讓群組聊天成為最佳工作場所的 5 種方法


不論您的小組是遠距工作、遠距共同作業還是要和同樓層的同事聯繫,商務用聊天軟體及應用程式都是職場上不可或缺的基礎配備。由於這類應用程式能將數個不同的共同作業工具匯集到單一網站、桌面或行動應用程式,也因此越來越受歡迎。事實上,根據最近一項研究顯示,過去一年來小組聊天應用程式的採用率在企業間大幅提高,從 2.4% 激升至 33.3%。不論您的組織是小型、中型或是具有企業規模,都不該忽視小組聊天這項工具。這裡列出五種能讓小組聊天成為最佳工作區的方式,為您提供省時與省錢的解決方案,包括:

  1. 過濾不需要的電子郵件。如果您的收件匣也充滿了爆量的信件,一定能體會這對今日的員工來說是一大問題。也因此,在接受問卷調查的工作人員中有 22% (超過五分之一) 認為在他們所收到的工作信件裡面,至少有一半與他們無關。更糟的是,有 11% (10 人中至少有一人) 的受訪者認為無關的信件占了他們至少 75% 的收件匣空間。這些信件會耗掉龐大的工作時間及資源。符合您需求的辦公室聊天解決方案,能讓您根據個別工作串流或主題為各個團隊建立不同的聊天頻道,而且也適合用於需要專注討論的一對一聊天、訊息傳送以及臨時發起對話。
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聊天式工具終極指南

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  1. 建立一個可信賴的團隊合作連絡中心。建立職能小組工作區的功能,不僅讓收件匣中爆量的信件獲得舒緩,也可迅速將正確人士集合起來存取關鍵文件及工具、探索資料,並且還能透過各小組每日所使用的應用程式掌握最新狀況。您還可以自訂通知,這樣就不會錯過重要的活動和資訊。現在,只要在專屬的小組工作區中尋找,就能找到所有的內容、工具、連絡人及對話記錄。務必選擇內建功能可讓您存取 SharePoint、OneNote 及商務用 Skype 等常見工具的小組聊天解決方案,如此一來您就能立即將一般聊天轉成視訊對談。
  2. 為日常工作注入個人風格。您知道當我們在線上看見笑臉時,會刺激我們看到真人笑臉時會產生反應的大腦區域嗎?各小組應該要能在群組聊天的數位對話中添加趣味及人性,不只是加入表情符號,還要有貼圖、GIF 等選擇。如果想為聊天添加個人風格,務必選擇可讓您選擇一張圖片然後疊上文字的 meme/macro 建立器,讓您想怎麼自訂就怎麼自訂。
  3. 不需要犧牲安全性的共同作業。選擇商務用聊天解決方案時,務必選擇具有最佳企業安全性與合規性功能的聊天應用程式,包括支援所有頻道、聊天記錄與檔案的電子文件探索和法務保存措施以及全天候 (無論是待用或傳輸中的資料) 資料加密,並且提供多重要素驗證以加強身分識別保護。
  4. 選擇不需額外成本的整合式聊天中心。如果您想試試看商務用聊天,選擇在 Microsoft Office 體驗中已具備的解決方案既明智又符合效益。舉例來說,Microsoft Teams 是 Office 365 中的聊天式工作區,幫您將所有內容、工具、連絡人及對話都保存在單一空間。最棒的是,您不需要付額外的費用,它已經包含在 Office 365 商務基本版、商務進階版、企業版 E1、E3 和 E5 方案中,方便您隨時試用。Microsoft Teams 可在 Windows、Mac、Android、iOS 和網路平台上執行。Microsoft Teams 支援 Microsoft Edge 12+、Internet Explorer 11+、Firefox 47.0+ 及 Chrome 51.0+ 等網頁用戶端。

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