Trạng thái cuộc họp hiện đại


Dù yêu thích hay ghét bỏ, các cuộc họp cũng vẫn luôn tồn tại. Là một công cụ giao tiếp, các cuộc họp mang đến thông tin chuyên sâu cho nhóm, cuộc hội thoại có tính liên kết và cấu trúc theo thời gian thực. Tuy nhiên, đôi khi, các cuộc họp có thể trở nên không hiệu quả. Trong thực tế, Cục Lao động Hoa Kỳ ước tính rằng các doanh nghiệp mất $37 tỷ cho các cuộc họp không cần thiết hàng năm. Vì ngày nay, 37 % thời gian của nhân viên là dành cho các cuộc họp, rất đáng để cân nhắc về cách chúng ta họp để thông báo các kiểu quản lý và chiến lược kinh doanh đang phát triển của chúng ta.

Yếu tố hài lòng trong cuộc họp hiện đại

Khi xem xét chiến lược kinh doanh của mình, bạn sẽ nhận ra cả hai chi phí cứng và mềm của các cuộc họp, dù là kỹ thuật số hay vật lý. Việc cân bằng các lợi ích của từng chi phí sẽ dẫn đến phương pháp tiếp cận được tích hợp với công nghệ mới và phương pháp kinh doanh truyền thống.

Do công nghệ đã nâng cao, tốc độ tiến triển của không gian làm việc hiện đại cũng vậy. Trong một tổ chức mà từng phút giây đều vô cùng quý giá, việc sử dụng các dịch vụ như hội thảo âm thanh hoặc video sẽ giúp giảm bớt nhu cầu quản lý thời gian cho nhân viên. Với hội thảo âm thanh, nhân viên và các bên liên quan tương tự có thể chỉ cần tham gia cuộc hội thoại, cung cấp dữ liệu đầu vào và tiếp tục ngày làm việc của mình mà không cần rời khỏi văn phòng. Với hội thảo video, bạn không còn cần phải tập hợp các nhân viên ở xa của mình nữa; các màn hình này sẽ cho phép bạn trò chuyện cá nhân với nhiều nhân viên ở nhiều múi giờ. Ngoài việc hợp nhất nhóm của bạn, những tài nguyên này cũng có thể thay thế chuyến công tác để giúp loại bỏ những chi phí không cần thiết.

none

Hướng dẫn cuộc họp tối ưu

Tìm hiểu cách tạo các cuộc họp tốt nhất có thể dành cho tổ chức của bạn một cách hiệu quả.

TẢI EBOOK (bằng tiếng Anh)

Tất nhiên, các cuộc họp trực tiếp vẫn mang đến yếu tố con người, một yếu tố không thể có được qua giao diện ảo. Khi tương tác với khách hàng mới, cuộc họp cá nhân có thể xây dựng quan hệ cũng như thiết lập nền tảng cho mối quan hệ chuyên nghiệp lâu dài. Và bất chấp sức ép tiêu cực về cuộc họp, 92 % người dự cuộc họp đánh giá các cuộc họp là mang đến các cơ hội để đóng góp, việc đề xuất cuộc họp thành công có thể trở thành một yếu tố đóng góp vào sự hài lòng về công việc của nhân viên. Và sự hài lòng của nhân viên nhiều hơn đồng nghĩa với giảm sự luân chuyển.

Theo khảo sát của Verizon, hơn 90 % người dự cuộc họp đã thú nhận tình trạng ngủ gật, bỏ lỡ toàn bộ hoặc các phần trong cuộc họp, trong khi 70 % cho biết họ đã mang công việc khác vào cuộc họp. Rõ ràng là các cuộc họp như chúng ta biết cần một sự thay đổi. Hãy hình dung về tính hiệu quả mới mà chúng ta có thể khai phá nếu chúng ta định nghĩa lại khái niệm cuộc họp theo tổng thể.

Thay đổi định nghĩa về cuộc họp hiện đại

Được tích hợp trong công nghệ mới, xu hướng làm việc và chuyển đổi kinh tế, các cuộc họp ngày nay đang phát triển hơn bao giờ hết. Nghiên cứu gần đây của BlueJeans đã nhận ra rằng 25 % cuộc họp có tối thiểu một người dự qua cuộc gọi video trên thiết bị di động. Sự gia tăng về cuộc gọi video trên thiết bị di động này có thể trở thành một yếu tố cho sự tăng lên về nhân viên bán thời gian hoặc nhân viên tự do. Trong một vài năm qua, những nhân viên hợp đồng này chiếm 40,4 % đội ngũ lao động hiện đại theo ước tính.

Biện pháp giảm chi phí chính? Để các doanh nghiệp và nhân viên tận hưởng thành công trong tương lai, các cuộc họp ngày nay phải được tích hợp với cả công nghệ kỹ thuật số lẫn vật lý.

Nhưng điều này sẽ ra sao đây? Không gian họp lý tưởng là ở đâu, vật lý hay kỹ thuật số? Câu trả lời không phải luôn giống nhau cho mọi doanh nghiệp nhưng một số cải tiến đã được tạo ra nhằm tăng năng suất trong toàn tổ chức.

  • Các công nghệ kỹ thuật số đang phổ cập những kết nối đơn giản, một chạm, điều mà sẽ kết hợp phần chiếu và âm thanh lại với nhau. Những khảo sát và phép đo từ xa để đánh giá mức thành công và thời gian kết nối đã minh họa cho sự cải thiện trong kết nối từ trung bình ba phút xuống còn dưới một phút.
  • Các cải tiến về công nghệ vật lý sẽ cung cấp dịch vụ nghe nhìn dựa trên loại thiết bị, bất kể cuộc gọi là dạng có dây hay không dây, bên trong hay bên ngoài mạng doanh nghiệp. Lý tưởng nhất là các cải tiến này sẽ mang tới trải nghiệm cuộc họp chất lượng cao cho người dự từ xa cũng như nhân viên tại chỗ.
  • Một số tổ chức đã chọn sử dụng các phương pháp mới, chẳng hạn như bảng trắng kỹ thuật số, nhằm đảm bảo tận dụng được những cải tiến này. Các giải pháp cộng tác nhóm đổi mới như màn hình cảm ứng đa chạm, trải nghiệm bút phản hồi và tính năng viết tay, cùng tính năng hội thảo video tích hợp sẵn sẽ nâng cao trạng thái cuộc họp hiện đại.

Khi vẫn còn hiện hữu trong ngày nay, 28 % người quản lý tin rằng các cuộc họp là lãng phí thời gian. Tuy nhiên, khi được sử dụng một cách hiệu quả, các cuộc họp sẽ mang đến không chỉ là một khung làm việc để cải tiến chiến lược kinh doanh của bạn; mà còn tạo cơ hội kết nối, đổi mới và hiệp lực giữa các nhóm của bạn. Bất kể vai trò nào trong tổ chức của bạn — dù đó là nhân viên, người điều hành hay nhân viên tự do — tất cả đều có thể hưởng lợi từ phương pháp tiếp cận tổng thể đến trải nghiệm cuộc họp chất lượng cao.

Sản phẩm liên quan

máy tính xách tay surface đang hiển thị word

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay