節省時間、金錢和心力的 5 種專案管理工具


在不斷邁進的組織中,要在高壓環境中力抗壓力帶領專案,可能是令人望之卻步的要求。近來的一般辦公室工作者都背負著數不清的期限、會議、電子郵件和工作重擔,這表示他們可能沒有時間或腦力將全部才能奉獻給您和您的專案。幸好,您可以協助讓事情變得更簡單。為了更能確保專案成功,無論您進行的工作是針對客戶或內部專案關係人,請參閱這五種節省時間、金錢和心力的專案管理工具。

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甘特圖和 Scrum 面板

在內容無限氾濫的年代中,我們有限的注意力得不斷與一堆文字苦戰,這時一份簡單明瞭的視覺資料可能會讓人耳目一新且成效卓著。甘特圖使用了水平橫條來顯示專案階段和進度。只要快速看一眼,小組成員就能了解目前即將完成的工作 (或至少要完成哪些工作),以及何時需要他們貢獻心力。他們也能了解每個階段預期要花多少時間。

Scrum 面板以類似的方式運作,而且非常適合時間表較不嚴苛及有多個小組參與的專案。這個面板會顯示規劃、執行等不同的專案階段,並顯示每個小組的標記。隨著小組完成各個階段和有所進展,小組可以在面板中移動他們的標記。這讓所有參與的人員更能掌握專案全貌,並了解他們在專案中所處的位置。

工作指派

答應執行某項工作很簡單,但要記得執行該工作就很困難了。尤其是零零星星收到的每封郵件似乎都包含新工作要求時更是如此。這就是工作指派的線上工具如此重要的原因。負責完成專案的某個部分 (無論是設計標誌或彙總分析最終數據) 的人員能夠登入,並輕鬆查看他們應執行的確切工作。視他們的帳戶設定而定,他們也會收到工作逼近期限的電子郵件通知。

另一方面,專案經理可以掌握小組的動態,而且不必捲動瀏覽冗長的電子郵件往來對話,就能確認所有工作是否準時完成。這可協助避免代價高昂的延遲和不必要的挫折感。

資源分派

在機構環境中,資源分派至為關鍵。專案經理需要有效的工具來排程,並追蹤每位小組成員的工時,以避免超額預訂、延誤交期和客戶不滿。但這種組織方法不需要只侷限於「創意」世界。如果甚至能在企業辦公室清楚掌握小組成員的可用狀態和空閒時間,這應該很有幫助吧?

要求組員盡可能事先預估他們在整個專案過程中有空的時間。請他們記下哪幾天要休假、在哪幾天會因為會議而無法靜心並全神貫注地工作,以及在哪幾天有其他交期。如果您知道每個小時的有空情形,您就能建立實際可行的時間表。線上資源分派工具能讓您和小組成員輕鬆追蹤實際工時,並與預估工時相較,然後予以適當調整,讓未來的工作流程更加順暢。

意見反應工具

提供意見反應對不同的人來說有不同的意義,有些人會提供嚴格且指定的編輯要求,有些人則會提供模糊的感受和反應。不同的專案關係人有時候會提出相左的意見。這一切讓收到意見反應的人員難以判斷該如何繼續。他們該聽從誰的意見?

意見反應工具可讓專案關係人針對不同版本的交付項目進行投票和排名,這讓一群人能以簡單公正的方式產生有凝聚力的大方向。如果某人的意見應該有較高的權重 (也許他們擁有明顯相關的專長),您可以將他們的投票調整成採計兩票。

現成的報表

進度報表和事後檢討是所有專案的關鍵環節,而且不需要佔用太多時間。與其將寶貴的時間花在建立自訂報表,您可選擇現成的報表。您可以輸入相關的數字和數據,讓程式產生適當的格式設定和資料視覺效果。

這表示您將能更早開始規劃下一個專案。

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