5 функцій для керування проектами, якими ви не користуєтеся


Які функції повинно мати гарне програмне забезпечення для керування проектами? "Вбудовані шаблони, інструменти для планування, платформи для спільної роботи, простий доступ із різних пристроїв", – скажете ви. Таке програмне забезпечення має підвищувати продуктивність керівників проектів і команд, пришвидшувати та спрощувати роботу. Проте, можливо, існують й інші, менш очевидні функції, якими організації часто нехтують?

Згідно з останнім дослідженням, найпопулярнішими функціями для планування проектів вважаються обмін файлами, облік робочого часу, інтеграція з електронною поштою та діаграми Ганта. Жодних несподіванок. Тоді чим же не користуватимуться? Цікаво, що забувають про такі можливості програмного забезпечення для керування проектами, як відеочат, надсилання миттєвих повідомлень та інтеграція із соціальними мережами. Зважаючи, що комунікація, на думку переважної більшості, є головною запорукою для успішного керування проектом, чи не втрачають керівники золоту жилу? Нижче ми розглянемо п’ять непопулярних функцій і пояснимо, як вони можуть допомогти ефективніше керувати проектами.

1 і 2. Відеочати й обмін миттєвими повідомленнями. Якщо в програмному забезпеченні для керування проектами інтегровані засоби для комунікації, усі залучені працівники зможуть спілкуватися між собою за допомогою голосового, відео- чи текстового чату безпосередньо в самому проектному середовищі. Наскільки це важливо для успішної роботи команди? Згідно зі звітом Інституту керування проектами (PMI), однією з основних причин невдалих проектів вважається неякісна комунікація. Можливість швидко та безпечно передавати повідомлення учасникам команд, що сидять у сусідній кімнаті чи на іншому боці земної кулі, може стати ключем до успіху вашого проекту.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 секрети створення підключеного робочого місця

Протягом останніх років принципи колективної роботи дуже змінилися. Дізнайтеся, як залишатися на передових позиціях у бізнес-середовищі, що постійно змінюється.

ОТРИМАТИ ЕЛЕКТРОННУ КНИГУ (англійською мовою)

3. Інтеграція із соціальними мережами. Соціальні мережі вже не асоціюються лише з дописами на Facebook чи короткими твітами – вони перетворилися на потужний інструмент зв’язку між командами й учасниками проектів. Дослідження показало, що в соціальних мережах легше завести "ненав’язливу бесіду", яка "сприяє зближенню, налагодженню контакту та формує середовище, де люди охочіше допомагають і довіряють один одному". Чому б не скористатися цими перевагами заради успіху проекту? За допомогою корпоративних соціальних функцій, наприклад каналів новин Yammer у SharePoint, можна в реальному часі обговорювати з колегами деталі проекту.

4. Мобільний доступ. Важливо, щоб програмне забезпечення було доступне на різних платформах: Windows, iOS і Android. Це дасть змогу всім учасникам проекту оновлювати завдання, перевіряти графіки та звітувати на ходу зі своїх пристроїв. Оскільки облік робочого часу вважається одним із ключових факторів для успішного керування проектом, важливо знайти рішення, що дасть змогу команді швидко оновлювати свою інформацію. Вчасно отримуючи актуальні дані, керівник проекту зможе швидше прийняти зважене рішення.

5. Зручні настройки для кураторів. Серед усіх проектів, які можна назвати "високоефективними", понад 80 відсотків мають кураторів, що беруть активну участь у роботі. І знову: дослідження показало, що для успіху проекту важливо, щоб куратор був залучений на всіх етапах, від початку до кінця. Хоча куратор не бере участі в щоденних завданнях, у нього має бути достатній доступ до проектної інформації, щоб за потреби надати команді підтримку чи скоригувати вектор роботи. Отже, важливо мати таке програмне забезпечення, що дасть змогу проектному відділу або куратору керувати портфелями проектів без залучення додаткових ресурсів.

Зараз з’являється все більше команд із віддаленими працівниками з різних куточків світу, і навички комунікації й організації робочого часу важливі як ніколи. Маючи доступ до інструментів, що дають змогу вирішувати питання на ходу, ділитись інформацією, надсилати повідомлення та слідкувати за графіком на спеціальній проектній платформі, усі учасники завжди будуть на зв’язку та зможуть слідкувати за ходом проекту. Дізнатися більше про те, як ефективніше контролювати проект, знизити бюджети, заощадити кошти тощо, можна тут.

Пов’язані продукти

на ноутбуку відкрито програму word

Початок роботи з Office 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз