Технології майбутнього: онлайн-планування проектів у хмарі


Для компаній будь-якого розміру керування проектами має важливе значення, адже дає змогу ефективно впорядковувати роботу. Існує кілька інструментів керування, які допомагають контролювати ресурси, проекти та витрати компанії, спілкуватися з різними учасниками робочої групи та відстежувати хід виконання конкретного проекту. Деякі з цих інструментів можна інсталювати як програмне забезпечення на окремих мережевих комп’ютерах, і багато з них доступні на базі веб-інтерфейсу, тобто в хмарі. 

Переваги хмарних інструментів для керування проектами

Деяких людей дещо лякає термін "хмарні обчислення", тож розгляньмо, що він насправді означає. Хоча локальні інструменти для керування проектами дуже популярні, хмарне програмне забезпечення надає безліч важливих переваг.

  • Менші початкові капіталовкладення. Коли використовується локальне програмне забезпечення для керування проектами, доводиться платити за ліцензії та серверне обладнання, оплачувати послуги IT-персоналу, інвестувати чималі кошти в розгортання рішення тощо. Натомість хмарні рішення зазвичай потребують лише щомісячних або щорічних платежів за користування.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 секрети створення підключеного робочого місця

Протягом останніх років принципи колективної роботи дуже змінилися. Дізнайтеся, як залишатися на передових позиціях у бізнес-середовищі, що постійно змінюється.

ОТРИМАТИ ЕЛЕКТРОННУ КНИГУ (англійською мовою)
  • Кращий захист. Багато керівників компаній звикли думати інакше, однак насправді хмарні рішення такі ж безпечні, як і локальні. Єдина відмінність полягає в тому, що ви не контролюєте фізичні сервери. В одному з останніх випусків журналу Forbes навіть висловлено думку, що хмарні обчислення більше не вважаються оксюмороном.
  • Доступність звідусіль. Підключившись до Інтернету, ви зможете користуватися хмарним програмним забезпеченням для керування проектами будь-де й будь-коли. Оскільки доступ забезпечується через браузер, усі учасники робочої групи зможуть переглядати, редагувати документи й керувати ними з будь-яких пристроїв, а не лише з комп’ютерів.
  • Постійний зв’язок між колегами. Навіть коли працівників розділяють тисячі кілометрів, вони лишаються частиною єдиної команди, об’єднаної певним хмарним рішенням. Оновлена інформація відображається всім користувачам майже миттєво, тож жодного учасника проекту не буде випадково виключено з обговорення. Крім того, усе спілкування може відбуватись у межах конкретного проекту (а не електронною поштою), а історію обговорень можна зберігати.
  • Підвищена продуктивність. Централізоване хмарне рішення, яке об’єднує всі проекти, завдання, документи, канали новин і календарі, значно заощаджує час. Як наслідок, підвищується продуктивність праці. Крім того, завдяки централізованому розташуванню документів учасники робочої групи можуть отримувати доступ до них у реальному часі будь-де й будь-коли.
  • Спілкування в реальному часі. Однією з найсуттєвіших переваг хмарного програмного забезпечення для керування проектами є швидкий зворотний зв’язок: ви зможете отримати відгук щодо інформації, щойно завантажите її в робоче середовище проекту. Це також підвищує продуктивність роботи, оскільки перероблювати щось доводиться рідше.
  • Актуальні рішення на основі даних. Якщо ви хочете досягти певного рівня прибутковості, бізнес-рішення мають ґрунтуватися на чомусь суттєвішому, ніж бажання просто отримувати дохід. Оскільки хмарне програмне забезпечення миттєво оновлюється, необхідна інформація завжди буде під рукою. Крім того, для більшості інструментів передбачено вбудовані звіти зі статистичними даними, на основі яких можна приймати обґрунтовані бізнес-рішення. 
  • Спрощена IT-інфраструктура. Якщо використовується локальне програмне забезпечення для керування проектами, потрібен ІТ-персонал, який займатиметься обслуговуванням сервера. Натомість обслуговуванням хмарного програмного забезпечення займається постачальник послуг або інші треті особи, що заощаджує ваш час. Крім того, не потрібно турбуватися через оновлення або помилки, тож ви зможете повністю зосередитися на виконанні проектів.
  • Миттєве оновлення. На відміну від локального програмного забезпечення, для якого слід завантажувати оновлення щоразу, коли виходить нова версія, хмарні інструменти оновлюються автоматично. Тож вам не потрібно платити за оновлення всього пакета програм або чекати, доки ІТ-спеціалісти інсталюють ці оновлення. 

Як вибрати найкраще хмарне рішення для керування проектами

На жаль, починати роботу з новим рішенням для керування проектами не так просто, як зрозуміти різницю між локальними та хмарними програмами. Обирати найкраще рішення для своєї компанії необхідно в кілька етапів, але кінцевий результат вартий затрачених зусиль. Дотримуйтеся наведених нижче вказівок, щоб обрати кваліфікованого постачальника послуг.

1. Проаналізуйте свої потреби

Усі компанії відрізняються за розмірами, цілями та потребами, тому завжди слід вибирати рішення, яке підходить саме вам. Визначте, хто використовуватиме продукт, і обов’язково врахуйте їхню думку під час розгляду. З’ясуйте, які звіти будуть потрібні, а також хто братиме участь у проектах: внутрішні (працівники компанії) або зовнішні (клієнти) користувачі. Проаналізувавши свої потреби, буде легше оцінювати функції, запропоновані постачальниками послуг.

2. Дослідіть пропозиції

Вибирайте постачальників послуг, які пропонують наведені нижче функції та характеристики.

  • Надійність корпоративного рівня 
  • Можливість швидко додавати робочі групи та проекти
  • Звіти з основними аналітичними даними про портфель проектів
  • Знайоме середовище або принаймні середовище зі зручною навігацією, яке легко використовувати
  • Можливість переглядати й опрацьовувати всі завдання в єдиному розташуванні
  • Функції планування, які дають змогу ефективно розпланувати завдання та керувати ними
  • Панелі зведеної інформації для прийняття рішень на основі даних
  • Цілодобова IT-підтримка
  • Безперервне резервне копіювання даних, аварійне відновлення та глобальні центри обробки резервних даних
  • Можливість розширювати рішення відповідно до розвитку компанії

3. Спробуйте тестову версію

Рідко хто купує автомобіль без тест-драйву, правда? Так само слід протестувати рішення для керування проектами, перш ніж упроваджувати його. Тестова версія дасть змогу ознайомитися з особливостями інструмента та зрозуміти, як він працюватиме в конкретній ситуації.

4. Обміркуйте часову шкалу та процес упровадження

Якщо ви вирішили користуватись онлайн-інструментом для керування проектами, не має значення, які ще програми ви застосовуєте (сумісність важлива лише за умови використання локальних рішень). Проте слід обміркувати, коли ви матимете достатньо людських і фінансових ресурсів для переходу на нове рішення, а потім узгодити графік і процес упровадження з обраним постачальником послуг.

5. Реалізувавши рішення, навчіть інших користуватися ним

Отже, ви нарешті впровадили нове програмне рішення для керування проектами. Вітаємо! Та на жаль, це ще не все. Тепер необхідно навчити ваших співробітників ефективно використовувати новий інструмент. Організуйте кілька тренінгів, щоб кожен міг узяти участь залежно від свого робочого розкладу. Крім того, створіть кілька навчальних проектів, щоб ваші колеги ознайомилися з функціями інструмента, перш ніж застосовувати їх на практиці.

Майбутнє за керуванням проектами в хмарі. Не дозволяйте конкурентам випередити вас – знайдіть інструмент, який найкраще відповідає вашим потребам. 

Пов’язані продукти

ноутбук surface із відкритою програмою word

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз