過去與現在:雲端儲存空間如何改變我們的工作方式


過去:打字機、複寫紙和檔案櫃。現在則是各種裝置和雲端儲存空間

個人電腦的問世讓科技現世代隔閡,內部網路更持續擴大這種差異。但事實上,改變的並不只是技術,我們的工作方式也有所變化。請思考:您的日常習慣和每天做出的選擇有多少會受到雲端儲存空間所影響?根據每個組織和您的角色不同,影響程度也不盡相同。以下介紹因出現儲存資料和存取應用程式的新方式,而讓工作場所文化在近幾年發生的一些重大變遷。

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行動工作者

在不久之前,絕大多數的辦公室員工都必須坐在辦公桌前使用電腦處理工作。由於軟體和檔案都是儲存在本機上,因此在另一部電腦上重新建立設定十分麻煩 (也可能相當花錢)。如果您想要或必須在其他地方工作,就必須事先做好準備。不過,這種情況在最近幾年有所改變。常用的商務工具 (包括文字處理程式、試算表和投影片簡報程式) 都已移至雲端。加上數量不斷增加的膝上型電腦、平板電腦和智慧型手機,這樣的發展讓我們能夠隨時隨地存取文件並處理工作。

這種情況大幅影響了我們的工作型態。根據近期的一項資料,在美國大約有 20-25% 的員工偶爾會從遠端處理工作。而在非自雇的工作者中,定期會從遠端處理工作的人數自 2005 年以來成長了 103%。為此,許多公司都必須調整其工作空間。空出的辦公空間可用來設置多用途區域,讓不同規模的小組透過各種裝置工作。員工不再受限於工作空間,而是可自由分配在辦公室、家裡、咖啡廳或公園工作的時間。

真正的即時共同作業

現代技術可讓我們透過許多方式進行共同作業,但有時反而會有所限制。儲存在本機的檔案通常適合生產線型態的工作方式,先由一個人完成所需工作,再交給下個產線。而即時共同作業是指所有小組成員必須同時身處同一位置,並由其中一人主導方向。這些限制雖然未必是壞事,但也沒什麼人覺得是優點。

雲端改變了我們共同作業的方式。現在,可以有多個使用者同時在同一專案上工作,即使彼此之間的距離很遠也沒問題。使用者可以留下註解、提出問題和建議以及做出變更。您不必確認自己編輯的文件是否為最新版本,因為系統只會提供最新版本讓您存取。

安心儲存、整理方便

「務必備份檔案」 是我們常常聽到的忠告,因為如果不這麼做,當電腦損壞時就會遺失所有重要資訊,光是想像就很嚇人。不過,雲端儲存空間徹底顛覆了這個概念,讓數百萬個辦公室員工得以安心作業。使用網際網路型的應用程式建立文件,表示系統會自動儲存文件。更棒的是,只要具備相關的權限設定,任何人都能隨時隨地存取文件。以上功能可讓我們不必擔心受怕並費時整理,只要專心建立內容即可。

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