Proje yöneticisi için mükemmel bir proje planlama kılavuzu


Proje yöneticisi olmak, aynı anda birçok tabağı başarıyla çeviren bir hokkabaz olmaya benzer. Kolay değildir. Sürekli zaman ayırmanız gereken işler, takip etmeniz gereken kişiler, imkansız görünecek kadar kısa bir sürede tamamlanması şart olan bir iş yükü ve daha pek çok zorluk vardır.

Ancak, aynı zamanda şirketinize olağanüstü değer katabilecek önemli bir roldür. PricewaterhouseCoopers tarafından yapılan bir çalışmaya göre başarısız olan projelerin %60’ında başarısızlık nedeni, kaynakların yetersiz olması veya son tarihlerin kaçırılması gibi bir proje yöneticisinin önlemeye yardımcı olabileceği şirket içi sorunlardır.

Ayrıca, gittikçe artan sayıda şirket sağlam bir proje yönetiminin önemini anladıkça bu sektör de büyümektedir. Rakam vermek gerekirse, Project Management Institute tarafından yürütülen ayrı bir çalışmada 2010 ile 2020 yılları arasında dünya çapında 16 milyon yeni proje yönetimi pozisyonunun oluşturulacağı ve sektörün 6,61 trilyon ABD doları kadar büyüyeceği öngörülmüştür. Tüm bunların yanı sıra, proje yönetmek işvereniniz kim olursa olsun çok büyük bir sorumluluktur. İster resmi bir proje yöneticisi olarak çalışın ister belirli bir projede liderlik yapıyor olun, aşağıdaki yedi ipucu yönünüzü belirlemenize ve projenizin başarısı için gerekli hazırlıkları yapmanıza yardımcı olacaktır.

1. İpucu: Proje için net hedefler koyun

Büyük resme bir göz atın ve bu proje ile neler başarmak istediğinize karar verin. Projeyle ilişkisi olan bir müşteri veya şirket dışı bir paydaş varsa doğal olarak hedeflerinizi belirlerken şirket dışı kaynakların da yardımı olacaktır. Dikkate almanız gereken bazı genel hedefler şunlardır:

  • Kapsamın yayılmasını önleme, yani proje kapsamının sürekli genişlemesine engel olma.
  • Belirli bir bütçeyi aşmama.
  • Projeyi her yönden tamamlama.
  • Kaliteli bir iş sunma.
  • İşi zamanında bitirme.
  • Gerekli kaynakları önceden ayarlama.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Bağlantılı çalışma alanının 4 sırrı

Çalışma yöntemlerimiz son yıllarda kökten bir değişime uğradı. Sürekli değişen bir iş ortamında avantajlı konumunuzu nasıl koruyabileceğinizi öğrenin.

EKİTABI ALIN (İngilizce)

2. İpucu: Beklentileri baştan belirleyin

Projenin başarılı olabilmesi için herkesin uyum içinde çalışması gerekir. Proje lideri olarak beklentilerinizi net bir şekilde anlatmanız ve diğerlerinden de beklentilerini belirtmelerini istemeniz projeye başlamadan önce atılacak önemli bir adımdır. Bu beklentiler, ekibinizin koyduğunuz hedeflere nasıl ulaşabileceğini gösteren yolları da içermelidir. Buna ek olarak şunları da dahil etmeniz iyi olur:

  • Teslim edilebilir öğelerin ve son tarihlerin listesi.
  • Kapsam bildirimi.
  • Rol ve sorumlulukların tanımı.
  • Soru-cevap süreci.
  • İletişim planı. Paydaşlar/müşteri ile hangi sıklıkta iletişim kurmayı planladığınızı da içerir.

3. İpucu: Olası riskleri ve bir tehlike durumunda bu riskleri nasıl yöneteceğinizi genel olarak açıklayın

Unutmayın ki her şeyi en ince ayrıntısına kadar planlasanız da beklenmedik gelişmeler yaşanabilir. Böyle bir durumda iyi bir proje yöneticisi ne yapmalıdır? Tabii ki beklenmedik durumlara ilişkin bir planı olmalıdır! Projenizin başına gelebilecek tehlikeyi tam olarak tahmin etmeniz elbette imkansızdır. Kötü hava koşulları, siyasi huzursuzluk veya teknolojik hatalar gibi çok sayıda aday vardır. Ancak, risk yönetimi sayesinde tehlikelerin olası etkisini azaltmanız yine de mümkündür.

4. İpucu: Toplantı sayısını en aza indirin

Verizon Conferencing tarafından yürütülen bir çalışmada toplantıların yalnızca yüzde 22’sinin “son derece verimli” ve yüzde 44’ünün “çok verimli” bulunduğu ortaya çıktı. Buna göre, geri kalan %34 oranındaki toplantı pek verimli bulunmuyor veya tamamen verimsiz görülüyor. Toplantılar, proje planlama süreci için elbette gereklidir. Ancak, toplantı düzenlemeden önce bunun gerçekten harcanacak süreye değip değmeyeceğini düşünün. E-posta ya da toplantı yapmaya gerek kalmadan dosya paylaşmaya, görev atamaya ve fikir alışverişinde bulunmaya olanak tanıyan proje planlama yazılımları gibi başka iletişim türleri daha iyi bir alternatif olabilir. Toplantılarda ne kadar uzun süre harcarsanız teslim edilebilir öğelere ayıracak vaktiniz o ölçüde kısalır. Yeni bir toplantı daveti göndermeden önce bunu da göz önüne alın.

5. İpucu: Mükemmel bir başlangıç toplantısı planlayın

Toplantılardan bahsetmişken, başlangıç toplantısı tüm projenin havasını belirler. Bu toplantıyı planlarken aşağıdaki standartlara uymayı ihmal etmeyin:

  • Doğru kişileri davet edin ve proje için önemli aktörlerin katılabileceğinden emin olun.
  • Toplantının hangi konulara değineceğini belirten ayrıntılı bir gündem hazırlayın. Böylece herkes ne yapılması gerektiğini bilir ve toplantının hedefini anlar.
  • Toplantıyı yüz yüze yapmanın şart olup olmadığını belirleyin, aksi takdirde çevrimiçi bir toplantı ayarlayın. Bu karar projenin ne büyüklükte olduğuna, yeni bir müşteri ile çalışıp çalışmadığınıza, proje bütçesine vb. bağlıdır. Yüz yüze toplantıları planlamanın daha zor olduğunu, böyle toplantıların özellikle katılımcıların seyahat etmesi gerekiyorsa daha masraflı olacağını unutmayın.
  • Önemli aktörler katılamayacaksa toplantı zamanını değiştirin. Bu kişiler olmadan yapılacak toplantının bir faydası olmayacaktır. Aksi halde, çoğu zaman en son bilgileri iletmek veya görüşlerini almak için bu kişilerle bir toplantı daha yapmak zorunda kalırsınız.
  • Gündemi hazırlamadan önce toplantının amacını ve katılımcıların toplantıdan ne gibi bilgilerle ayrılması gerektiğini iyice anlayın.

6. İpucu: Proje boyunca raporlar alın

Projenizin plana uygun olarak ilerleyip ilerlemediğini öğrenmenin tek yolu tutarlı bir şekilde projeyle ilgili rapor almayı sürdürmektir. Bu raporlar genelde proje yönetimi yazılım programınız aracılığıyla alınabilir. Raporlar, kaynak dağıtımınızın ne derece verimli olduğunu ölçmenize ve bütçe hedefleriniz ile son tarihlerinize uyacak şekilde ilerlemenizi sağlamaya yardımcı olur.

7. İpucu: Doğru araçları edinin

Piyasada çok sayıda proje yönetimi aracı olsa da bunlar birbirine eşit değildir. Tam olarak nelere ihtiyacınız olduğuna karar verin ve buna göre ilginizi çeken ürünleri karşılaştırın. En azından aşağıdakileri yapmanıza olanak sağlayan bir araç seçmeye dikkat edin:

  • Görevleri düzenleyip birbirine bağlayarak zaman çizelgeleri ve planlar oluşturma.
  • İlerleme durumunu daha iyi aktarmanıza yarımcı olan bilgiler paylaşma.
  • Arabirimin nasıl kullanılacağını hızla anlama.
  • Planınızı ekibinizin ihtiyaçlarına uygun şekilde özelleştirme.

Harika bir proje yöneticisi olmak zordur ama imkansız değildir. Sadece işi halletmenize ve doğru sonuçları elde etmenize yardımcı olacak becerilere, teknik bilgilere ve uygun araçlara ihtiyacınız vardır.

İlgili ürünler

üzerinde word gösterilen surface dizüstü bilgisayarı

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Şimdi Satın Alın