專案經理規劃完美專案的指南


擔任專案經理就像要同時轉多個盤子的特技表演者一樣,得聚精會神使出渾身解數。各方對您的時間不斷有各種要求、還有要持續追蹤的人員,並得承受通常須在極短近乎不可能的時間內完成特定工作量的巨大壓力,除此之外還有更多其他工作。

不過,這也是為公司帶來非凡價值的必要角色。事實上,PricewaterhouseCoopers 的一項研究顯示,超過 60% 的專案失敗與資源不足或交期延誤等內部問題有關,亦即這些都是專案經理可以協助避免的情況。

此外,由於有越來越多公司認知到紮實專案管理的重要性,所以讓這產業不斷成長。具體而言,根據一項獨立的專案管理協會研究估計,從 2010 年到 2020 年,世界各地會產生將近 1600 萬個新專案管理職位,而產業總值將成長到高達 $6.61 兆美元。總而言之,無論您的僱主是誰,管理專案都是重責大任。無論您是正式的專案經理或只是專案領導者,以下七大祕訣應該可以協助您釐清方向,並建立邁向成功的專案。

祕訣 1:建立清楚的專案目標

請綜觀全局並決定此專案所要達成的目標。如果有客戶或外部專案關係人包含在此專案中,這些外部來源會明顯有助於決定您的目標。您應考量的首要目標包括:

  • 避免範疇擴大,也就是避免專案規模持續成長。
  • 保持在指定的預算內。
  • 完成專案的所有層面。
  • 展現高品質的工作。
  • 準時完成工作。
  • 預先取得合適的資源。
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祕訣 2:事先設定期望

為了確保專案成功,所有人都應掌握一致的資訊。與專案領導者清楚分享您的期望,並請其他人自行溝通,這是建立任何專案的重要步驟。這些期望應包含您已建立可讓團隊達成目標的特定方法。此外,也需要包含下列項目:

  • 交付項目和到期日的清單。
  • 範疇聲明。
  • 已定義的角色和職責。
  • 問與答程序。
  • 溝通計畫,包含您預計與專案關係人/客戶溝通的頻率。

祕訣 3:概述潛在風險以及在發生危險時如何管理這些風險。

我們得承認,即使您已鉅細靡遺地規劃一切,還是可能發生意料之外的情況。那麼,出色的專案經理該怎麼做呢?毫無疑問的,需要防患未然地做好計畫。顯而易見的,您可能無法預測有可能降臨到專案的確切危險,像是惡劣天氣、政治動盪、技術問題等,這些都有可能發生,但您仍可能透過風險管理來減輕危險的潛在影響。

祕訣 4:將開會次數降到最少

Verizon Conferencing 的一項研究顯示,只有 22% 的會議被視為「極具生產力」,而 44% 的會議被視為「高生產力」。 剩下 34% 的會議被視為稍微有生產力或毫無生產力。會議明顯是專案規劃的必要環節,但請認真考慮會議是否為時間的最佳運用方式,或是想想電子郵件或其他形式的溝通 (例如讓您不必開會就能共用檔案、指派工作和交換構想的專案規劃軟體) 是否也能發揮一樣的效用。花在開會的時間越多,就表示能處理實際交付項目的時間越少。在您傳送另一個會議邀請之前,請仔細考慮這一點。

祕訣 5:規劃完美的啟動會議

提到會議,專案啟動會議會決定整個專案的主軸。規劃啟動會議時,請務必遵守下列標準:

  • 邀請適當的對象,並確保主要人員能夠出席。
  • 建立可明確說明會議涵蓋範圍的詳細議程。這可協助每個人專注在任務上,並了解會議目標。
  • 決定是否能夠進行線上會議,或者需要舉行面對面的會議。這取決於專案的規模、是否與新客戶合作,以及專案的預算等等。請記住,面對面會議的規劃通常比較複雜,而且也比較昂貴,若包含出差更是如此。
  • 如果主要人員無法到場,請重新排程。因為召開他們不在場的會議毫無意義。您通常必須舉行另一個會議,以將更新資訊提供給他們或聽取他們的意見。
  • 在形成議程之前,請務必了解會議重點,以及您希望人員離開會議後應了解哪些資訊。

祕訣 6:在整個專案期間製作報表

了解專案進度是否如預期進展的唯一方法是製作一致的報表。這通常可透過您的專案管理軟體程式來達成。報表可協助您測量資源分派的效率,並確認您如預期地達到預算目標和交期。

祕訣 7:取得適合的工具

雖然市面上的專案管理工具琳瑯滿目,但各有不同的功能。決定您真正需要的工具,並比較您感興趣的產品。至少,請務必選擇可讓您執行下列工作的工具:

  • 整理和連結任務以建立時間表和計畫。
  • 分享可協助您更妥善地溝通進度的深入見解。
  • 快速了解介面的使用方法。
  • 自訂您的計畫以符合團隊需求。

即使要成為出色的專案經理並不容易,但還是一個可達成的目標。您只需要技巧、專業知識和適當的工具,就能完成工作並獲得所需的成果。

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