使用工作日程管理软件提高团队工作效率的七个窍门


最大限度提高工作效率的秘诀是什么?没有什么简单的解决方案,但可以通过日历技巧可靠地获得好处,让你有条不紊,集中精力。日历优化至关重要,从安排“无会议”时段到集成移动设备,让你永不错过任何一场会议。

以下是七个简单的日历技巧,你可以使用这些技巧将生产效率提升到新的水平:

  1. 安排“无会议”时段—留出不受干扰的时间,而不是同时处理多项工作。犹他大学心理学教授 David Sanbonmatsu 说:“当人们同时处理多项工作时,往往很多事情都做不好。很多时候,同时进行最多项工作的人其成果是最差…这些人缺乏控制冲动的能力。”(摘自《福布斯》。)
  2. 设置“外出”(OOO) 时间—如果你某天休息或正在旅行,可将日历中的时段标识为“休假”、“不工作”或“OOO”。
    • 专业应对策略:如果休假时有固定的非工作安排或通勤时间,请将其设置为重复 OOO 时间。要在 Outlook 中执行此操作,只需打开要设置为定期的会议并在“会议”选项卡(位于“选项”组中)上,单击“重复周期”。选择想要的频率,为频率设置选项并单击“确定”。
  3. 将日历连接到手机—每个人都会遇到这种情况:你没带笔记本电脑,并且某个会议推迟了,又忘记了下一个会议的时间和地点,迟到了五分钟,最终只得不停地道歉。将日历集成到移动设备上,就可随时了解所有会议的最新信息。
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  1. 安排缓冲时间—尽可能在每次会议前后额外安排 10 分钟,以便有足够时间清理当前会议,然后为下一场会议做准备。这样也有助于避免会议接踵而来的“匆忙”感。
  2. 安排休息时间—如果你想要一口气完成所有任务,就很容易感到吃力,直到耗尽精力。《赫芬顿邮报》的健康生活团队的数据表明:“起身活动几分钟,使血液流通,从而让大脑获取更多氧气是工作中必需的一个环节。”在日历中安排休息时间,以避免倦怠感,提高创造力,并让日历提醒你继续工作。
  3. 设置签到提醒—随着重要截止日期的临近,为各个基准设置签到提醒。这样避免了项目结束时的压力,确保在各项任务通过之前对其进行核对。此外,也可将团队成员包括在日历提醒之中,督促团队签到。
  4. 整合业务联系人—通过将日历与联系人列表集成,简化邀请业务联系人的过程。

专业应对策略: 你可以从 Office 365 的电子邮件中添加联系人。打开邮件,让该人员的姓名显示在以下某个行中:发件人、收件人、抄送或密件抄送。右键单击适当的姓名,然后单击“添加到 Outlook 联系人”。随即打开一个新窗口,可在此窗口中填写所需详细信息,完成后单击“确定”。

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