视频通话和即时信息等软件助你管理移动办公团队


如果你在假设移动办公创历史新高的前提下运营,那么你是对的。事实上,据 Bloomberg 表示,“在美国,60% 的公司提供远程工作安排,而 1996 年仅 20%”,这在印度、印度尼西亚和墨西哥也是一种流行趋势。这意味着你可能已经与某远程团队合作,或者即将招聘第一位远程员工。管理虚拟团队(并成为其中的一员)有其自己的一套特点,并且需要对每个人都有足够的信任。

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当然,信任可能是领导虚拟团队中最困难的部分,必须用心去“感受”。 但是,现有的领导工具和各种技术可帮助你培养与同事和直接下属的关系,这有助于最终建立起简单且完美的工作关系、深切的敬意和相互信任感。管理移动办公团队的四种有效工具包括:

  • 视频通话:电子邮件非常适用于交流有关团队稍后需要参考的项目的信息,以及发送关于即将举行的会议或 PTO 等的快速笔记,但对于集体讨论会议、员工绩效评估或必须更具说服力的任何情况下,面对面会议无疑是最佳方式,视频通话便可在此时发挥积极作用。毕竟,视频通话可以让用户看到彼此、直观感受到他人的性格和情绪并注意到细微差别和语调变化,这使得分享想法、进行“艰难对话”以及表明自己的观点变得更加容易。
  • 聊天/即时信息:领导虚拟团队时,不可能体验到与传统办公环境中同等的自发性。但通过聊天客户端,仍然可以进行快速而简洁的对话,只不过不是发生在公共区域而已。最重要的是,如果想要同时与多人分享自己的想法,大多数聊天客户端都可满足这一要求,这让即时实践想法和解决问题变得更轻松。
  • 共享工作区:无论是管理全球化团队,还是只与城镇中的少数人员合作,都极有可能在某些时候需要就演示文稿、客户端可交付结果或自己的内部文档及流程进行协作。当然,你可以通过电子邮件完成所有工作,但是版本控制可能很快就会变成一场噩梦,此时就需共享工作区发挥作用了。通过为你提供一个中心位置,让组中的所有人都可以在其中实时处理相同的文件并查看其他人执行的操作,从而保持版本控制并简化创建流程。
  • 共享虚拟任务列表:跨多个时区与虚拟团队协作时,要让所有人了解共享项目的最新情况,其难度可不小。但借助虚拟任务列表,团队(或所选团队成员)可看到所有任务及其状态的列表,这使得共享工作和/或让每个人“知晓最新情况”变得简单。为了进一步简化操作,一些具有虚拟任务列表的应用还允许你将文件附加到任务、协同处理这些文件,甚至还能共享笔记并进行相关对话,而无需使用单独的应用,这样一来,即使日程安排不同步,也可以轻松地协同办公。

监督全球化团队和/或虚拟工作人员的任何人都已亲身体验远程管理所带来的挑战。但远程工作的普及度只会呈上升趋势,因此,投资创建协作体验、发展个人关系以及交付出色项目所需的技术才有意义。幸运的是,该技术已经存在,现在只需为员工和组织找到正确的解决方案即可。

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