提升小組生產力的 7 個簡易行事曆訣竅


提高工作效率的祕訣是什麼?提高工作效率並沒有捷徑,最好的辦法就是善用行事曆規劃行程。從安排「不用開會」的時段到整合行動裝置,確保您不錯過任何會議,行事曆最佳化的技藝事關重大。

以下提供 7 個可提升生產力的簡易行事曆訣竅:

  1. 安排「不用開會」的時段 - 設定沒有雜務的時段,而不要同時進行多個工作。猶他大學心理學教授 David Sanbonmatsu 表示:「人們同時進行多個工作時,通常他們做的多件事情結果都不理想。同時進行多個工作的人往往最不適合這麼做…這樣做的人缺乏控制衝動的能力。」(資料來源:Forbes)
  2. 設定不在辦公室 (OOO) 的時段 - 如果您在某天不用上班或要外出,請在行事曆上識別「沒有空」、「非工作」或「不在辦公室」的時段。
    • 專業祕訣:如果您定期有非工作性質的約會或通勤時間,且在這段時間無法工作,請在行事曆上將這些時段設定為週期性 OOO 時段。若要在 Outlook 中這麼做,請開啟您要設為週期性活動的會議,然後在 [會議] 索引標籤 (在 [選項] 群組中) 上按一下 [週期]。選取您要的頻率,設定頻率選項,然後按一下 [確定]
  3. 在行動裝置上連結行事曆 - 所有人都必須這麼做:如果膝上型電腦不在手邊,而且趕不上會議,但您忘了下場會議的時間和地點,因此在下場會議開始後才倉促入場,場面十分尷尬。此時,只要在行動裝置上整合行事曆來同步處理所有會議,就能避免這種窘境。
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  1. 設定緩衝時間 - 盡可能在每場會議前後排出額外的 10 分鐘,讓您有充足的時間從目前的會議整理思緒,然後準備好參加下一場會議。這麼做也可避免您覺得自己在每場會議之間奔波。
  2. 安排休息時間 - 工作告一段落後,請為自己安排休息時間。Huffington Post 的 Healthy Living 小組指出:「站起身活動幾分鐘,讓血液流動並攜帶更多氧氣到大腦,這是在工作時的必要動作」。請在行事曆上安排休息時間,避免過勞並提升創造力,並設定行事曆提醒來協助您及時完成剩下的工作。
  3. 設定簽入提醒 - 隨著主要的期限到來,在期間內設定含有提醒的簽入來追蹤進度,以避免將工作累積到截止日前,並確保您核對已完成的工作。請將小組成員加入行事曆提醒,藉此提醒他們簽入。
  4. 整合公司連絡人 - 只要將行事曆與連絡人清單整合,即可邀請商務連絡人。

專業祕訣: 您可以在 Office 365 中從電子郵件訊息加入連絡人。方法是開啟郵件,以顯示下列幾行中的人員名稱:[寄件者]、[收件者]、[副本] 或 [密件副本]。以滑鼠右鍵按一下所需名稱,然後按一下 [新增至 Outlook 連絡人]。新視窗隨即開啟,請在當中填入您需要的詳細資料,完成後再按 [確定]

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