Proje planlarının başarısını önleyen, iyi bilinmeyen 6 neden


Kötü projelerin maliyeti yüksek olur. Bir Project Management Institute (PMI) çalışmasına göre kurumlar, proje ve programlara yatırdıkları her 1 milyar dolar için 109 milyon dolar gibi akıl almaz bir tutar kaybediyor. Proje ne kadar büyük olursa başarısızlığı da o kadar dev ölçekte oluyor. Başka bir sektör raporuna göre, küçük projelerle karşılaştırıldığında büyük projelerin başarısız olma olasılığı 10 kat daha yüksek ve gecikme, bütçesini aşma veya önemli özelliklerinin eksik kalması olasılığı iki kat daha yüksektir. Küçük ve orta ölçekli projeler o kadar fazla risk içermese de böyle bir projede çalışmış herkes onların da kendilerine özgü sorunları olduğunu bilir.

Peki bu dev ve daha küçük başarısızlıkların nedenleri nelerdir? PMI’ye göre proje başarısızlığının yaygın sebepleri arasında kurumun önceliklerinin değişmesi (yüzde 40) ve kaynakların sınırlı olması (yüzde 20) sayılabilir. Bazı nedenler, proje yöneticilerinin kontrolünde değildir. Ancak kontrol edilebilecek nedenler de vardır.

Aşağıda, bir proje planının hızla ters gitmesine neden olabilecek, iyi bilinmeyen altı neden sunulmaktadır:

  1. Statik yöntemler: Günümüzde, projeler birçok değişken parçadan oluşmaktadır. Çeviklik ve esneklik olmaması pazarlama, İK, BT, üretim ve diğer tüm sektörlerdeki her çeşit projenin sonunu getirebilir. Proje yönetimi yazılım çözümleri ve uygulamalarının benimsenmesinin yanı sıra gelişen Çevik Proje Yönetimi, son birkaç yılın trendi olmuştur ve PM Times’a göre “günümüzde ve gelecekte daha da büyük bir önem kazanacaktır.” PricewaterhouseCoopers’a göre karmaşık görevleri tamamlamak için en popüler Çevik altyapı Scrum olup (yüzde 43) onu Yalın ve Test Güdümlü Geliştirme (yüzde 11) ile ekstrem programlama (yüzde 10) takip etmektedir. Çevik kurumlar, Çevik olmayan şirketlere göre gelirlerini yüzde 37 daha hızlı artırmakta ve yüzde 30 daha fazla kâr elde etmektedir. Buna rağmen, şirketlerin ancak üçte birinden daha azı Çevik yaklaşımı sık sık kullandıklarını belirtmektedir.
  2. Alt sınıf yazılım çözümleri: Birçok şirketin yaptığı bir başka hata da kaliteli bir yazılım çözümüne yatırım yapmak yerine sınırlı özelliklere sahip, alt sınıf bir araç satın almaktır. Şaşırtıcı bir şekilde, hiçbir proje yönetim yazılımı kullanmayan şirketler (yüzde 23) vardır. Bununla birlikte, yüksek performanslı şirketler (yüzde 87) proje yönetim (PM) yazılımlarının sağladığı iyileştirilmiş verimlilik ve artan işlevselliğin önemini iyi kavramaktadır. Ancak tüm yazılımlar eşit değildir. Başarılı şirketler, yeni proje yönetim yazılımı seçiminde en önemli özellikler olarak güvenilirlik, tümleştirme kolaylığı ve kullanım kolaylığına işaret etmektedir. İyi yazılımlar ayrıca Office, Office 365, Skype, PowerPoint ve SharePoint gibi her yerde popüler araçlarla sorunsuz bir şekilde birlikte çalışabilmeli ve önde gelen bulut tabanlı proje yönetim hizmetlerini sunarak teknik karmaşıklığı azaltıp bir yandan da esneklik ve güvenlik sağlamalıdır.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Bağlantılı çalışma alanının 4 sırrı

Çalışma yöntemlerimiz son yıllarda kökten bir değişime uğradı. Sürekli değişen bir iş ortamında avantajlı konumunuzu nasıl koruyabileceğinizi öğrenin.

EKİTABI ALIN (İngilizce)
  1. Sanal ekiplerin etkisiz yönetilmesi: Ekipler günümüzde uzaktan ve çoğu zaman tüm dünyaya yayılmış bir şekilde, farklı saat dilimlerinde çalışıyor, üstelik çeşitli dilleri ve kültürleri kapsıyor. Bu nedenle, iletişim becerileri ve zaman yönetimi hiç olmadığı kadar önemli. Paydaşların hareket halindeyken yönetim işlemleri yapmasına ve en son durumları, konuşmaları ve proje zaman çizelgelerini adanmış bir proje sitesi (kaliteli proje yönetim yazılımları tarafından sunulan siteler gibi) aracılığıyla hızla paylaşmasına olanak tanıyan araçlardan yararlanılabilmesi, herkesin birbiriyle bağlantıda kalmasını ve düzenli bir şekilde çalışmasını sağlar.
  2. Üst düzey yönetimden yeterli destek alamama: Üst düzey yöneticiler arasında projede kişisel çıkarı olan, projenizi sonuna kadar savunacak bir destekçinizin olması projelerin başarısında büyük bir rol oynar. Buna rağmen projelerin ancak üçte ikisinden daha azı, net bir rota çizecek ve sorunların giderilmesine yardım edecek, projeyle etkin bir biçimde ilgilenen bir destekçiye sahiptir. Genellikle bu duruma yol açan sorunlardan biri zaman azlığıdır. Bu nedenle bir projeyi başlatmadan önce destekçiler ve proje yöneticileri bir araya gelerek, ayrılacak zaman, raporlama, toplantılar ve sorunların aktarılması gibi konular hakkında konuşmalıdır. Ek olarak, Proje Yönetim Ofisi (PMO) veya destekçinizin yardıma gerek duymadan proje yönetimi ayarlarını değiştirebileceği yazılımlarınızın olması önemlidir.
  3. Kurumun hedef ve stratejileriyle uyumlu olmama: Proje hedeflerinin tanımlanmamış olması, projelerin başarısızlığına yol açan en önemli nedenlerden biridir. Buna rağmen, kurumlar ortalama olarak her beş projeden üçünün kurumsal strateji ile uyumlu olmadığını bildirmektedir. Şirketinizin temel stratejik önceliklerini anlamanız ve ardından projeleri inceleyerek bunların kuruma/departmana ait stratejik hedeflerle ne ölçüde uyumlu olduğunu belirlemeniz çok önemlidir. Böylece projeleri öncelik sırasına dizebilir, düşük öncelikli olan veya genel stratejiyle bir bağlantısı olmayan projeleri sonlandırabilirsiniz. Bu sayede, sadece zaman, emek, para ve kaynaklardan önemli bir tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda iyi projeleri üst düzey yönetimin desteğini alacak şekilde öne çıkarmış olursunuz.
  4. İletişim kopukluğu: PMI çalışmasına göre şirketler, projelerin başarısızlığında en büyük nedenlerden biri olarak iletişimin kötü olmasını belirtmektedir. Neyse ki en son araştırmalar doğru proje yönetim yazılımı satın alındığında ekip içi iletişim ve müşterilerle iletişimin ciddi ölçüde iyileştiğini gösteriyor. Önemli konuşmaları hızlı ve güvenli bir şekilde iletmek üzere tasarlanmış araçları kullanarak iki kapı ötenizdeki veya dünyanın diğer ucundaki ekip üyeleriyle gerçek zamanlı olarak iletişim kurulabilmesi projenin başarısında kilit bir rol oynar.

Basit sorunlardan karmaşık zorluklara kadar bir projenin önüne çıkabilecek çok sayıda tuzak vardır. Ancak her bir tuzağı aşabileceğiniz bir çözüm de bulunabilir. Performansı düşük kurumların, başarısız olan projeler için yüksek performanslı kurumlara oranla neredeyse 12 kat daha fazla kaynak harcadığı günümüzde son derece gerekli bazı değişikliklerin uygulanması her zamankinden daha önemlidir.

üzerinde word gösterilen surface dizüstü bilgisayarı

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın