改善共同作業效率讓您的小組自由創新


如果小組需要花時間搜尋資源、等待其他人回報或嘗試彙總各種軟體或裝置的資料,就會讓專案啟動時間延遲。小組成員會為了趕在截止日前完成專案,而無法多花時間提升內容品質。

不過,以小組的形式工作不就是為了提升效率嗎?這麼說是沒錯,但您可能會發現事情往往跟想像的不太一樣。您是否曾問過自己「誰有最新版本的市場分析數據?我知道這個數據已更新,但為什麼我只能取得數個月前的舊版本?」或者「小組成員針對預算提供意見的速度太慢了;我們快沒時間了!」 我們聽到您的心聲,為此開發了 Microsoft Teams,這是 Office 365 中的聊天式工作區,可讓您發揮團隊工作的最大成效,並讓小組維持生產力,同時又能自由發揮創意。

立即找出需要的資料

團隊工作時最花時間的作業是尋找內容、工具、連絡人和交談對話。請試想如果小組成員都能在 Office 365 中快速存取需要的資料,工作效率會有多大程度的提升。Microsoft Teams 採用強大的整合式搜尋功能,並內建 SharePointOneNotePlanner 存取權,可讓小組成員立即找出需要的資料。由於儲存在 Microsoft Teams 中的所有文件都會儲存到雲端,因此小組成員使用的一定是最新版本,不必花時間搜尋。

取得意見反應

小組成員時常會為了等待讓專案繼續進行所需的意見和資訊,使得進度停滯不前。他們會嘗試進行電話會議,但繁複的排程作業相當花時間。即使最終成功進行電話會議、對專案文件做出編輯,並將修訂版本傳送給所有人,通常還是要等待簽核。不過現況有了不小的改變,他們現在可以快速建立小組、私人聊天或線上會議,並邀請決策者加入,一起在共用檔案上共同作業以確保立即核准。整合式通知加上並排聊天,讓您在檢視文件時可同時進行編輯和收尾。

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現今員工的 5 大面貌

想凝聚小組向心力有很多方法。如果您的員工會從遠端工作、使用不同的裝置或有著不同的共同作業喜好,您仍需了解哪些工具適合您使用。準備好了解如何為員工提供所需支援了嗎?

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將相關資訊匯入 Microsoft Teams

小組成員可以使用每天使用的特殊內容和 App 自訂工作區。例如,使用 Microsoft Teams 時,小組成員可以新增 Word 文件或 Power BI 儀表板等項目,來快速存取特定內容或透過機器人快速採取動作。或者,也可以新增 Jira 或 Trello 等 App 將相關資訊匯入中樞以利團隊工作的進行。

您可以使用內建的安全性和合規性功能完成以上動作,包括可強化身分識別保護的資料加密和多重要素驗證。

團隊工作最重要的環節

Microsoft Teams 可讓您發揮團隊工作的完整成效,藉由合作無間的分工完成工作。您可以藉由支持共同作業文化來掌握創新的契機,進而協助貴企業:

  • 擴大構思流程。
  • 加快產品上市速度。
  • 提供高品質的產品和全新客戶體驗。
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以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

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