規劃的未來:雲端的線上專案規劃


對幾乎所有公司來說,無論公司規模大小,都需要進行專案管理,才能讓一切井然有序。有多種專案管理工具可協助您的企業管理資源、管理專案和控制成本,並與多個小組成員有效溝通,以及追蹤任何指定專案的進度。在這些工具之中,有些能以軟體形式在個別網路電腦上安裝,而絕大多數是以網路為基礎,也就是可在雲端使用。 

雲端專案管理工具的優勢

很多人對「雲端運算」這個詞望之卻步,您可能也是其中之一,但請花點時間想想它真正的涵義。雖然內部部署專案管理工具有其一席之地,但雲端式軟體提供了更多優勢,包括下列各個項目:

  • 較低的前期成本。 當您使用內部部署專案管理軟體時,您必須支付許多項目的費用,包括軟體授權投資、伺服器硬體、IT 支援人員、漫長的部署等。然而,雲端式解決方案通常只需要月費或年費。
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

員工與彼此密切連絡的工作場所的 4 個祕訣

團隊合作的方式在近年來變得非常不一樣。了解如何在不斷變化的企業環境保持領先。

取得電子書 (英文)
  • 更勝以往的安全性。 儘管許多企業高階主管從過去就深信內部佈署比較安全,但雲端能夠提供與內部部署解決方案同等的安全性,讓公司不用控制實體伺服器。根據最近一篇 Forbes 文章指出,「雲端運算不再是自相矛盾的概念」。
  • 隨時隨地都可存取。 只要您有網際網路連線,就能存取雲端中的專案管理軟體。由於是透過網頁瀏覽器存取,所以小組成員也能透過電腦以外的裝置來檢視、編輯和管理文件。
  • 緊密連結的團隊。 即使員工不在一起工作,他們透過雲端式解決方案,也能感覺自己屬於一個有向心力的單位。由於每個人都會收到最新的更新,所以不會在交談中突然漏掉任何與專案相關的人員。此外,交談可以在專案空間中進行 (而不是透過電子郵件),並可加以儲存以備日後參考。
  • 提升的生產力。 雲端式專案管理解決方案會將所有專案摘要、工作、文件、新聞摘要和行事曆保存在一個集中的位置,讓您能節省時間。省下時間,生產力就會提高。此外,集中的位置讓小組成員無論位於何處,都能即時存取專案文件。
  • 即時的通訊。 使用雲端專案管理軟體的最大優勢之一是,資訊一上傳到專案工作區,就能立即提供意見反應。因為這會降低需要重做工作的情況,所以也能提升生產力。
  • 最新的資料導向決策。 隨著企業似乎開始獲利和持續獲利,請務必注意,不要隨興制訂決策。有賴於雲端式軟體能立即更新,因此您手邊隨時會有所需的資訊。此外,多數工具有內建的報表,可提供您制訂業務相關決策所需的深入見解。 
  • 簡化的 IT。 當您使用內部部署專案管理軟體時,您通常要負責維護伺服器,而這就需要內部 IT 人員的協助。相較之下,雲端式軟體是由服務提供者 (或其他資源) 替您進行維護,不僅節省時間,也免掉處理任何更新或錯誤的麻煩,並讓您能專注在順暢執行專案。
  • 立即的更新。 雲端式工具不同於內部部署軟體 (您必須在每次推出新版本時下載更新),它會自動更新。您不需要支付費用才能升級整個應用程式套件,或是得等到 IT 小組有空時才能導入更新。 

尋找適合您的最佳雲端式專案管理解決方案的步驟

可惜的是,開始使用新專案管理解決方案,並不像了解內部部署與線上專案規劃解決方案之間的差異如此簡單。想挑選適合公司的最佳解決方案需要執行一些步驟,雖然得花些心力,但最終的成果絕對值得。請依照下列步驟來決定符合資格的服務提供者。

步驟 1:進行需求分析。

您應該不會訝異這一點,但每間公司的確不同,有不同的規模、不同的目標和不同的需求。也就是說,只有您的公司才能完全決定哪個解決方案最最適合您。務必讓實際使用產品的人員參與討論並擁有發言權。考量您的專案是否只包含內部員工,或是也包含外部客戶,或是您將需要執行哪些類型的報表等因素。您了解需求之後,就比較容易根據服務提供者所提供的功能來進行評估。

步驟 2:反覆研究

搜尋服務提供者時,密切注意可提供下列功能的服務提供者:

  • 企業級可靠性 
  • 可快速新增小組和專案的功能
  • 可快速提供專案組合相關深入見解的報表功能
  • 熟悉的環境或至少是易於瀏覽和使用的環境
  • 可在單一位置查看工作並採取行動的功能
  • 可讓您有效規劃和管理工作的排程功能
  • 用於資料導向決策的摘要儀表板
  • 全年無休的 IT 支援
  • 持續的資料備份、災害復原和全球備援的資料中心
  • 可隨企業成長而擴充的解決方案

步驟 3:進行試用。

就像買車之前會先進行試駕,您應該在導入專案管理解決方案之前先試用。試用可讓您深入了解工具的各項功能,並想像工具會如何在類似您的情況中運作。

步驟 4:考量導入的時間表和程序。

如果您已決定採用線上型專案管理工具,無論它是否能與目前的應用程式完美地配合其實都無所謂,內部部署解決方案才需要考量這點。不過,您將需要考量何時會有人力和預算來進行切換,然後與您選定的服務提供者協調以付諸實現。

步驟 5:導入和訓練。

您終於導入新專案管理軟體解決方案了。可喜可賀!不過,您的工作還沒結束。請務必確保員工接受了有效率使用新工具所需的訓練。安排多個培訓課程,好讓每個人都能將課程排入自己的時間表。此外,您可建立一些練習專案,讓每個人都能有機會在實際運用工具之前,先探索並熟悉工具的功能。

在雲端進行專案管理是未來潮流。尋找適合您的工具,一路保持領先。

相關產品

使用 Word 的 Surface Laptop

開始使用 Microsoft 365

以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

立即購買