6招让你的远程网络在线会议更加高效


你上一次进行面对面会议是在什么时候?我们必须承认:如今工作约会变得越来越电子化。尽管联机或远程会议非常方便,但更大的空间会分散与会者的注意力,从而减弱与会者的责任感。如果与会者分心,无法专注于会议,就需要更多时间进行重复。

为使会议和日程安排顺利进行,请考虑这六个提示并改变你的日常工作方式。

1.行动议程—无论与会者是在办公楼里还是分布在世界各地,请务必让每个人步调一致。虽然正式的议程可能不像以前那样流行,但需要恢复这种做法。将会议主题添加在议事日程邀请的正文中,或在指定时间前 24-48 小时通过电子邮件发送文档。这样各方才有机会设定对会议目标的期望。是的—如果你是会议议程的收件人,请阅读!即使你熟悉项目或讨论的主题,也可了解有关待协商观点或问题的重要信息,况且,措手不及从不会让人好受。

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2.做好准备—无论会议是否有固定的议程,都要明确你的目标。会议之前,整理可能需要参考的任何资料或背景信息,以及任何问题。准备好一份清单或一系列要点,可缓解当场思考问题的压力,还可让你轻松参与正在进行的讨论。如果有任何问题,可随时在议程上记下问题,或者提前设置好便笺文档,在最上方记下最初的目标或想法。无论你采用什么准备风格,遵循此准备做法可确保你在会议当天熟悉自己的议程。

3.解决技术问题—无论这是你的第一次网络会议,还是无数次会议中的一次,都要确保熟悉如何使用你的技术设备。确认拨入的方法,以及扬声器是否正常工作。如果需要 Internet 访问会议或(会议相关的)电子邮件或资料,请检查 Wi-Fi!如果需要再多花一分钟才能拨入在线会议,往往会让人感觉受挫。如果不想出现此情况,就请提前进入会议室并拨入。即使在其他人加入之前你的手机设置为静音,至少你可以专注于谈论的内容,而不是一开始就到达那里。

4.共享即关怀—如果正在查看包含可视化效果或统计信息的任何信息,或者正在参考外部文档,请确保每个人都能跟上进度。设置屏幕共享,以便引导观众的注意力,让每个人都能跟上进度。这一步可以减少“等一下!我们讲到哪儿了?”以及“等等,我还没找到正确的页面。”这样的问题。 通过共享屏幕,可消除这些停顿和混乱时刻。请记住:如果要共享屏幕,请务必关闭任何电子邮件、电话或消息程序或者通知,以避免出现让人不悦的公告。

5.直截了当—网络会议的挑战之一是了解谁即将发言,或者谁想插话。远程会议可能会出现许多人同时发言或者某人发言结束后出现长时间停顿的情况,具体取决于与会者的性格。为避免人声混杂或停顿时间,请对其他与会者提出具体的问题。如果大家共同协作或者根据流程中的其他步骤来推进会议,你可以询问他们是否需要补充任何内容或提出其他问题。直接转移对话可以确保充分利用会议时间,同时又可以让每个人都发表意见。

6.人格魅力技能—联机、电话或远程会议可能是一件乏味的事情—你看不到肢体语言,不能辨别与会者的反应或判断他们是否跟上进度。为了吸引与会者注意力,请尽量发挥你的人格魅力。尽可能施展你的亲和力,正如会议所要求的那样。精力充沛的状态会吸引观众的注意力,并让他们关注正在进行的主题。他们不会分心,尤其是当你经常直接询问他们如何看待某个问题时。如果每个人都积极参与会议,你就可以快速讲解会议的要点,在更短时间内介绍更多的内容。

不论采用何种会议形式,远程会议都不会发生混乱局面。提前做好准备并确保同事参与其中,你的会议就会清晰明确,实现目标。

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