一位造型師如何隨時隨地善用商務行事曆規劃和商務電子郵件


Mellicia Marx 從事造型顧問業,她經營一家個人造型設計公司 Poplin Style Direction,協助客戶打造亮眼的個人風格。為了提供每個客戶最佳的體驗,Marx 通常必須在一天內前往好幾個不同的地點。她必須跨多部裝置工作,而且需要存取她的行事曆和商務電子郵件,這樣一來,不論身在何處,她都能發揮最大的生產力且保持聯繫。

Marx 解釋「一般來說,我會在精品店或大型零售店、在客戶的住家、在鎮上舉辦的活動、在市區客戶拍照的場地、在 YouthCare 當志工,或是在家工作。」很顯然地,行動生產力對她來說是不可或缺的,而她的電子郵件和行事曆策略是滿足此需求的關鍵。

策略性地使用商務電子郵件有助於管理時間

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客戶可能使用各種不同方式連絡,決定回應的優先順序可能會變成負擔。Mellicia 藉由界定哪些事情使用電子郵件連絡,以及哪些事情使用簡訊連絡,進而解決了這個問題:

「當某件事有時效性時,我會用簡訊,並且請我的客戶也這麼做。至於其他情況就使用電子郵件。這樣有清楚的界線,但也能確保在需要的時候能隨時保持連絡。」

利用商務行事曆規劃來管理時間及更多事項

「我的行事曆就是我的生活」Marx 說到。她很勤奮地更新她與丈夫共用的行事曆,她使用行事曆的原則是「使用、遵行,隨時更新」。「我用我的行事曆做年度規劃、安排客戶的活動、工作最忙碌的時段、假期等等。」我也會期待在上班時間內找出任何空檔。我需要在沒有任何客戶的那一天完成某件事嗎?或者我那一天就整天陪我兒子。」

不過對她來說,商務行事曆規劃不只能夠掌握未來的活動,她也會用行事曆回顧前一個月已達成和未達成的事項。「我可以比較收入和行事曆上的空白空間。我是否感覺很忙碌,但行事曆上卻看不出來?我是否明智地運用下班時間?我是否在有機會的時候完成重大專案?我已經無法用言語形容行事曆對我的成就來說有多麼重要。」

跨多部裝置工作以掌握商務電子郵件和商務行事曆規劃

我們已經知道 Marx 經常往來各地,行動生產力最重要的一點就是透過她的行動裝置來通訊。就像許多中小企業主一樣,Marx 使用電腦和手機存取行事曆和電子郵件,能夠在兩部裝置之間順暢轉換使用的能力,讓她可以在必要時與客戶保持聯繫。

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