkça unutulan özellikler arasında yer almasıdır. Ama iletişim başarılı bir proje yönetiminin en önemli yönü olarak belirtilirken, proje yöneticileri bir altın madenini gözden kaçırıyor olabilirler mi? Şimdi yararlanılmayan beş kaynağa yakından bakalım, bunların projeleri kolayca ve daha verimli yürütmeye nasıl yardımcı olabileceklerini görelim:

1v 2. Görüntülü/gerçek zamanlı sohbet—Tümleşik iletişim araçları bulunan bir proje yönetim yazılımı seçilmesi, proje ekibi üyelerinin projenin içinden ses, görüntü veya sohbet kullanarak işbirliği yapmalarına olanak tanır. Ekibin başarısı açısında bu ne kadar önemlidir? Project Management Institute'un (PMI) raporuna göre şirketler, projelerin başarısızlığında en büyük nedenlerden biri olarak iletişimin kötü olmasını belirtmektedir. Önemli konuşmaları hızlı ve güvenli bir şekilde iletmek üzere tasarlanmış araçları kullanarak iki kapı ötenizdeki veya dünyanın diğer ucundaki ekip üyeleriyle gerçek zamanlı olarak iletişim kurulabilmesi projenin başarısında kilit bir rol oynayabilir.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Bağlantılı çalışma alanının 4 sırrı

Çalışma yöntemlerimiz son yıllarda kökten bir değişime uğradı. Sürekli değişen bir iş ortamında avantajlı konumunuzu nasıl koruyabileceğinizi öğrenin.

EKİTABI ALIN (İngilizce)

3. Sosyal medya tümleştirmesi—Sosyal medya artık Facebook güncellemeleri ve son eğilimlerle ilgili tweet'lerin çok ötesinde, ekipler ve proje katılımcıları arasındaki iletişim düzeyini artırma aşamasına geldi. Yapılan araştırmada sosyal medyanın “havadan sudan konuşmaları” kolaylaştırdığı, bunun sonucunda da “yakınlık kurmaya ve daha besleyici, destekleyici, işbirliğine ve güvene dayalı bir ortam oluşturmaya yardımcı olan tanışıklığı desteklediği" ortaya çıktı. Başarılı bir proje yürütmeye yardımcı olmak için bu avantajlardan yararlanılmaması için bir neden var mı? Örneğin SharePoint'teki özel Yammer haber akışları gibi kurumsal sosyal özellikleri olan bir yazılım kullanmak, iş arkadaşlarıyla proje ayrıntılarıyla ilgili gerçek zamanlı iletişim kurmak için yararlı olabilir.

4. Mobil erirşim—Windows, iOS ve Android üzerinde çalışan bir yazılım kullanmak, herkesin görevlerini kendi seçtikleri cihazda güncelleştirmelerini ve hareket halindeyken zaman çizelgelerini ve raporlarını görüntülemelerini sağlamak açısından kritik önem taşır. Zaman izleme özelliği başarılı bir proje yönetiminin son derece kritik bir bileşeni olarak listelenirken, ekip üyelerinin hareket halindeyken güncelleştirme göndermelerine de olanak tanıyan bir çözüm bulmak önemlidir. Gelişmiş zaman ve görev girişi, proje yöneticilerinin daha çabuk ve bilinçli kararlar alabilmeleri için anında görünürlük elde etmelerini sağlar.

5. Sponsor dostu ayarlar—"Yüksek performanslı" olarak etiketlenen projelerin yüzde 80'den fazlasının etkin olarak projeye katılan sponsorları vardır. Araştırmalar projeyi baştan sona destekleyen bir yönetici sponsorun projenin başarısında kritik önem taşıdığını tekrar tekrar gösterdi. Sponsor gündelik görevlere katılmasa da, projenin ilerleme durumu ve avantajlarını yakından izleyip gerektiğinde ekibe destek getirebilmesi, mümkün olduğunca yardıma koşabilmesi için yeterli erişime sahip olmalıdır. Bunun yanı sıra, Proje Yönetim Ofisi'nizin (PMO) veya sponsorunuzun yardıma gerek duymadan Proje Portföy Yönetimi (PPM) ayarlarını değiştirebileceği yazılımlarınızın olması önemlidir.

Giderek daha çok ekip uzaktan, hatta küresel ölçekte çalışmaya başladıkça, iletişim becerileri ve zaman yönetimi hiç olmadığı kadar önem kazanmış durumdadır. Proje katılımcılarının hareket halindeyken yönetim işlemleri yapmasına ve en son güncelleştirmeleri, konuşmaları ve proje zaman çizelgelerini özel bir proje sitesi aracılığıyla hızla paylaşmasına olanak tanıyan araçlardan yararlanılabilmesi, herkesin bağlantıyı sürdürmesini ve bilgi sahibi olmasını sağlar. Proje performansıyla ilgili daha fazla görünürlük elde etme, bütçeleri düşürme ve tasarrufları artırma gibi çeşitli konularda daha fazla bilgi edinin.

İlgili ürünler

üzerinde word gösterilen surface dizüstü bilgisayarı

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın