當代會議的現況


不管是喜愛或是討厭,會議仍是必要的。會議做為一種通訊工具,可讓團隊獲得深入見解、即時連繫並進行具有建設性的交談。但有些時候,會議可能會變得毫無生產力可言。事實上,根據美國勞動統計局估算,企業每年在不必要的會議當中損失了 370 億美元。因為現今的員工有百分之 37 的時間耗費在會議上面,我們值得去好好考慮,該如何進行會議以因應成長中的管理型態和業務策略。

滿足現代會議的因素

在考慮業務策略時,您應該要辨識出會議的直接和間接成本,無論是數位或是實體會議。設法平衡這兩方面的利益之後,就能找到方法整合新科技和傳統的業務做法。

科技的進展一日千里,現代的工作場所得跟上腳步才行。在一個每分每秒都不得浪費的組織當中,使用諸如語音或視訊會議服務可以減少員工對於時間管理的需求。透過語音會議,員工和專案關係人都可以輕而易舉進行交談、提供意見,然後繼續原本的工作,無須離開他們的辦工室。透過視訊會議,您不再需要把遠端員工集合在一起,您可以透過螢幕和多位不同時區的員工進行個人交談。除了整合您的團隊之外,這些資源還能取代出差行程,減少不必要的支出。

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當然,透過虛擬的介面開會,還是缺少了面對面進行會議所能提供的人際互動元素。在與一名新客戶進行互動的時候,親自見面可以建立友好的關係,並且為可長可久的專業合作關係打下基礎。儘管會議多少會讓人覺得不便,還是有百分之 92 的會議出席人員稱許會議為貢獻所長的好機會,因此成功的會議可能是讓員工的工作滿意度上升的因素之一。員工的滿意度越高,流動率就會跟著減少。

根據 Verizon 的調查,超過百分之 90 會前往參加會議的人坦承自己會在過程中打瞌睡、錯過整場或部分會議內容,同時有百分之 70 的人說他們帶了其他工作事項參加會議。顯然我們所知道的開會方式必須有所改變。請想像一下我們全面重新定義會議概念之後,會發掘出怎樣的新生產力。

改變現代會議的定義

身處新的科技、就業趨勢和經濟轉變當中,現今的會議跟著不斷進化。BlueJeans 最近所作的研究發現百分之 25 的會議至少會有一名參與者是使用行動視訊。行動視訊之所以會日趨普遍,歸因於兼職或自由工作者的興起。在過去這幾年當中,這些合約工作者構成了約莫百分之 40.4 的現代工作力。

重要心得?為了讓企業和他們的員工迎向未來的功成名就,現今的會議必須整合數位與實體技術。

但這會是什麼模樣?無論是實體或是數位空間,哪裡才是理想的開會地點?每一家企業的答案都不盡相同,但勢必得有所創新,才能增加組織整體的生產力。

  • 數位技術以簡單明瞭的一鍵連線技術廣受歡迎,讓投影和音訊不再分道揚鑣。測量成功連線時間的調查和遙測資料已經證實了連線技術的進展,從平均 3 分鐘縮短到 1 分鐘以內。
  • 實體技術隨著時代演進,可以根據裝置類型提供音訊視訊服務,無論是要在公司網路的內部或外部進行有線或無線的通話。理想情況下,這些技術的改良會讓遠端出席人員和在內部的員工同樣享有高品質的會議體驗。
  • 有些組織已經採用了新方法,比如數位白板,以確保與時俱進。創新的團隊共同作業解決方案如多點觸控式螢幕、靈敏的觸控筆和手寫筆跡體驗,以及內建的視訊會議程式,都能夠改善當代會議的現況。

直到今天,還是有百分之 28 的主管認為開會只是在浪費時間。但是只要有效運用,會議所能提供的不會只是一個充分展現您的業務策略的基本架構,而是能夠創造機會,讓您的團隊得以相互連結、創新與協力合作。無論您在組織中的角色是員工、高階主管或自由工作者,都可以從提供高品質會議體驗的全方位管道獲得助益。

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