打破隔閡 - 提升溝通和共同作業效率的工具


比起以往,現代員工分散在各地:37 % 的員工透過遠距工作 (2015 年的調查)。為此,公司會在許多位置設立辦公處,商業合作關係因此擴及全球。除了實體位置的分散以外,同一公司中的小組也會依專案和部門區隔開來。不幸的是,這些情況會導致溝通上的隔閡,進一步造成團隊合作和共同作業上的分化和限制。

隔閡會對企業帶來莫大的負面影響,導致小組之間出現障礙,這通常會阻礙整個組織間的溝通。更可怕的是,壞處還不只如此!以下介紹隔閡會對貴公司帶來哪些更廣泛的影響。

  • 限制溝通和妨礙文化的發展 - 小組間形成隔閡最終會妨礙公司文化的發展。員工迫切需要能進行溝通、共同作業和提升能力的工作環境。他們希望能勇於做自己,有身為小組成員的歸屬感。事實上,有 47 % 的員工在同事討論到工作場所上的成就時,會覺得有所激勵。
  • 建立重複性的工作 - 您通常會沮喪地發現公司中的某個人 (最可能是其他小組或不同部門) 都在做相同的工作或尋找相同的資訊。如果小組無法得知其他小組正在處理哪些專案,可能會嚴重影響貴企業的生產力。
  • 人員無法存取所需資訊 - 員工每週從事的互動行為,平均有將近 20 % 的時間是花費在尋找內部資訊,或追蹤可協助處理特定工作的同事。

以下說明如何使用通訊工具打破隔閡,讓員工透過不同於以往的方式來分享想法。

簡化檔案管理和儲存程序

檔案應該能在小組、工具、裝置和部門之間輕鬆共用。平台或完美整合相關工具的套件,有助於緊密連結組織中的人員、內容和商務 App。在這種套件中,小組網站可協助員工在文件上共同作業、儲存資訊和管理專案。這可讓員工跨小組即時共用和編輯文件,以支援各種層面的共同作業,同時提供可快速找到文件的一個方便位置。

為提升生產力,員工應該能隨時隨地存取小組網站、以安全的方式提供資訊,以及讓各地員工透過行動裝置進行共同作業。

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擴展小組或專案型通訊工具的用途

沒有定期進行互動的小組,通常不知道其他小組正在處理哪些工作。企業社交網路是專為跨組織溝通所開發,有助於打破隔閡。員工可以依據共同感興趣、成就和學習的主題,建立跨公司和跨部門的群組,以解決相關問題或集思廣益。組織同樣會遇到因組織階層、內部通訊做法和公司文化導致的管理隔閡問題。只要在小組型通訊工具內建立群組,讓員工與高階主管進行雙向溝通,即可打破這種階層障礙。

改善人際關係

易於存取的通訊工具 (例如 IM、語音通話和視訊會議) 可讓員工透過多種方式與同儕進行交流。如果員工可以選擇溝通方式,並且可隨時隨地與同儕聯繫,就能彼此交流並強化人際關係。

合適的共同作業工具可協助減少溝通障礙、改善資源的存取性,以及提升小組生產力。

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