找到对的邮箱客户端满足你的业务需求


从与客户和同事保持联系到设置社交媒体帐户和在线购物,几乎所有在线活动都离不开电子邮件服务。而且几乎在全球的所有国家/地区,人们都与邮箱客户端紧密相连,使现代生活成为可能。实际上,据 Radicati Group, Inc. 的一项研究显示,在 2017 年,全球约有一半人口使用电子邮件,而“到 2021 年底,全球电子邮件用户数将超过 41 亿。” 这一数字很令人震惊,同时也展示了电子邮件平台的重要性。

但电子邮件不再仅仅是一种收发简单邮件的工具。经过不断创新,电子邮件现已涵盖各种工具,可显著增强个人和组织之间的有效沟通,从而真正提高工作效率。当然,并非每个企业都需要访问提供的所有工具,因此下面已将它们分为“基本”和“高级”解决方案,以便你确定适合你的邮箱客户端类型。让我们来看看。

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将电子邮件提升为业务级

付费托管的企业级电子邮件提供增强的安全功能和易用性,这是免费电子邮件服务无法提供的

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基本功能

大多数免费电子邮件服务都包含一些基本功能,用于高效地管理和组织电子邮件,如:

  • 自动答复:此功能允许你创建可自动发送给通过电子邮件与你联系的任何人的消息,轻松让他人知道你不在办公室、你何时回来以及你不在时他们应与谁联系。
  • 应用规则:规则是可自动应用于传入的邮件和/或待发邮件的操作。通过它们可自由选择触发规则的动机,以及触发后采取的操作。例如,如果要将来自老板的所有邮件转至特定的文件夹,可以通过设置规则进行安排。或者,如果要立即删除主题中带“今日注册”的邮件,可以创建一条规则来实现此目的。
  • 文件夹:大多数免费电子邮件服务都包含某种类型的组织功能(例如文件夹),借此可根据最适合你的系统手动分类和存储邮件。例如,如果你正在处理“项目 X”,则可以创建一个标题为“项目 X”的文件夹,并手动将与该项目有关的所有邮件都转移到该文件夹,这样便可轻松保存任何与该项目有关的通信记录。或者,如果你正在研究公司所需产品的定价,可以为目前已收到的所有相关邮件和估价创建一个文件夹,将它们置于一处方便的位置。

企业电子邮件服务的其他功能

当然,如果需要的功能超出了基本功能允许的范围,企业电子邮件可能是最好的解决办法。虽然每个邮箱客户端都不相同,但可在企业解决方案中找到的某些功能类型包括:

  • 安全邮箱通信和存储:通过使用加密和各种先进的安全功能,许多企业电子邮件解决方案都能够确保所有邮件在传输过程中以及在收件箱中的安全。
  • 共享日历:借助共享日历,可查看某人(或整个团队)何时可参加会议,从而可轻松在适合每个人的时间安排他们以及其他群组活动。共享日历还是告知他人“你将不在办公室”的最佳方式。只需针对假期添加一个日历项并相应地分配时间即可,随后每个有权访问日历的人都可知道你何时会离开。
  • 使用单个电子邮件别名向多人发送邮件:有些电子邮件服务还可只使用一个名称,轻松地一次性向所有与你协作处理某特定项目的人员发送邮件。因此,如果你与 10 人协作处理某项目,可以将这 10 人置于一个称为“团队项目 X”的组中,并且每当你向“团队项目 X”发送电子邮件时都会向这 10 人发送邮件,这使得共享文件和让每个人都保持知情变得简单。
  • 电子邮件保留:为遵守行业和政府法规以及自己公司的管理标准,务必要将公司的电子邮件归档。幸运的是,大多数企业电子邮件解决方案都能够设置自己的保留策略,这样便可将所需内容存档 - 无论需要存档多长时间。

免费电子邮件服务有属于其自己的位置 - 如果企业仅你一人,该服务可能就是你起步所需的内容。但是,如果你经营一家拥有数十名员工的公司,或者受行业或政府法规的约束,或者需要任何超出发送和接收邮件范围的功能,企业电子邮件解决方案就能提供很好的帮助 - 提供以正确方式处理、发展和构建业务的工具。

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