Những điều nhân viên có thể học được từ nhóm CNTT bên bạn nhằm đảm bảo các cuộc họp trực tuyến tốt hơn


Khi ngày càng có nhiều nhân viên làm việc ở nhà và khi đang di chuyển, hội thảo video đã trở thành một cách quan trọng để kết nối đồng nghiệp. Các cuộc họp trực tuyến đang trở thành một phần quan trọng trong giao tiếp và hợp tác kinh doanh hàng ngày của chúng ta.

Làm việc với nhóm CNTT bên bạn có thể mang lại cho nhân viên lợi thế bằng cách đảm bảo rằng họ được trang bị tốt cho các cuộc họp ảo và biết cách sử dụng công nghệ sẵn có một cách hiệu quả nhất. Điều này cũng có thể giúp nhóm CNTT bên bạn tiết kiệm thời gian bằng cách giúp nhân viên thiết lập cuộc gọi hội thảo video thành công.

Kiểm tra cài đặt trước

Trước cuộc gọi, nhân viên nên xác nhận với nhóm CNTT rằng họ có các phần bổ trợ cần thiết và công nghệ cập nhật mới nhất. Thêm vào đó, vài phút trước cuộc họp, nhân viên nên có trách nhiệm tự kiểm tra xem toàn bộ đầu vào và đầu ra của máy ảnh cùng micrô đã được chuyển kênh qua cuộc gọi.

Ngăn những sự cố không mong muốn

Video và âm thanh trễ, không đồng bộ là điều phổ biến, thường do các sự cố kết nối mạng. Để đảm bảo rằng điều này không ảnh hưởng đến cuộc họp, nhân viên có thể yêu cầu nhóm CNTT đặt cấu hình chất lượng dịch vụ để ưu tiên lưu lượng mạng đối với giải pháp hội thảo video của bạn, giúp nhân viên thực hiện cuộc gọi từ bên trong văn phòng. Số người tham dự cũng có thể làm chậm kết nối. Vì vậy, nhân viên chỉ nên bao gồm những thành viên tham gia chính hoặc nhóm nhiều người tham dự vào một lần quay số duy nhất có thể.

none

Hướng dẫn cuộc họp tối ưu

Tìm hiểu cách tạo các cuộc họp tốt nhất có thể dành cho tổ chức của bạn một cách hiệu quả.

TẢI EBOOK (bằng tiếng Anh)

Thông tin chuyên sâu về CNTT có thể giúp nâng cao trải nghiệm cuộc họp

Với rất nhiều tính năng có sẵn trong các giải pháp hội nghị ảo hiện nay, nhân viên không phải lúc nào cũng nhận thức được mức độ của chức năng sẵn dùng cho họ trong các cuộc họp trực tuyến. Nhóm CNTT bên bạn có thể hướng dẫn nhân viên cách sử dụng phòng trò chuyện trực tuyến trong ứng dụng, bảng trắng cộng tác cùng các công cụ chia sẻ tệp trực tiếp để nâng cao cuộc gọi tiếp theo.

Phát triển và chia sẻ danh sách mẹo

Một cách tuyệt vời để tăng cường thành công là cho nhân viên và nhóm CNTT bên bạn làm việc cùng nhau nhằm phát triển các mẹo có thể được chia sẻ trong công ty và sử dụng để giúp các cuộc họp ảo diễn ra một cách hiệu quả nhất có thể. Mỗi tổ chức đều khác nhau và có những cân nhắc riêng, tuy nhiên dưới đây là một số mẹo nhằm giúp bạn bắt đầu một danh sách CNTT cho nhân viên:

        
  • Khi sử dụng micrô bên ngoài, người tổ chức cuộc họp và người tham dự có thể sẽ phải chuyển từ mặc định, "âm thanh tích hợp" và chọn sang micrô làm thiết bị âm thanh của họ.
  •     
  • Để tránh tiếng ồn bất ngờ xung quanh làm ngắt quãng cuộc trò chuyện và giảm tốc độ mà người tham gia có thể giao tiếp, nhân viên nên khuyến khích người dự buổi họp hãy giữ im lặng cho đến khi tới lượt nói.
  •     
  • Đối với những người dự định chia sẻ màn hình của mình, chuẩn bị sẵn tất cả mọi thứ từ trước giúp tránh những bất ngờ giữa buổi họp. Kéo các tab hoặc cố gắng để mở các tệp trong một cuộc họp có thể làm chậm cuộc gọi và khiến màn hình bị trễ.

Sản phẩm liên quan

máy tính xách tay surface đang hiển thị word

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay