Quản lý nhóm từ xa thật dễ dàng với các công cụ cộng tác này


Nếu bạn đang điều hành với giả định rằng đây là thời kỳ nở rộ nhất của hoạt động làm việc từ xa thì bạn đã chính xác. Thực tế là "tại Hoa Kỳ, có 60 phần trăm các công ty đề xuất sắp xếp làm việc từ xa, tăng từ con số chỉ 20 phần trăm vào năm 1996", theo Bloomberg và đây cũng là xu hướng phổ biến tại Ấn Độ, Indonesia và Mexico. Điều này đồng nghĩa với việc có thể bạn đã làm việc với một nhóm từ xa hoặc sắp sửa thuê nhân viên làm việc từ xa đầu tiên của mình. Việc quản lý nhóm ảo (và trở thành một phần của nhóm đó) kéo theo những đặc thù riêng – và đòi hỏi mọi người phải có sự tin tưởng cao.

none

6 kiểu nhân viên làm việc từ xa phổ biến

Nhân viên làm việc từ xa có nhu cầu khác nhau, tìm hiểu cách hỗ trợ họ

Tải eBook miễn phí (bằng tiếng Anh)

Tất nhiên, sự tin tưởng có thể là phần khó nhất trong việc dẫn dắt nhóm ảo – và đó là thứ mà bạn chỉ có khi "cảm nhận". Tuy nhiên, các công cụ dành cho lãnh đạo và một loạt công nghệ sẽ có thể giúp bạn nuôi dưỡng mối quan hệ với đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền, những điều này sẽ có thể dần giúp bạn phát triển những mối quan hệ công việc liền mạch, dễ dàng, sự tôn trọng sâu sắc và sự tin tưởng lẫn nhau. Bốn công cụ hiệu quả để quản lý nhóm từ xa bao gồm:

  • Gọi video: Email là công cụ tuyệt vời để trao đổi thông tin về các dự án mà nhóm bạn sẽ cần tham khảo sau, gửi lưu ý nhanh về cuộc họp sắp tới hay PTO, v.v. nhưng họp động não, đánh giá hiệu suất nhân viên hay bất cứ khi nào bạn cần thể hiện thêm một chút sức thuyết phục, cuộc họp trực tiếp là lựa chọn số một – đây chính là lúc bạn cần đến cuộc gọi video. Suy cho cùng, cuộc gọi video giúp mọi người nhìn thấy nhau, cảm nhận được cá tính và tâm trạng của nhau, cũng như nắm bắt được sắc thái và ngữ điệu – để họ cảm thấy dễ dàng hơn khi chia sẻ ý tưởng, trò chuyện về chủ đề khó nói và đưa ra luận điểm của mình.
  • Tin nhắn tức thời/trò chuyện: Khi dẫn dắt nhóm ảo, bạn không thể nào có được mức độ tự nhiên như khi ở trong môi trường văn phòng truyền thống. Tuy nhiên, với máy khách trò chuyện, bạn vẫn có thể có những cuộc hội thoại nhanh, ngắn gọn – chỉ là những cuộc hội thoại đó không diễn ra trong bếp chung mà thôi. Hay nhất là, nếu bạn muốn hỏi ý kiến nhiều người cùng lúc, hầu hết các máy khách trò chuyện sẽ cho phép bạn thực hiện điều đó – giúp bạn nhanh chóng xử lý các ý tưởng và sự cố một cách dễ dàng hơn.
  • Không gian làm việc chung: Dù bạn đang quản lý nhóm toàn cầu hay chỉ làm việc với một vài người trong thành phố thì xác suất cao là sẽ có thời điểm các bạn cần cộng tác trên bản trình bày, sản phẩm bàn giao đến khách hàng hay tài liệu và quy trình nội bộ của riêng mình. Tất nhiên, bạn có thể thực hiện mọi thứ qua email nhưng chẳng mấy mà việc kiểm soát phiên bản có thể sẽ trở thành một cơn ác mộng – đây chính là lúc không gian làm việc chung phát huy tác dụng. Bằng cách trao cho bạn vị trí trung tâm, nơi mọi người trong nhóm có thể làm việc trên cùng một tệp trong thời gian thực – và xem thành quả của những người khác – bạn có thể duy trì việc kiểm soát phiên bản và đơn giản hóa quy trình tạo nội dung.
  • Danh sách tác vụ ảo dùng chung: Khi bạn làm việc với các nhóm ảo ở nhiều múi giờ, việc cập nhật cho tất cả mọi người về các dự án chung là một thách thức không hề nhỏ. Tuy nhiên, với danh sách tác vụ ảo, nhóm của bạn (hoặc một số thành viên trong nhóm) có thể thấy danh sách bao gồm mọi tác vụ của bạn cùng trạng thái của họ, giúp việc chia sẻ công việc và/hoặc duy trì cập nhật cho tất cả mọi người trở nên thật đơn giản. Và để hợp lý hóa mọi thứ hơn nữa, một vài trong số các ứng dụng có tính năng danh sách tác vụ ảo này cũng mang đến cho bạn tùy chọn đính kèm tệp vào tác vụ, làm việc cùng nhau trên những tệp đó và thậm chí là chia sẻ ghi chú và trò chuyện về các ghi chú đó mà không cần phải dùng đến ứng dụng riêng biệt – giúp mọi người dễ dàng cộng tác ngay cả khi lịch biểu không khớp nhau.

Bất kỳ ai khi giám sát nhóm toàn cầu và/hoặc đội ngũ nhân lực ảo cũng đều sẽ trực tiếp gặp phải những thách thức đi đôi với việc quản lý từ xa. Tuy nhiên, sự phổ biến của làm việc từ xa sẽ chỉ ngày càng tăng lên – nên việc đầu tư vào công nghệ bạn cần để tạo nên các trải nghiệm cộng tác, phát triển mối quan hệ cá nhân và hoàn thành các dự án nổi bật là hoàn toàn hợp lý. Rất may, công nghệ đó đã xuất hiện – giờ thì bạn chỉ cần tìm ra giải pháp phù hợp với nhân viên và tổ chức của mình mà thôi.

Sản phẩm liên quan

máy tính xách tay surface đang hiển thị word

Bắt đầu với Office 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay