Знайдіть службу електронної пошти, що відповідатиме потребам вашого бізнесу


Служби електронної пошти мають дуже широке практичне застосування – від спілкування з клієнтами та колегами до створення облікових записів у соціальних мережах і онлайн-магазинах. Практично в кожній країні світу люди мають змогу користуватися поштовим клієнтом, без якого неможливо уявити сучасне життя. Власне, за результатами дослідження, проведеного компанією The Radicati Group, Inc., станом на 2017 рік близько половини жителів планети застосовували електронну пошту, а "до кінця 2021 року кількість користувачів електронної пошти у світі перевищить 4,1 мільярда". Ці дані просто вражають, а важливість платформ електронної пошти не підлягає сумніву.

Але зараз електронна пошта – це не просто спосіб надсилання й отримання повідомлень. Завдяки інноваціям, які підвищують ефективність комунікації, електронна пошта поповнилася широким спектром інструментів, які можуть значно оптимізувати роботу. Звичайно, не кожній компанії потрібен увесь набір доступних інструментів. Нижче ми розділили їх на "базові" та "розширені", щоб дати вам змогу вирішити, який тип поштового клієнта підходить саме вам. Поговорімо про це докладніше.

none

Перейдіть на електронну пошту бізнес-класу

Платна розміщена електронна пошта бізнес-класу забезпечує розширений захист і простоту використання, недоступні безкоштовним службам

Завантажити безкоштовну електронну книгу (англійською мовою)

Базові функції

Більшість безкоштовних служб електронної пошти пропонують деякі базові функції, які дають змогу ефективно керувати повідомленнями й упорядковувати їх. Розгляньмо кілька прикладів нижче.

  • Автоматичні відповіді. За допомогою цієї функції можна створювати повідомлення, які автоматично надсилатимуться кожному, хто зв’яжеться з вами електронною поштою. Ця функція дає змогу з легкістю повідомити про свою відсутність на робочому місці, час повернення та контактну особу, що вас заміщає.
  • Застосування правил. Правила – це дії, які можна автоматично застосовувати до вхідних і (або) вихідних повідомлень. При цьому можна вільно вибирати тригери для правила та дії, що автоматично виконуватимуться. Наприклад, якщо потрібно, щоб усі повідомлення від вашого керівника надходили в спеціальну папку, просто налаштуйте відповідне правило. Або, наприклад, можна створити правило для негайного видалення повідомлень із темою "зареєструйтеся сьогодні".
  • Папки. Більшість безкоштовних служб електронної пошти пропонують певну функцію для впорядкування повідомлень, наприклад папки. З їх допомогою можна вручну сортувати й зберігати повідомлення на основі будь-якої системи, яка вам підходить. Зокрема, якщо ви працюєте над проектом X, можна створити папку з іменем "Проект X" і вручну перенести в неї всі повідомлення, що стосуються проекту. Це спростить відстеження будь-яких розмов, пов’язаних із проектом. Або якщо ви вивчаєте ціни на продукт, потрібний вашій компанії, можна створити папку для всіх повідомлень і пропозицій, які надійшли на сьогоднішній день, щоб завжди мати їх під рукою в єдиному місці.

Додаткові функції, що пропонуються службами електронної пошти корпоративного рівня

Зрозуміло, що коли базових функцій вам стане замало, доведеться скористатися корпоративною електронною поштою. І хоча всі поштові клієнти відрізняються, нижче наводимо деякі типові функції, доступні в рішеннях корпоративного рівня.

  • Безпечне передавання й зберігання електронної пошти. Завдяки шифруванню й великому спектру розширених функцій безпеки багато рішень електронної пошти корпоративного рівня дають змогу безпечно зберігати всі свої надіслані та отримані повідомлення.
  • Спільні календарі. За допомогою спільних календарів можна контролювати доступність колег для проведення наради, що дає змогу з легкістю планувати всі групові заходи й призначати їх на час, зручний для всіх. Спільні календарі – це також чудовий спосіб повідомити людям про свою відсутність на робочому місці. Просто додайте запис про відпустку в календар і заблокуйте відповідний період. Тоді всі, хто має доступ до календаря, знатимуть, коли вас не буде.
  • Надсилання повідомлення кільком особам, що використовують спільний псевдонім електронної пошти. Деякі служби електронної пошти дають змогу з легкістю надсилати повідомлення одночасно всім колегам, які працюють над певним проектом, використовуючи для цього тільки одне ім’я. Тож якщо ви працюєте над проектом, скажімо, з 10 людьми, ви можете об’єднати їх у групу з іменем "Команда проекту X". Щоразу, коли ви надсилатимете повідомлення команді проекту X, усі 10 осіб зможуть його отримати. Це дає змогу з легкістю обмінюватися файлами й інформацією.
  • Зберігання повідомлень електронної пошти. Щоб забезпечити відповідність галузевим і державним нормам, а також власним стандартам корпоративного управління, критично важливо архівувати повідомлення електронної пошти вашої компанії. На щастя, більшість корпоративних поштових рішень дають змогу налаштувати власну політику зберігання. У ній зазначатиметься, що потрібно архівувати й на який період.

Безкоштовні служби електронної пошти мають таку функцію. Якщо в компанії працюєте лише ви, для початку вам цього може вистачити. Але якщо ви керуєте компанією з десятками співробітників, на вас поширюються галузеві або державні норми й вам потрібно не лише надсилати й отримувати повідомлення, тоді вас знадобиться рішення електронної пошти корпоративного рівня. З його допомогою ви отримаєте інструменти для роботи, розвитку й розбудови свого бізнесу.

Пов’язані продукти

на ноутбуку відкрито програму word

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз