您的團隊未使用的 5 種專案管理軟體功能


眾所皆知,合適的專案管理軟體能提升專案經理 (PM) 和其團隊的生產力,透過內建範本、熟悉的排程工具、立即共同作業和跨裝置輕鬆存取等功能,迅速輕鬆地執行專案。不過,組織是否忽視了其中一些較不顯眼的可用工具?

根據最近一項研究顯示,最炙手可熱的專案規劃工具包括檔案共用、時間追蹤、電子郵件整合和甘特圖。這並不令人意外,但哪些工具是組織可能最少使用的實用工具?有趣的是,視訊聊天、即時聊天、社交媒體整合和行動存取顯然是幾個被遺忘的專案管理軟體。但通訊被視為成功專案管理最重要的一環,那麼 PM 是否錯過了寶藏?請透過以下的深入探討,了解五種未利用的資源,以及這些資源能如何協助您既輕鬆又有效率地執行專案:

1 & 2.視訊/即時聊天:選擇具有整合通訊工具的專案管理軟體,讓專案小組成員能夠直接從專案內透過語音、視訊或聊天進行共同作業。這對團隊的成功有多重要?一個專案管理協會 (PMI) 的報告指出,很多公司回報溝通不良是專案失敗的最重要原因之一。透過專為迅速安全地傳送重要交談而設計的工具,無論在走廊或在世界各地都能與小組成員即時溝通,這可能是專案成功的關鍵。

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3.社交媒體整合:社交媒體已超越以往,不再只是 Facebook 更新和透過推文發表最新動向,提升團隊和專案關係人之間的通訊層次。根據研究顯示,使用社交媒體可促進「閒談寒暄」,進而「以熟悉做為強大的後盾,協助營造融洽的關係,同時建立更培育人才、支持鼓勵、共同作業和相互信任的環境」。 何不利用這些優勢,協助您推動成功的專案?使用具有企業社交功能的軟體 (例如 SharePoint 中的專用 Yammer 新聞摘要),對於與同事即時溝通專案細節可能很有幫助。

4.行動存取:運用可在 Windows、iOS 和 Android 上使用的軟體至關重要,因為這可以確保每個人都能在自己選用的裝置上更新工作,以及隨時隨地檢視時間表和報表。時間追蹤被列為成功專案管理的極度關鍵元件,因此,尋找可讓小組成員隨時隨地提交更新的解決方案是很重要的議題。改良的時間和工作記錄能讓專案經理立即掌握情勢,更迅速地做出明智周全的決策。

5.贊助者容易使用的設定:在被稱為成效卓著的專案之中,80% 以上都有積極參與的贊助者。研究再度顯示,從頭到尾都有高階贊助者支援專案是致勝的關鍵。雖然贊助者並不屬於每日工作的一環,但他們仍應有充分的存取權,這樣才能掌握專案的進度和優勢,隨時盡可能支援專案,以在需要時讓團隊能夠獲得他們的支援。即便如此,擁有可讓專案管理辦公室 (PMO) 或贊助者不需額外協助就能管理專案組合管理 (PPM) 設定非常重要。

有越來越多的團隊是以遠距方式工作,或甚至分散在世界各地,因此,溝通技巧和時間管理變得比以往都更加重要。可存取能讓專案關係人隨時隨地進行管理的工具,以及迅速透過專用專案網站分享最新更新、交談和專案時間表,讓所有人保持聯繫並掌握資訊。深入了解如何達成更清楚掌握專案成效與降低預算,進而節省更多成本並獲得其他好處。

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