專案規劃失敗的 6 個隱晦原因


不佳的專案代價昂貴。事實上,根據專案管理協會 (PMI) 研究顯示,企業組織在專案和大型專案上每投資 $10 億美元,就會損失 $1 億 9 百萬美元,這數字令人咋舌。而且專案越大,承受的損失就越大。根據另一項產業報告顯示,相較於較小型的專案,大型專案可能徹底失敗的機率會高 10 倍,而可能延遲、超出預算和缺少關鍵功能的機率會高兩倍。雖然中小型專案可能不會這麼危險,但曾參與的人都知道這類專案絕非沒有自己的困境。

那麼,哪些原因是導致這些專案一敗塗地和失敗程度較不慘烈的罪魁禍首?根據 PMI,專案失敗的常見原因包括組織內的優先順序變動 (40%) 和資源受限 (20%)。身為專案經理,有些原因可能不在我們的掌控範圍內,但也有很多原因是我們可以控制的。

以下是專案規劃可能快速失敗的六個隱晦原因:

  1. 靜止的方法:現今的專案有許多活動的環節。無論您是在行銷、人力資源、IT、製造或任何其他產業工作,缺乏敏捷和彈性都有可能成為專案的致命傷。敏捷專案管理 (Agile PM) 隨著專案管理軟體解決方案和應用程式的採用不斷成長,現在已成為近幾年來的趨勢,而且根據 PM Times 指出:「在現在和未來甚至都會變得更不可或缺」。 根據 PricewaterhouseCoopers,Scrum 是完成複雜工作專用的最熱門 (43%) 敏捷式架構,而精實與測試導向開發 (11%) 和極致程式設計 (10%) 則名列在後。相較於非敏捷公司,敏捷組織以快 37% 的速度提升營收,並產生高 30% 的利潤,但少於三分之一的公司會頻繁使用敏捷式架構。
  2. 低階軟體解決方案:購買功能匱乏的低階工具,而不投資優異的軟體解決方案,這是許多公司常犯的另一個錯誤。令人意外的是,有些公司 (23%) 完全不使用專案管理軟體。但高效率的公司 (87%) 了解透過專案管理 (PM) 軟體提升效率和增加功能的重要性。不過,並非所有軟體的設計都很好。成功的公司指出,可靠性、易於整合和易於使用是選擇新專案管理軟體時最重要的特質。優異的軟體應該也要能夠普遍地搭配 Office、Office 365、Skype、PowerPoint 和 SharePoint 等各種熱門工具順暢運作,並提供領先的雲端式 PM 服務,以增加彈性和安全性,同時簡化技術複雜度。
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  1. 無法有效管理虛擬團隊:如果團隊遠距工作,他們通常分散於世界各地、位於不同的時區,而且有各種不同的文化和語言。因此,溝通技巧和時間管理會變得比以往更加重要。可存取能讓專案關係人隨時隨地進行管理的工具,以及迅速透過專用專案網站分享最新狀態、交談和專案時間表 (例如那些優異 PM 軟體所提供的功能),讓每個人彼此聯繫並保持井然有序。
  2. 高層支援不足:獲得有既得權益的高層贊助者支援,並讓他們從頭到尾支持您的專案,是專案成功的一大因素。然而,少於三分之二的專案曾有積極參與的專案贊助者,可提供清楚的方向或協助處理問題。時間不夠通常也是個問題。因此,在專案啟動之前,贊助者和專案經理應開會討論各種問題,包含投入時間、報告、會議、逐級提報問題等。此外,擁有可讓專案管理辦公室 (PMO) 或贊助者不需額外協助就能管理 PM 設定的軟體,是非常重要的事情。
  3. 不符合組織的目標和策略:不明確的專案目標是專案失敗的最大因素之一。然而,各組織表示平均五個專案之中就有三個不符合企業策略。關鍵是要了解公司的重大策略優先順序,再審視專案,以了解專案究竟是否符合企業/部門的策略目標 (若有的話)。這應該有助於排列專案的優先順序,也有助於終止低優先順序或不知何故與整體策略無關的專案。如此做不僅節省了寶貴的時間、心力、金錢和資源,也能協助企業形成良好專案的案例,讓您獲得所需的高層支援。
  4. 溝通中斷:PMI 指出,很多公司表示溝通不良是專案失敗的最重要原因之一。幸好,最新的研究顯示,購買適合的 PM 軟體似乎能大幅改善內部團隊溝通,也能改善與客戶的溝通。透過專為迅速安全地傳送重要交談而設計的工具,無論在走廊或在世界各地都能與小組成員即時溝通,這是專案成功的關鍵。

從簡單到複雜的問題,還有介於兩者之間的各種問題,總是有許多可能困住專案的陷阱。不過,每個陷阱也總會有解決方案。在失敗的專案上,效率不彰的組織比高效率的組織浪費了近 12 倍的資源,因此組織一定需要變革,而目前正是實行的大好良機。

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