如何提高管理小型企業財務的效率


站著說話且手拿膝上型電腦的男士和女士

在二十世紀之前技術正在發展的時候,我們可能必須等待電視或廣播的交通報導才能規劃最快抵達會議的路線,或是透過致電給航空公司或連絡旅行社才能購買機票。然而,現在有許多工具和 App 可讓我們以嶄新的方式處理工作,達到事半功倍的成效。這也適用於小型企業負責人。

不過,雖然您可能了解時間管理的重要性 (包含使用行事曆 App 協助您規劃日程,以及使用虛擬個人助理來協助您隨時隨地保持井然有序),小型企業負責人往往容易忽略的一個層面就是他們究竟在管理財務上花費了多少的時間。

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如果您不確定在自己的小型企業財務上花費了多少時間,請思考一下:根據 SCORE.org 調查指出,40% 的小型企業負責人在稅務、薪資、合約以及與會計師的合作上,一年至少花費了 80 個小時。現在,請想像一下,如果您可以將某部分的時間重新分配給企業的其他環節,或甚至是重新分配您的個人生活,就可以節省大量的時間。所幸,只要透過一些現代化工具,就能輕鬆實現。以下是三種類型的解決方案,可協助您節省一些時間:

  • 預算範本:無論您是建立貴公司第一個預算,還是在這個月第 10 次修改預算,透過預算範本,您可以節省時間並建立組織嚴謹的預算,提供您有關費用和收入的詳細深入解析。有些軟體甚至會提供整體預算專用的範本,以及細分特定產品線和特殊事件等費用的選項。如此一來,您就可以像專業人員般一目了然地綜覽您的支出,以及管理小型企業財務。
  • 發票處理和付款追蹤:小型企業負責人可使用某些最佳的省時 App,從單一儀表板傳送發票、接受數位付款,以及追蹤這些付款。您可以不必手動建立發票並將發票透過郵寄或電子郵件傳送給客戶,然後等待對方簽收郵件 (或是一通您可透過手機接受付款的電話),同時節省時間與金錢。此外,由於發票處理和付款 App 通常可讓您直接從儀表板傳送提醒給客戶、回覆帳單問題等,因此可讓您快速輕鬆地與對方保持聯繫。
  • 自動記錄里程數:身為小型企業負責人,您需要隨時隨地外出工作,而無論您的里程數是要向客戶收費,還是要將里程數納入年度應稅所得減免,正確追蹤里程數是您至關重要的工作。當然,這也是件容易忘掉的事情。因此,請尋找可在您每次進入車內,直接從您的手機自動執行這項工作的 App。里程數 App 具備在地圖上標出並追蹤您曾去過的位置的強大功能,可協助您了解要向客戶收取的費用、報稅時要扣除的金額,以及哪些是屬於您私人的里程數。

除了選擇 (和使用) 可讓您提高管理財務的效率的現代化工具以外,小型企業負責人也應隨時注意如何求助於了解經濟景氣和小型企業面臨的問題的相關單位。像小型企業管理局 (SBA) 和 SCORE 這類組織就能提供這方面的協助。這類組織可提供時間管理祕訣,以及指導計劃、稅務代碼、開始創立企業和最新業務管理工具和財務計劃,協助您在現今瞬息萬變的市場中大獲成功。而且由於這類組織大多數 (即使並非全部) 的計劃都是免費提供,與對方聯繫不失為一個良好的選擇。

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