Kết nối phòng ban-các công cụ để liên lạc và cộng tác tốt hơn


Đội ngũ nhân lực ngày nay dàn trải ở nhiều vị trí hơn bao giờ hết: 37 phần trăm nhân viênđã làm việc từ xa ở một số cấp độ trong năm 2015. Công ty có nhiều vị trí và quan hệ đối tác doanh nghiệp mở rộng trên toàn cầu. Ngoài việc phân chia về mặt vật lý, các nhóm trong cùng một công ty đều được phân chia theo dự án và phòng ban. Thật không may là các rào cản này sẽ ảnh hưởng đến quy trình liên lạc, tăng thêm sự phân cách cũng như giới hạn làm việc nhóm và cộng tác.

Các quy trình này có thể có ảnh hưởng đáng kể (và bất lợi) cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tạo ra rào cản giữa các nhóm, thường gây gián đoạn giao tiếp trong toàn bộ tổ chức của bạn. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả. Hãy cùng quan sát các quy trình tác động rộng hơn có thể có trong toàn công ty của bạn.

  • Giới hạn giao tiếp và cản trở văn hóa — Cuối cùng là các nhóm trong hệ thống sẽ hạn chế văn hóa công ty bạn. Các nhân viên luôn khao khát giao tiếp, cộng tác và một môi trường làm việc phát triển mạnh. Họ muốn cảm thấy thoải mái là chính mình cũng như cảm giác như thể họ là một phần trong nhóm. Thực tế, 47 phần trăm nhân viên nhận ra điều đó là động lực khi các đồng nghiệp thảo luận về sự thành công tại nơi làm việc.
  • Tạo công việc lặp lại — Thông thường, bạn sẽ khám phá với tâm trạng khó chịu rằng một ai đó ở công ty (có khả năng là thuộc một nhóm khác hoặc ở một phòng ban khác) đang thực hiện cùng một công việc hoặc đang tìm kiếm cùng một thông tin. Khi các nhóm không minh bạch về các dự án của những nhóm khác, điều đó có thể tác động mạnh đến năng suất làm việc của bạn
  • Chặn thông tin từ những người cần chúng — Nhân viên tương tác trung bình dành gần 20 phần trăm thời lượng trong tuần làm việc của mình để tìm kiếm thông tin nội bộ hoặc lần theo dấu vết những đồng nghiệp có thể trợ giúp các tác vụ cụ thể.

Đây là cách để bạn có thể khai thác các công cụ liên lạc nhằm kết nối những phòng ban này và hỗ trợ nhân viên chia sẻ ý tưởng theo cách chưa từng có.

Hợp lý hóa việc quản lý và lưu trữ tệp

Việc chia sẻ tệp sẽ trở nên liền mạch giữa các nhóm, công cụ, thiết bị và phòng ban. Một nền tảng hoặc bộ công cụ được tích hợp tốt sẽ cho phép kết nối thông suốt giữa mọi người, nội dung và các ứng dụng kinh doanh trong toàn bộ tổ chức. Là một phần trong một bộ sản phẩm như vậy, site nhóm có thể giúp nhân viên cộng tác trên các tài liệu, lưu trữ thông tin và quản lý dự án. Điều này sẽ cho phép chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu giữa các nhóm, theo thời gian thực để hỗ trợ quá trình cộng tác ở một số cấp độ, đồng thời mang tới một nơi dễ dàng để tìm thấy tất cả các tệp.

Để cải thiện năng suất, các site nhóm nên dễ truy nhập được từ hầu như mọi nơi, giúp thông tin luôn sẵn dùng một cách bảo mật, đồng thời cho phép cộng tác giữa các khoảng cách và từ các thiết bị di động.

none

9 lầm tưởng về di chuyển sang điện toán đám mây

Phân tách thực tế khỏi viễn tưởng và tìm hiểu sự thật về việc di chuyển doanh nghiệp của bạn sang điện toán đám mây.

Tải eBook miễn phí (bằng tiếng Anh)

Mở rộng sử dụng công cụ giao tiếp dựa trên nhóm hoặc dự án

Các nhóm không tương tác thường xuyên thường không biết về những công cụ mà nhóm khác đang sử dụng. Mạng xã hội doanh nghiệp được tích hợp để giao tiếp trong toàn tổ chức có thể giúp kết nối những phòng ban và rào cản này. Các nhân viên có thể tạo nhóm trong toàn công ty và trong toàn phòng ban theo các chủ đề về mối quan tâm, thành công và học tập chung nhằm giải quyết sự cố hoặc để tập hợp ý tưởng. Các tổ chức cũng thường đối mặt với những hệ thống quản lý và điều hành, được tạo theo cấu trúc phân cấp tổ chức, phương pháp giao tiếp nội bộ và văn hóa công ty. Các rào cản cấu trúc phân cấp này có thể được phá bỏ bằng cách tạo các nhóm trong công cụ giao tiếp dựa trên nhóm để cho phép nhân viên cùng tham gia cuộc hội thoại hai chiều với người điều hành.

Cải thiện mối quan hệ cá nhân

Các công cụ liên lạc dễ truy nhập, như IM, cuộc gọi thoại và hội thảo video, mang tới cho nhân viên nhiều cách để liên lạc với đồng nghiệp của mình. Nếu họ được phép chọn phương thức giao tiếp — cũng như có thể kết nối với các đồng nghiệp gần như ở mọi nơi — nhiều khả năng nhân viên sẽ liên lạc và xây dựng mối quan hệ cá nhân mạnh hơn.

Các công cụ cộng tác phù hợp có thể giúp giảm bớt những rào cản giao tiếp, mang tới quyền truy nhập tài nguyên tốt hơn và giúp các nhóm hiệu quả hơn.

Sản phẩm liên quan

máy tính xách tay surface đang hiển thị word

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay